Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сзв тд при смене фамилии сотрудника нужно ли сдавать сзв тд». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Информация в отчётности и в базе Соцфонда должна совпадать, тогда при проверке не будет ошибок. Изменить информацию о себе в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) может каждый зарегистрированный там человек.
Заявление о смене фамилии
Первый документ, который следует оформить — заявление о смене фамилии при вступлении в брак. Без него не будет оснований для выпуска приказа и изменения кадровых документов. Составить заявление можно в свободной форме, поскольку закон специальных бланков для этого не предусматривает.
В заявлении сотрудница должна привести старую и новую фамилии и изложить просьбу о замене. Также нужно указать, какие подтверждающие документы прилагаются. Обычно это копии свидетельства о заключении брака и паспорта.
Обратите внимание! Наличие подтверждающих документов обязательно! Без них принимать заявление не следует!
Вот примерный образец такого заявления:
Генеральному директору ООО «Ромашка»
Иванову И.И
от менеджера
Петровой (Сидоровой) М.И.
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу изменить мои персональные данные в документах в связи с изменением фамилии по причине вступления в брак. Моя прежняя фамилия – Сидорова, новая фамилия – Петрова.
К заявлению прилагаю подтверждающие документы, а именно:
- копию свидетельства о заключении брака Х-ХХ № 123456 от 15.01.2018, выданного Тушинским отделом ЗАГС г. Москвы;
- копию паспорта РФ серии 1234 № 123456, выданного 01 февраля 2018 г. паспортно-визовым отделением ОВД района Митино УВД СЗАО г. Москвы, код подразделения ХХХ-ХХХ
Изменение трудового договора
Трудовой договор – это соглашение между работником и работодателем, в соответствии с которым последний обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном объеме выдавать (перечислять) работнику зарплату, а тот обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию в интересах, под управлением и контролем работодателя, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя (ч. 1 ст. 56 ТК РФ).
В трудовом договоре указываются, в числе прочего, фамилия, имя и отчество работника и сведения об удостоверяющем его личность документе. Такой документ представляется работником на момент заключения трудового договора (ст. 57, 65 ТК РФ).
Заявление о смене фамилии
В заявлении сотрудница должна привести старую и новую фамилии и изложить просьбу о замене. Также нужно указать, какие подтверждающие документы прилагаются. Обычно это копии свидетельства о заключении брака и паспорта.
Обратите внимание! Наличие подтверждающих документов обязательно! Без них принимать заявление не следует!
Вот примерный образец такого заявления:
Генеральному директору ООО «Ромашка»
Иванову И.И
от менеджера
Петровой (Сидоровой) М.И.
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу изменить мои персональные данные в документах в связи с изменением фамилии по причине вступления в брак. Моя прежняя фамилия – Сидорова, новая фамилия – Петрова.
К заявлению прилагаю подтверждающие документы, а именно:
- копию свидетельства о заключении брака Х-ХХ № 123456 от 15.01.2018, выданного Тушинским отделом ЗАГС г. Москвы;
- копию паспорта РФ серии 1234 № 123456, выданного 01 февраля 2018 г. паспортно-визовым отделением ОВД района Митино УВД СЗАО г. Москвы, код подразделения ХХХ-ХХХ
Часто допускаемые ошибки при внесении записи об изменении наименования компании
При внесении записи могут быть допущены следующие ошибки:
- Проставление в колонке 1 порядкового номера записи. Согласно Инструкции нумеруются только записи, содержащие сведения о работе: приеме, переводе, присвоении новой специальности и увольнении.
- Проставление в колонке 2 даты внесения записи или даты изменения названия организации — в данном случае дата переименования будет указана в колонке 3.
- Заверение внесенной записи печатью — печать организации ставится только при увольнении работника.
Данные ошибки не являются грубыми, и поэтому при их допущении исправлений не производится.
К грубым ошибкам, которые нужно исправить, относятся следующие:
- фактическая ошибка в наименовании старого или нового названия организации;
- ошибка в дате переименования организации;
- ошибка в записи об основании для внесения изменений.
Эти ошибки необходимо исправить сразу после их обнаружения.
В каких случаях нужно заполнить и сдать форму СЗВ-ТД
Подавать форму СЗВ-ТД следует как по тем сотрудникам, с которыми работодатель заключил трудовой договор по основному месту работы, так и по другим — работающим дистанционно или по совместительству. Отчётность подаётся и на иностранных работников, если с ними подписан договор. А вот по сотрудникам, которые работают на основе гражданско-правовых отношений, эта отчётность не подаётся.
Правила подразумевают сдачу формы СЗВ-ТД при следующих кадровых ситуациях:
- приём и увольнение сотрудника;
- смена должности в рамках одного предприятия;
- присвоение нового разряда, квалификации;
- заявление работника о выборе электронной или бумажной ТК;
- судебный запрет занимать определённую должность.
Также эта форма нужна будет в случае, если компания сменила название. То же самое касается и переименования должности.
Сдавать ли на совместителей и дистанционных
Сдавать, даже если в трудовую книжку запись не вносили.
Некоторые кадровики сомневаются. Ведь они не вели бумажные трудовые книжки на «дистанционщиков», пока работник не попросит. И не касались трудовой книжки совместителя. Чтобы внести запись в трудовую книжку, работник брал трудовой договор, шел на основное место работы и там ему вносили запись о совместительстве. Там же он выбирал формат трудовой книжки.
Но СЗВ-ТД — это не просто электронная замена трудовых книжек, это сведения о трудовой деятельности, которые каждый работодатель сообщает сам. Поэтому независимо от желания дистанционного работника мы сдаем по нему СЗВ-ТД. И отчитываемся о приеме совместителя, его увольнении и перемещении, но не заполняем строчку о выборе совместителем формата ТК.
Немного об ответственности
С одной стороны, страхователи обязаны представлять достоверные сведения о своих работниках. С другой стороны, самих работников закон прямо не обязывает сообщать работодателю об изменении персональных данных. Чтобы не попадать в неприятности, связанные с этим казусом, рекомендуется заранее предпринять определенные действия:
- Закрепить в должностных инструкциях, трудовом договоре или локальном акте обязанность работников сообщать о смене фамилии и других персональных данных. Например, можно издать Положение о работе с персональными данными.
- В документах из пункта 1 указать конкретный срок, в течение которого работник обязан уведомить работодателя об изменении персональных данных.
- Ознакомить работника с этими документами под подпись.
Мы уже готовы ответить на ваш вопрос
Сведения о приёме, переводе, увольнении. Нужно указать код мероприятия из пункта 2.5.3 Порядка заполнения отчета.
Работница просит установить ей неполный рабочий день. Мотивирует наличием малолетнего сына, хотя ребенок сейчас на все лето у бабушки.
Основное, что необходимо указать в отчете — это сведения о принятых на работу и уволенных сотрудниках. Данные предоставляются о каждом работнике, имеющем трудовой договор с компанией. Это касается удаленных сотрудников и выполняющих должностные обязанности непосредственно на территории предприятия.
Я не знаю как быстро в пенсионном актуализируются сведения о смене фамилии. Но чтобы это произошло нужно подать заявление об изменении анкетных данных (АДВ-2).
В новой форме СЗВ-ТД исключено заполнение сведений об отчетном периоде и появился дополнительный раздел для внесения сведений о работодателе, правопреемником которого является отчитывающаяся организация.
Порядок внесения изменений в трудовой договор
В случае смены работником фамилии измененные сведения можно включить непосредственно в текст действующего трудового договора (письма Роструда от 20.07.2021 № ПГ/19821-6-1, ГИТ в г. Москве от 13.12.2021 № 77/7-40612-21-ОБ/10-43530-ОБ/18-661).
Запись новой фамилии осуществляется путем зачеркивания прежней фамилии. Новая фамилия может быть указана на свободном месте над строкой. Корректировка заверяется подписями работника и работодателя.
Однако на практике более удобный и привычный способ — составление дополнительного соглашения к трудовому договору.
Подключайте сервис Такском-КЭДО для быстрого информирования сотрудников об изменениях в локальных нормативных актах организации.
Нужно ли сдавать СЗВ-ТД при изменении фамилии
Фамилию, имя, отчество граждане РФ могут менять по своему усмотрению, а не только после замужества или развода. В любом случае, после смены ФИО, нужно сообщить об этом в кадровую службу по месту работы с приложением документа:
- при замужестве — копии свидетельства о браке;
- при разводе или смене имени, фамилии, отчества по другой причине — копии свидетельства о перемене имени.
Документы не нужны, если в браке осталась действующая фамилия сотрудницы, или после развода её фамилия не поменялась.
Кадровик (или сам работник) должен заполнить заявление по форме АДВ-2, приложить к нему копию свидетельств о браке или о перемене имени. Эти документы, вместе с описью по форме АДВ-6-1 нужно отправить в ПФР.
Смена фамилии не относится ни к одному из 6 кадровых событий, при наступлении которых нужно подавать СЗВ-ТД (п.2.5.3 Порядка заполнения, утверждённого Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 №730п).
| Код | Наименование кадровых событий | Пояснения |
|---|---|---|
| 1 | ПРИЕМ | приём работника на работу или службу |
| 2 | ПЕРЕВОД | перевод работника на другую работу |
| 3 | ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ | изменение названия (наименования) организации-страхователя |
| 4 | УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ) | работнику установлена вторая профессия (специальность), или присвоена новая квалификация; нужно указать новую профессию, специальность, разряд, код, класс, категорию или чин |
| 5 | УВОЛЬНЕНИЕ | увольнение работника с работы или службы |
| 6 | ЗАПРЕТ ЗАНИМАТЬ ДОЛЖНОСТЬ (ВИД ДЕЯТЕЛЬНОСТИ) | лишение права занимать определённые виды должностей или заниматься определёнными видами деятельности (только по решению суда). |
Смена фамилии по решению органов ЗАГС
Для того чтобы оформить смену фамилии по решению органов ЗАГС, необходимо собрать определенный пакет документов и обратиться в соответствующий орган ЗАГС. В зависимости от причины смены фамилии, могут потребоваться следующие документы:
| Ситуация | Необходимые документы |
|---|---|
| Брак |
|
| Развод |
|
| Исправление ошибок в записях актов гражданского состояния |
|
После подачи заявления и согласно решению органов ЗАГС, будет оформлено изменение фамилии в записях актов гражданского состояния. Орган ЗАГС также выдает свидетельство о перемене фамилии, которое является основным документом, подтверждающим смену фамилии.
Следует отметить, что после смены фамилии необходимо также обновить другие документы, включая паспорт, водительское удостоверение и другие документы. Кроме того, рекомендуется уведомить банки, работодателя и другие организации о смене фамилии для избежания возможных проблем и недоразумений.
Важные моменты при отправке СЗВ и ТД
При смене фамилии необходимо учесть несколько важных моментов при отправке СЗВ (сведений о заработке в базу данных фонда социального страхования) и ТД (трудовой договор).
1. Сроки отправки. Обязательно следите за сроками, установленными законом, для отправки СЗВ и ТД. Обычно это делается не позднее 5 рабочих дней с момента изменения фамилии.
2. Полнота данных. При заполнении СЗВ и ТД укажите все необходимые данные, включая новую фамилию, как указано в паспорте. При этом обратите внимание на правильность написания, чтобы избежать недоразумений.
3. Корректность информации. Проверьте и убедитесь в корректности указанных данных, прежде чем отправить СЗВ и ТД. Ошибки или неточности могут привести к задержке или отказу в обработке вашего запроса.
4. Сообщение работодателю. Своевременно сообщите вашему работодателю о смене фамилии и предоставьте необходимые документы для составления СЗВ и ТД. Предоставьте достоверную информацию, чтобы работодатель мог корректно заполнить все документы.
5. Хранение копий. Сохраните копии отправленных СЗВ и ТД для своих записей. Это может понадобиться в случае возникновения проблем или споров в будущем.
6. Проверка статуса. Проверяйте статус вашего запроса, чтобы убедиться, что СЗВ и ТД были успешно обработаны. Это можно сделать через официальный сайт фонда социального страхования или по телефону.
| Тип документа | Срок отправки | Необходимые данные |
|---|---|---|
| СЗВ | Не позднее 5 рабочих дней со дня смены фамилии | ФИО (новые и старые), дата рождения, СНИЛС, новая фамилия |
| ТД | Не позднее 5 рабочих дней со дня смены фамилии | ФИО (новые и старые), дата рождения, новая фамилия |
Порядок внесения изменений в трудовой договор
В случае смены работником фамилии измененные сведения можно включить непосредственно в текст действующего трудового договора (письма Роструда от 20.07.2021 № ПГ/19821-6-1, ГИТ в г. Москве от 13.12.2021 № 77/7-40612-21-ОБ/10-43530-ОБ/18-661).
Запись новой фамилии осуществляется путем зачеркивания прежней фамилии. Новая фамилия может быть указана на свободном месте над строкой. Корректировка заверяется подписями работника и работодателя.
Однако на практике более удобный и привычный способ — составление дополнительного соглашения к трудовому договору.
Подключайте сервис Такском-КЭДО для быстрого информирования сотрудников об изменениях в локальных нормативных актах организации.
Как исправить ошибку в отчёте, если указали старые персданные
Может случиться так, что работодатель уже указывает в отчётности новую фамилию сотрудника, а в ЕСИА сведения ещё не были заменены. Или наоборот — в системе уже указаны новые данные, а работодатель в кадровой отчётности указывает старые.
В этом случае, если других ошибок в отчёте нет и не нужно отменять ранее указанные сведения о трудовой деятельности застрахованного лица, можно представить отдельные разделы (подразделы) с исправленными данными. При этом в состав формы ЕФС-1 обязательно включается титульный лист.
Если допущена ошибка в персональных данных в отчёте о персонифицированных сведениях, который подаётся в ИФНС, то корректировку делают так:
- на титульном листе проставляют номер корректировки;
- повторяют блок с ошибками из строк 020–060 с кодом аннулирования в поле 010, в строке 070 проставляют прочерки, а затем заполняют новый блок из строк 010–070 и указывают в нём правильные сведения.
Форма отчёта утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п. В 2021 году бланк обновился — в нём появились дополнительные поля. Соответственно, изменился и порядок его заполнения. Расскажем, как заполнить СЗВ-ТД.
Форма заполняется на основании документов, подтверждающих оформление трудовых отношений, приказов, распоряжений. Состоит она всего из одного листа, однако на каждого работника составляется отдельный отчёт.
Информация в форме поделена на блоки. Первый — «Сведения о страхователе». В нём нужно указать:
- регистрационный номер компании в ПФР в формате ХХХ-ХХХ-ХХХХХХ;
- наименование организации (ФИО ИП);
- ИНН;
- КПП — только для организаций.
Второй блок называется «Сведения о работодателе, правопреемником которого является страхователь» — он появился в форме с 1 августа 2021 года. Этот блок следует заполнить при реорганизации в том случае, если правопреемнику работодателя, снятого с учета в качестве страхователя, нужно исправить ранее представленные предыдущим работодателем данные о работниках (пункт 2.4 Порядка заполнения). Здесь указываются данные предыдущего работодателя — регистрационный номер в ПФР, название / ФИО ИП, ИНН, КПП.
Далее идёт блок «Сведения о зарегистрированном лице». В нем отражается такая информация:
- фамилия, имя и отчество застрахованного — каждое слово на отдельной строке;
- дата рождения;
- СНИЛС
В следующем блоке отражается информация о поданных заявлениях. Это может быть заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки либо заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности. Если одно из них подано, в соответствующей строке нужно указать дату подачи.
На практике может произойти так, что человек написал заявление с решением по поводу формата трудовой книжки, но затем изменил своё мнение. В этом случае в строке подлежащего отмене заявления в поле «Признак отмены» нужно указать знак «X» и рядом поставить дату заявления, которое должно быть отозвано.
В таблице отражаются данные о трудовой деятельности работника. Она состоит из 11 граф, в которых нужно указать:
- Номер записи о кадровом мероприятии.
- Дату приёма на работу, увольнения, перевода.
- Сведения о приёме, переводе, увольнении. Нужно указать код мероприятия из пункта 2.5.3 Порядка заполнения отчета. Например, «ПРИЕМ», «УВОЛЬНЕНИЕ», «ПЕРЕВОД».
- Территориальные условия работы. Если работа осуществляется в условиях Крайнего Севера, ставится код «РКС». Если работа осуществляется на территориях, приравненных к районам Крайнего Севера, следует использовать код «МКС». В остальных случаях поле не заполняется.
- Трудовую функцию. Здесь нужно отразить наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием, конкретный вид поручаемой работы, а также наименование структурного подразделения (если работа в нём прописана в трудовом договоре).
- Код выполняемой функции. В поле следует указать кодовое обозначение занятия, соответствующее должности / профессии, виду трудовой деятельности. Формат кода: XXXX.X, где первые четыре знака — код наименования группы занятий в Общероссийском классификаторе занятий, пятый знак — контрольное число. Раньше поле заполнялось только при наличии кода, теперь же они определены для всех должностей и профессий.
- Причины увольнения. Информация указывается без сокращений со ссылками на нормы законодательства.
- Наименование документа-основания кадровых действий.
- Дата этого документа.
- Номер документа без указания значка «№».
- Признак отмены. Ставится знак «Х», если сведения нужно отменить. Графа заполняется при необходимости аннулировать или исправить поданные данные. Такой «отменяющий» отчёт полностью копирует поданный ранее, но в графе 10 ставится «Х».
Если изменилось название работодателя, то об этом делается самостоятельная запись. Нужно заполнить графы:
- Графа 1 — номер записи;
- Графа 2 — дата смены названия организации;
- Графа 3 — «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ»;
- Графа 5 — запись о том, что с указанной даты ООО «Ромашка» переименовано в ООО «Василёк».
Основание для внесения изменений в кадровые документы
Фамилию работник может поменять, обратившись с соответствующим заявлением и установленными документами в орган ЗАГС. При смене фамилии работник получит свидетельство о перемене имени. Если фамилия меняется в связи с бракосочетанием, желание взять фамилию супруга или супруги указывается в заявлении о заключении брака. В этом случае изменения произойдут автоматически в день регистрации брака, и новая фамилия будет указана в свидетельстве о заключении брака.
Лицу, поменявшему фамилию, нужно заменить свои документы, в первую очередь общегражданский паспорт. Для его замены установлен срок 30 дней. За несоблюдение срока предусмотрен штраф. Поменять также придется заграничный паспорт, водительское удостоверение, свидетельство ИНН. Документы, которые человек не поменяет, будут считаться недействительными.
Обратите внимание: датой смены фамилии считается дата внесения записи акта гражданского состояния (о перемени имени, о заключении брака) в свидетельства о перемене имени и о заключении брака.
Таким образом, основанием для внесения изменений в кадровые документы работника сначала будет соответствующее свидетельство, которое он должен предъявить кадровику. Паспорт можно принести позже.
Обязанность предоставлять измененные сведения о себе установлена для работников, в частности, с целью страхового обеспечения (ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (далее – Закон № 255-ФЗ)). Сроки для предоставления сведений не установлены, лишь говорится, что сделать это нужно своевременно. Конкретный порядок и сроки предоставления новых сведений работодателям следует определить в локальном нормативном акте.