Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Справочно информационные и справочно аналитические документы». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Наименование документа оформляется заглавными буквами посередине листа на два интервала ниже углового штампа организации.
Например: Основание: приказ директора от 19.09.2010 №52 «О мерах по обеспечению сохранности документов» Составлен комиссией: Председатель – должность Фамилия И.О. Члены комиссии: Должность Фамилия И.О. Должность Фамилия И.О. Присутствовали: должность Фамилия И.О., должность Фамилия И.О. !
Составление и оформление справочно-аналитических документов
Информационный обмен с помощью переписки следует использовать только в том случае, когда затруднён или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча).
Выберите способ предоставления обеспечения заявки на участие в торгах. Воспользуйтесь нашими решениями.
Отчетно-справочная документация. Данный вид документации предоставляется своим адресатам с четкой периодичностью (годовой, квартальной и тому подобное) и характеризуется существованием типовых форм, сводных таблиц, итогов. Отчетно-справочная документация может быть внутренней либо внешней в зависимости от своего адресата.
Чаще всего акты составляются комиссиями как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом по указанию вышестоящей организации или руководителя. В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами.
Сводка оформляется по тем же правилам, что и справка. Текст сводки допускается оформлять в виде таблицы.
Например: Составлен в 2-х экзэ 1 экз. – в объединение «Мосгорархив» 2 экз. – в дело № 01-30 Причем, под экземпляром акта понимают его подлинник!
По своей коммуникативной функции служебные письма разделяются на инициативное письмо и письмо-ответ, также на письма, требующее письма-ответа и не требующее письма-ответа. Обязательного ответа требуют такие виды писем, как письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-обращение. Не требуют ответа сопроводительные письма, так как имеют цель фиксировать факт отправки.
В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации, но эта часть текста не обязательна. Акт может заканчиваться и констатацией фактов.
Наиболее массовая группа документов, создаваемых на предприятиях и поступающая в них. К ним относятся протоколы, докладные записки, предложения, объяснительные записки, заявления, представления, справки, акты, сводки, обзоры, списки. Все разновидности переписки: служебные письма, телеграммы, телефонограммы, телексы, факсограммы, электронные сообщения и другие документы.
По количеству адресатов служебного письма выделяются обычные и циркулярные письма. Первые имеют одного адресата, вторые направляются в ряд адресов, обычно, подчиненных органов и учреждений.
Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе.
По наименованию существует множество разновидностей документов. Приведем лишь некоторые: приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности и т.д.
Информационно-справочные документы
Текст введения во всех актах формализован. Он состоит из трех частей: введение, констатирующая часть и выводы. Во введении указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составляющие акт. Начинается эта часть акта словом «Основание», с абзаца.
Так как объяснительные записки пишут обычно «в ответ» на какую-то претензию, то грамотно составленная объяснительная записка может помочь ее владельцу при рассмотрении неприятной ситуации.
В служебных записках в произвольной форме машинописным или рукописным способами излагаются предложения, замечания, отчеты, доклады, сведения, заключения, пояснения, мнения и иная управленческая информация, связанная с исполнением полномочий конкретных структурных подразделений и должностных лиц учреждения или органа ФСИН России.
Так как объяснительные записки пишут обычно «в ответ» на какую-то претензию, то грамотно составленная объяснительная записка может помочь ее владельцу при рассмотрении неприятной ситуации.
В служебных записках в произвольной форме машинописным или рукописным способами излагаются предложения, замечания, отчеты, доклады, сведения, заключения, пояснения, мнения и иная управленческая информация, связанная с исполнением полномочий конкретных структурных подразделений и должностных лиц учреждения или органа ФСИН России.
Вопросы в повестке дня располагают по степени важности, сложности и в зависимости от предполагаемого времени обсуждения. Наиболее простые вопросы указываются последними. Вопросы формулируются в именительном падеже, без предлогов «О, Об» например, «Отчет о работе», «Успеваемость студентов в 20012002 учебном году». Наряду с вопросом указывается фамилия докладчика с указанием его должности.
Справочно-аналитическая документация. Данные материалы могут выдаваться по разовому, либо периодическим запросам с разных уровней управления. Справочно-аналитическая документация носит обобщающий характер и характеризуется разнообразием запрашиваемых показателей. В зависимости от адресата может быть внутренней или внешней.
Справка – это вид документа, который содержит описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки содержат в себе информацию о фактах или событиях служебного характера и выдаются гражданам или организациям для подтверждения какого-либо юридического факта. Примерами наиболее часто встречающихся справок могут служить справки о зарплате, о месте работы, о наличии иждивенцев и т.п.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть содержит сведения о председателе, секретаре, присутствующих. Фамилии присутствующих записываются в протокол, если их не более 15, в алфавитном порядке, с указанием места работы и должности, если же присутствующих больше, составляется отдельный список.
Документооборот в организации носит настолько отработанный характер, чтобы не отвлекать работников от основных производственных целей.
Всю информационную документацию, на основе которой принимаются управленческие решения, условно разделяют на справочно-информационную и справочно-аналитическую. К справочно-аналитическим документам относят акты, справки, сводки, заключение, отзыв, список, перечень и др.
Здесь указывается распорядительный документ, на основании которого актируется факт, событие или действие, его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организации, фамилии и инициалы. Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии далее фамилии членов комиссии в алфавитном порядке.
Даже если уже достигнута устная договоренность, подтверждение ее деловым письмом будет гарантом соблюдения ее деловым партнером.
Документ, который создан в обществе входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной классификации видов и разновидностей документов.
По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроками исполнения, установленными законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».
1.2. Роль информационно-справочных документов в деятельности организации
По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные — обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы. По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы.
Делопроизводство в органах власти и местного самоуправления: новые обязательные правила: Практическое пособие / Кирсанова М. В., Кобук С. П., Аксенов Ю. М. — Омега-Л – 2008. 239 с.
Цель составления и направления писем сводится, как правило, к побудительным мотивам, отсюда вытекают основные требования к тексту: ясность, четкость, краткость изложения. Практика переписки выработала несколько общих правил, которых необходимо придерживаться при составлении и оформлении писем.
Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.
Итак, деловые записки являются информационно-справочными документами, которые инициируют управленческие решения и позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.
Основное требование — выделение и формулирование наиболее существенных признаков, характеристик, свойств, особенностей, аспектов и т.д. для формирования ясного и адекватного представления о предмете описания.
После текста при необходимости указывают количество составленных экземпляров актов и их местонахождение.
Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документы.
»Ќ‘ќ–ћј÷»ќЌЌќ-—ѕ–ј¬ќ„Ќџ≈ ƒќ ”ћ≈Ќ“џ
Текст акта состоит из двух частей. В вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого составляется акт, событие или действие, послужившие причиной составления акта, его номер и дата.
Отдельные разновидности справочно-информационных документов, например, переписка, используется для реализации информационных связей между равными, не состоящими в отношениях соподчинения организациями и должностными лицами.
Внешние справки подписывают руководитель организации или его заместитель. Справку, содержащую сведения финансового характера, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер и заверяют печатью.
Целью письменной экзаменационной квалификационной работы является исследование роли и значения информационно-справочных документов в управленческой деятельности. Объектом исследования является документация.
Протокол заседания подписывается председателем и секретарем. В особо важных случаях протокол должны визировать выступающие. Визы проставляются на левом поле документа, на уровне записи выступления. К протоколу подшиваются все приложения.
Деловые (служебные) письма – понятие, виды, составление и оформление (образец: приложение 8-11 стр. 30-33).