Отчет по трудовым книжкам для бухгалтерии образец

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Отчет по трудовым книжкам для бухгалтерии образец». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание:

Более того, обязанность индивидуальных предпринимателей по ведению трудовых книжек предполагает ее осуществление в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г.

Для того чтобы отслеживать, каким сотрудникам уже направили уведомления и от каких получили заявления о выборе формата трудовой книжки, заведите реестр уведомлений и заявлений. Вести его можно как на бумаге, так и в электронном виде. В отдельной графе документа отмечайте, какую трудовую книжку выбрал сотрудник – бумажную или электронную.

ДОКУМЕНТООБОРОТ ПО ТРУДОВЫМ КНИЖКАМ

В результате на сегодняшний день применяется 2 варианта учета бланков трудовых книжек:

в качестве активов, реализуемых работникам предприятия;

в качестве расходов работодателя.

В данном случае бланки приходуются как материалы, используемые для управленческих нужд предприятия. Такой порядок учета считается более корректным.

Это очень важные сведения, которые впоследствии могут найти отражение только в единственном экземпляре (при ликвидации предприятия, например).

Для работодателей переход на электронные книжки также выгоден. Теперь им не нужно будет обеспечивать сохранность бумажного варианта документа, а также существенно проще выдавать необходимые работнику данные. Защитный комплекс трудовой книжки включает в себя двухтоновый водяной знак, защитные волокна, бумага имеет две химические защиты — от вытравливания и для идентификации подлинности. На листы книжки нанесена гильоширная сетка, невидимая уф-краска, имеются ирисный переход и микротекст. Документ сшит защищенными нитками специальным швом, что исключает возможность замены листов.

Как представлять отчет: на бумаге или электронно

В таком случае кадровику придется не только передавать сведения в ПФР в электронном или бумажном виде (с помощью отчета СЗВ-ТД), но и дублировать их в бумажной трудовой книжке таких сотрудников.

Если сотрудник хочет сохранить бумажную книжку, он должен написать отдельное заявление в произвольной форме. В таком случае работодателю всегда придется вести бумажную книжку одновременно с электронной.

Трудовые книжки ведут по всем работникам, работающим у нанимателя свыше 5 дней, если работа в этой организации является для работника основной.

По общему правилу ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя (п. 45 Правил).

Добавится ли работы кадровикам и бухгалтерам из-за отчета СЗВ-ТД?

Денежные средства, полученные от работников в оплату бланков, считаются доходами организации (письмо ФНС от 26.09.2007 № 07-05-06/242) и также учитываются в составе налоговой базы по налогу на прибыль.

Наниматель несет ответственность за организацию работы и контроля по ведению, учету, хранению и выдаче трудовых книжек (подп. 1.10 п. 1 постановления № 1635). Поэтому необходимо приказом (распоряжением) назначить работника, ответственного за своевременное и правильное заполнение трудовых книжек, их учет, хранение и выдачу.

Следует отметить, что большинство специалистов с данной точкой зрения чиновников категорически не согласны, поскольку:

товар представляет собой имущество, которое реализуется в рамках договорных отношений по волеизъявлению сторон, а передача трудовой книжки происходит в силу требований ТК РФ и уклониться от этой обязанности по собственной воле работодатель не может;
реализация бланков производится исключительно Объединением «ГОЗНАК» или его уполномоченными представителями, другие лица продавать формуляры не имеют права;
работодатель взимает с работника плату за бланк в той же сумме, которая была ранее уплачена официальному поставщику, т. е. фактически происходит возмещение понесенных затрат, а такая операция реализацией не признается.

Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранят в бухгалтерии как документы строгой отчетности и выдают по заявке в подотчет уполномоченному должностному лицу (п. 59 Инструкции № 30).

Электронные трудовые книжки с технической точки зрения

Для целей налогообложения прибыли затраты на покупку трудовых книжек и вкладышей могут быть учтены согласно пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (Письмо Минфина России от 26.09.2007 N 07-05-06/242).

Для реализации всех этих мероприятий составляется приказ о переходе на электронные трудовые книжки, в котором руководитель назначает ответственных за организацию и проведение перехода.

Наниматели, оформляющие проводки по трудовым книжкам, отмечают бланки в статье прочих расходов. Их отражают на забалансовом счете в качестве бланков строгой отчетности.

Приказ об электронных трудовых книжках оформляется следующим образом:

В верхней части документа нужно указать полное наименование юридического лица или ИП, можно использовать фирменный бланк.
Далее необходимо прописать название документа и присвоенный ему номер (к примеру, «Приказ № 7-К»). Также здесь указывают заголовок документа, он должен отвечать на вопрос «О чем издается приказ?».
Затем указывают место и дату составления документа.
После этого надо прописать основание для составления приказа. К примеру, «Во исполнение ст. 2 закона № 439-ФЗ от 16.12.2019».
Далее идет распорядительная часть. Она начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», затем надо отобразить суть распоряжения. К примеру, «Назначить ответственным за подготовку отчета СЗВ-ТД сотрудника кадровой службы Калинину О.Д.». Распоряжений руководителя о назначении ответственных может быть и несколько.
Приказ подписывает руководитель и все ознакомленные с приказом должностные лица, перечисленные в его тексте.

В ситуациях, когда плата за бланк с работника не взимается, предприятие не имеет права учитывать в составе расходов по налогу на прибыль ни стоимость формуляров, ни НДС, исчисленный с безвозмездной передачи бланка сотруднику.

Законодательство об электронных трудовых книжках

Правила ведения трудовых книжек в РФ 2018 года (то есть, действующие на настоящий момент), содержатся в утверждены Постановлением Правительства в 2003 году.

Основная функция вполне очевидна, в Российской Федерации трудовая книжка служит основным доказательством стажа (как трудового, так и страхового) гражданина, без чего невозможно оформление пенсии и начислений пособий по социальному страхованию. Также данный документ необходим:

для отражения данных обо всех изменениях в деятельности сотрудника, о переводах и занимаемых должностях;
для фиксации сведений о причинах увольнения с мест работы;
для учета награждений.

Передача работнику бланка трудовой книжки или вкладыша в нее облагается НДС (если работодатель является плательщиком данного налога), а сумма НДС, ранее предъявленная продавцом формуляров, подлежит вычету при наличии правильно оформленной первичной документации.

Для получения выписки из цифровой базы трудовых книжек можно будет обратиться в любое структурное подразделение ПФР или МФЦ.

Разберемся, как заполнить этот отчет, в какой форме и в какие сроки представить, чтобы избежать штрафных санкций.

Что говорит действующее законодательство по поводу электронных трудовых книжек

У отчета СЗВ-ТД важная функция: передача в ПФР актуальных сведений о трудовой деятельности работников.
Кроме того, проверьте, какие еще локальные акты упоминают трудовую книжку. При этом учтите, что положения про трудовую книжку могут быть даже в коллективном договоре, если он у вас есть.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник должен поставить роспись в личной карточке и в книге учета, собственноручно указав дату получения.

Однако бумажные книжки пока не отменяются, они будут использоваться наравне с электронными в течение некоторого времени. Работодатели обязаны оформить процедуру перехода в соответствии со всеми нормами действующего законодательства, одним из основных документов в этом деле является приказ о назначении лиц, ответственных за переходные мероприятия и подачу сведений о трудовой деятельности работников.

Преимущества электронной трудовой книжки

Начиная с 2020 года, при наличии кадровых изменений надо подавать в ПФР сведения о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД. Срок представления – 15 число месяца, следующего за месяцем изменений (приема/увольнения, перевода, подачи заявления о трудовой книжке и т.д.).

Трудовые отношения между работодателем и работником, как следует из трудового законодательства Российской Федерации, строятся на основании трудового договора. Причем не имеет значения, кем представлен работодатель — организацией или физическим лицом. О том, какие документы могут подтвердить период работы у работодателя — физического лица, читайте в представленном материале.

Впервые трудовые книжки появились в 1919 г. в Москве и Петрограде. Однако уже в 1923 г. трудовые книжки были упразднены, т.к. их заменили удостоверения личности. А с 1926 г. стали действовать трудовые списки, в соответствии с которыми работникам выдавались справки. И только в 1939 г. для всех рабочих и служащих была введена трудовая книжка единого образца.

Работодатель — физическое лицо, являющийся индивидуальным предпринимателем, обязан вести на каждого работника трудовые книжки.

Электронные трудовые книжки с точки зрения Пенсионного фонда

С 1 января начался переход на электронные трудовые книжки. Бумажную трудовую книжку постепенно заменят на электронный учет. Что нужно сделать работодателю в связи с таким переходом, какие подготовить документы и как уведомить сотрудников?

Пенсионный фонд РФ собирается создать федеральную базу данных о трудовой деятельности всех работников нашей страны. Это отвечает цели создания базы данных для автоматизированного назначения пенсий. Единая база сведений позволит избежать зависимости фонда от представления макета пенсионного дела будущего пенсионера работодателем и исключит потребность личного приема будущих пенсионеров в офисах ПФР.

Обязательность внедрения этого новшества ставит нанимателей перед необходимостью проведения целого ряда мероприятий по внедрению этого документа.
На момент подготовки статьи предполагается, что проект новой формы отчета в Пенсионный фонд РФ начнет действовать с 01.01.2020. Первая отчетная кампания по трудовым книжкам намечена на февраль 2020 года. Уже в январе отдельным работодателям может потребоваться отправить электронные отчеты о трудовой деятельности, например в случае ликвидации организации или при увольнении сотрудников.

К индивидуальным предпринимателям относятся и главы крестьянских (фермерских) хозяйств (п. 5 ст. 23 Гражданского кодекса Российской Федерации), а также частные детективы (ст. 1.1 Закона Российской Федерации от 11 марта 1992 г. N 2487-1 «О частной детективной и охранной деятельности в Российской Федерации»).

Таким образом, физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями, могут выступать в качестве работодателей и заключать трудовые договоры с работниками.

Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Но говорить об облегчении труда кадровиков все-таки не приходится. Часть трудовых книжек им все-равно придется вести вручную на бумажных бланках — если сотрудники до конца 2020 года письменно попросят об этом работодателя.

Приказ об электронных трудовых книжках

Наемные работники смогут выбрать вариант ведения этого документа — на бумаге или в электронном виде. Исключение составляют только те, кто будет трудоустраиваться впервые, начиная с 2021 года — им оформляться трудовые книжки будут только в цифровом формате.

Поправки вносятся в Трудовой кодекс РФ, в Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «О персонифицированном учете», в КоАП РФ. Обеспечить техническую готовность представлять сведения о трудовой деятельности сотрудников по новой форме СЗВ-ТД в Пенсионный фонд. Для этого заранее настройте программное обеспечение, чтобы передавать в ПФР новый отчет.