Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Восстановление кадрового делопроизводства пошаговая инструкция». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Понадобится специальная литература: методички, нормативные акты в сфере трудового права с комментариями. Всегда держите под рукой Трудовой кодекс РФ в актуальной редакции: в нем есть ответы на многие вопросы, связанные с повседневной кадровой работой.
Рекомендуемые:
- журнал учета трудовых договоров и соглашений к ним;
- журнал учета приказов по личному составу / основной (производственной) деятельности;
- должностные инструкции для каждой должности.
Организация кадрового делопроизводства
Проще всего нужную выписку из ЕГРЮЛ, в которой эти изменения уже отражены, запросить в налоговой инспекции сразу после внесения изменений.
После изучения регистрационных данных проверяют наличие и комплектность кадровых документов. Законодательством предусмотрен их обязательный для компаний перечень (таблица).
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 2. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ 3. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ 4. ДОКУМЕНТЫ ПО УСТАНОВЛЕНИЮ ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЙ 5. ДОКУМЕНТЫ ПО УЧЕТУ КАДРОВ. 6. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА 7. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ И ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ 8.
Использование в хозяйствующем субъекте вместо него job offer не регламентируется законом. Оформление ТД требуется в любом случае.
Делопроизводство на предприятии регулируется самостоятельно разработанной и утвержденной директором инструкцией. Она является внутренним нормативным актом и обязательна для соблюдения всеми сотрудниками хозяйствующего субъекта. Разрабатывает и контролирует ее исполнение отдел кадров.
План работ позволит рассчитать сроки, этапы проведения работ, не упустить важные факторы. Условно его можно разделить на 3 части:
- Проверка и внесение изменений в имеющиеся локально-нормативные акты / подготовка и утверждение новых
- Работа с имеющимися кадровыми документами и программой баз данных для автоматизации бизнеса
- Работа с персоналом
Стоит проверить также наличие Положения о защите персональных данных, если его нет, нужно его разработать, приложить согласие сотрудников на обработку таких данных и подписать с каждым сотрудником.
Грамотная организация кадрового учета требует знания нормативной базы, отслеживания ее изменений, ориентации в формах используемых документов.
Затем сравнивают виды оплаты труда по трудовому договору и по расчетной ведомости. Начисленные сотрудникам выплаты должны соответствовать кадровым документам. Например, если в ведомости отражена оплата в нерабочий день, то проверяют, получено ли согласие сотрудника на работу в выходной (ст. 113 ТК РФ).
Когда самое важное уже сделано, можно заняться и остальными делами. Проверьте наличие документов по направлению охраны труда и воинскому учету.
Положение о премировании лучше обсудить с руководством и главным бухгалтером. Подготовьте стандартный текст и попросите внести коррективы. С этим документом также нужно ознакомить всех работников.
Полностью соответствующие действующему законодательству и максимально защищающие работодателя трудовые договоры. Разработанные формы дополнительных соглашений на большинство встречающихся в практике случаев изменений.
Опытные и начинающие кадровики должны повышать квалификацию. В помощь им созданы интернет-сайты, на которых представлены теоретические курсы кадрового делопроизводства.
К сожалению, действующее законодательство не закрепляет порядок восстановления кадровых документов. В связи с чем, работодатель может разработать его самостоятельно.
График отпусков за прошедший год составляем по факту использованных отпусков, данные о них есть у бухгалтера, который выплачивал отпускные. За предыдущие годы воссоздавать графики отпусков не нужно, так как хранятся они всего 1 год. За текущий год утверждаем от середины декабря прошлого года, вносим даты прошедших и планируемых отпусков.
Далее (на основании акта), руководитель должен издать распорядительный документ, которым обяжет восстановить кадровые документы. Унифицированной формы такого приказа нет, в связи с этим составьте его в произвольной форме.
График отпусков за прошедший год составляем по факту использованных отпусков, данные о них есть у бухгалтера, который выплачивал отпускные. За предыдущие годы воссоздавать графики отпусков не нужно, так как хранятся они всего 1 год. За текущий год утверждаем от середины декабря прошлого года, вносим даты прошедших и планируемых отпусков.
Это в полной мере относится к ведению кадрового делопроизводства. И можно считать удачей, если оно в компании, в отдел персонала которой вы попали, вообще хоть как-то велось. Нередки случаи, когда в организации полностью или в значительной мере отсутствуют какие-либо кадровые документы. Что делать в подобной ситуации?
Ошибки, допускаемые в отделе кадров
Наконец, приступаем к проверке трудовых книжек. Все ли они в наличии, внесены ли записи о приеме на работу, соответствуют ли записи в книжках фактическим данным. Нет ли ветхих и невостребованных трудовых книжек.
Суммированный учет рабочего времени, если он ведется в компании, должен быть отражен в ПВТР (ст. 104 ТК РФ).
Решите с руководством вопрос о приобретении программы, в которой вести кадровый учёт. Таких программ множество, причём многие специализированные, весьма и весьма удобны.
В данном списке приведены документы, которые должны быть обязательно на участке кадровой работы; документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах; и документы необязательные.
Если в отделе кадров компании работает 1 — 2 специалиста, которые не располагают необходимым количеством временем для восстановления кадрового документооборота, лучше, не теряя времени, обратиться к квалифицированной и опытной команде профессионалов.
Восстановленные приказы по личному составу и по основной деятельности, исправленные неправильные и составленные недостающие.
Подробные и конкретные должностные инструкции по всем видам работников, где четко определено какие действия и документы и в какие сроки работник готовит/производит, кому передает, перед кем, в каких формах и в какие сроки отчитывается и т.д.
Организация кадрового делопроизводства с нуля
Я — новый кадровик нашей с\х организации и столкнулась вот с какой проблемой. Кадры плохо велись на протяжении работы организации и в связи с этим некоторых важных документов нет в делах наших сотрудников. К таким документам относят приказы о приеме работников на работу в 2005-2006 годах. Какие мои действия? Оформлять их задним числом или нынешним? Что вообще в таких случаях стоит предпринять?
В идеале для этого нужна соответствующая квалификация, но при малом объеме работы даже освоенное с нуля кадровое делопроизводство для чайников позволяет нормально с ней справляться.
Если организация относится к микропредприятию, можно не разрабатывать отдельные локально-нормативные акты. Но тогда условия и гарантии необходимо включить в типовой трудовой договор.
Если закон требует направлять персонал на медосмотры, заводится журнал учета обследований, если какие-то должности предполагают полную материальную ответственность, ее следует закрепить путем оформления договоров.
Курсы, которые помогут наладить документооборот
Также факт восстановления документов будет подтвержден актом и распорядительным документом работодателя. В связи с этим, полагаем, такой способ оформления документов будет признан законным и обоснованным.
Допустим, ООО «Спецтранс» было зарегистрировано 3 февраля 2017 года. Тогда же были приняты на работу генеральный директор и главный бухгалтер.
Кадровое делопроизводство — это деятельность, направленная на разработку и ведение документов, связанных с учетом персонала, рабочего времени, расчетов по оплате труда.
Возникает вопрос: с чего начать? Когда нет бумаг – начинайте с установления фактов. И главным фактом, который нам сможет помочь, является выплата (выдача) работникам денег. Как правило, бухгалтерские ведомости по заработной плате все-таки более или менее ведутся аккуратно. В крайнем случае можно запросить выписки из банка о перечисленной заработной плате.
Так, для проверки правильности расчёта заработной платы бухгалтеру понадобился табель учёта рабочего времени. И если в компании нет кадровой службы, а ведение кадрового учёта переложено на бухгалтерию, не остаётся ничего другого, как приняться за восстановление кадровой документации силами бухгалтерии. Представляем вам пошаговую инструкцию.
Например, какой в реальности режим работы у работников разных подразделений, c какого по какой час они трудятся, у кого ненормированный рабочий день, в какие дни получают зарплату и т.д.
Как провести кадровый аудит кадровик должен знать
На этом этапе также проверяется документирование переводов, перемещений увольнений. На практике имеют место следующие нарушения:
- полученные от штатных единиц соглашения на перевод составлены некорректно либо отсутствуют;
- отсутствуют приказы на перевод;
- в приказах на перевод отсутствуют подписи подчиненных;
Однако при восстановлении кадрового делопроизводства зачастую идти приходится в обратном направлении. Рассмотрим ситуацию, когда у нас имеется организация, в которой работники уже трудятся достаточно продолжительное время. Они получают заработную плату, кто-то отгулял отпуск, а другие собираются это сделать.
Наименования и количество тематических разделов Инструкции зависит от того, какие процедуры осуществляет кадровая служба. Как правило, каждый из разделов посвящен отдельной процедуре, которая регламентирована трудовым законодательством.