Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Реестр сдачи документов в архив». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Евгения, благодарю Вас за полезную информацию. Вы мне очень помогли в работе. Вы все объясняете четко и ясно, а в руководящих документах зачастую тексты излагаются слишком витиевато. Но эти тексты становятся понятными после Ваших статей.
В таких организациях ежегодно составляется годовой раздел описи с продолжающейся нумерацией дел. Каждый из годовых разделов описи начинается с указания соответствующего года, и далее дела располагаются в соответствии с принятой структурой.
Подготовка документов для хранения в государственный архив
Неверные сведения нужно зачеркнуть тонкой ровной линией, рядом вписать верные данные. Исправительную запись должен заверить ответственный работник. Указывают должность, дату и подпись.
Сдал ______________ _______________________ (подпись) (и., о., фамилия) «___»___________ 20___ г.
Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.
В этом сыграли свою роль новые размеры БПМ и среднемесячной заработной платы работников в республике за IV квартал 2019 года.
Как сдать документы в архив на государственное хранение
В целях предотвращения утери этих документов большая часть документов по личному составу уволенных работников сдается в архив и хранится 75 лет.
На протяжении всего жизненного цикла документы нередко переходят из рук в руки, передаются сотрудникам, клиентам, государственным органам. Конечной точкой жизненного цикла документа является их передача в архив.
Некоторые кадровые документы передаются на хранение в архив организации. Рассмотрим алгоритм действий по их подготовке к сдаче в архив.
Структура реестра описей дел представляет собой две части: это титульный лист и таблица. Порядок заполнения документа закреплен в п. 6.3.3 Правил.
Такой реестр передачи документов составляется по утвержденному образцу в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон. С помощью него можно передать как один документ, так и несколько сразу.
В юридическом отделе заведено 25 папок и все они состоят из договоров, соглашений, контрактов — не подшиты, а количество сосчитать и подшить… нереально. Что делать в таких случаях?
Осуществляя переписку с налоговыми органами, внебюджетными фондами и прочими инстанциями, многие прибегают к услугам «Почты России». Для подтверждения факта отправки комплекта определенных документов необходимо составить опись в 2 экземплярах, на одном из которых сотрудник почты ставит специальный штамп, дату отправки и свою подпись.
Когда безвозмездная передача имущества госоргану или госорганизации считается спонсорской помощью, а когда нет? Какие документы нужно оформить в обоих случаях?
ЦЭК (ЭК) создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек.
Как будет учтено поступление единиц хранения в таком случае (не сданные дела учитывать в количестве принятых или нет)? Должна ли организация предоставить в архив документ о необходимости оставить дела в организации или это оговаривается устно?
ЦЭК (ЭК) создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек.
Ваш сайт для меня — главный помощник, работаю в муниципальном архиве. Конечно, самое ценное — Ваши практические советы. Огромная благодарность Вам за эту работу!
Архив организации комплектуется документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. В последнем случае, прежде всего, имеют виду дела по личному составу, кроме того, в архиве могут быть составлены описи дел специфических видов документов.
Порядок подготовки документов к учету и составлению для них реестра
Отчеты и планы подшиваются в дело того года, к которому они относятся, независимо от даты их получения или составления (например: годовой отчет организации (баланс), планы организационно-технических мероприятий, публикаций и технической учебы организации, планы работы организации и структурных подразделений и т.п.).
Переписка с министерствами, ведомствами, организациями, а также переписка по предложениям, заявлениям и жалобам граждан подшивается в дела по датам подготовки ответов, при этом документ-ответ помещается за документом-запросом.
Давайте рассмотрим порядок составления и оформления описи дел, передаваемых в архив организации. Но сначала остановимся подробнее на непосредственной организации работ по передаче документов в архив. В первую очередь возникает два вопроса – какие документы требуется подготовить и за какие годы.
Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Реестр описей дел в архиве — это обязательный документ для организаций, где в архивном фонде содержится более двух описей дел. Каким правилам надо следовать при формировании и ведении такого учетного документа, расскажем в статье.
Первым делом можно заполнить титульный лист. Сделать это несложно: надо написать только наименование организации и период ведения учета. Как обычно, дата начала журнала вписывается с момента его открытия и занесения в него первой записи. Крайнюю дату проставляют после того, как будет заполнена последняя строка документа.
Таким образом, получается стройный перечень всех дел одного срока хранения за один год. Для удобства поиска наименования структурного подразделения могут быть указаны в описи перед первым делом соответствующего структурного подразделения.
Здесь можно получить информацию о местах хранения документов по личному составу, необходимых для подтверждения фактов стажа работы, учебы, награждения, места проживания в г.
Расторжение трудового договора путем отправки заявления на увольнение почтой также необходимо сопроводить описью.
Как выглядит опись документов для отправки по почте
Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета. Учет документов в архиве организации является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля за их наличием.
Важно, чтобы в ней были указаны основные данные, касающиеся описываемых бумаг. Указывается название документов, полное количество листов и вложений, какие-либо необходимые и важные сведения о документах.
Организации, не сдающие документы в государственные архивы, составляют опись на дела постоянного хранения, на дела со сроком хранения 10 и более лет и по личному составу в трех экземплярах.
Например, Опись № 2 дел по личному составу; Опись № 3 личных дел. Первый номер, как правило, присваивается описи дел постоянного хранения. Присвоенные номера описям сохраняются, нумерация дел в описи «сквозная», продолжается за несколько лет.
Дела с отметкой «ЭПК», содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию.
Людям, по роду своей деятельности, занимающимся работой с документацией в бумажном виде, составление описи документов не будет составлять труда. Работники бухгалтерии, кадровых служб, правоохранительных и других государственных органов, занимающиеся сбором и обработкой большого количества документации, сталкиваются с необходимостью составления описи.
Отметим, что внутренняя опись составляется только в отношении дел, учет которых вызывается спецификой документации. В зависимости от принятого распределения обязанностей в каждой организации обработка дел, в соответствии с требованиями Основных правил, может происходить до передачи или уже непосредственно в архиве после передачи туда дел.
В пункте 6.3.3 Правил сказано, что реестр описей дел в архиве является одним из ключевых документов. Его форма закреплена в Приложении № 26. Актуальный бланк состоит из титульного листа и таблицы учетного регистра.
Подготовка дел к передаче в архив — это систематизация и составление описи документов, передаваемых на хранение, с целью сохранения данных о деятельности организации с возможностью быстрого поиска необходимой информации.
Порядок формирования, подготовки и передачи дел в архив
Обложки дел должны быть оформлены по установленным форме и правилам. При подготовке дел к сдаче в архив обычно на обложке каждого дела необходимо дополнить такие данные, как даты дела и количество листов в деле.
В структурных подразделениях ответственные за подготовку документов к архивному хранению совместно с сотрудником, ответственным за архив организации, определяют состав дел к приему-передаче. Для данных целей применяют номенклатуры дел за соответствующие годы или перечни дел с указанием сроков хранения (см. выше).
Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт.