Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сроки хранения годовой бухгалтерской отчетности». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
При смене руководителя организации должна обеспечиваться передача документов бухгалтерского учета организации.
В течение четырех лет после того периода, в котором дебиторская задолженность была признана безнадежной.
Налогоплательщик обязан хранить документы, подтверждающие расходы на обучение, в течение всего срока действия соответствующего договора обучения и одного года работы физического лица, обучение которого было оплачено налогоплательщиком.
1. Чем регулируются сроки хранения документов
Имейте в виду, что истребовать документы фирмы налоговики могут только за три последних года, а хранить их вы обязаны четыре года. А это значит, что оштрафовать вашу фирму по статье 120 НК РФ за отсутствие бухгалтерских или налоговых документов за последний (четвертый) год налоговики не вправе.
Поэтому, если есть сомнения, во избежание недоразумений храните свои первичные бухгалтерско-налоговые документы 5 лет.
Вы вправе избавиться от документов, которые использовали для расчета и уплаты налога на прибыль, НДС и т.д., если они старше четырех лет.
Каждый бухгалтер составил по своему участку перечень дел с бухгалтерской документацией, а главбух систематизировал всю информацию в единой таблице, одну из граф которой посвятил нормативным срокам хранения документов, взятым из перечня.
В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организации или ИП появляется множество документов. Часто возникает вопрос: как долго их нужно хранить? В обзоре мы собрали информацию по некоторым самым распространенным документам бухгалтерского и налогового учета, а также отчетности.
Ранее требования государственного архивного дела к хранению документов содержались в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием срока их хранения, утвержденном Федеральной архивной службой России 6.10.2000 г. В соответствии с приказом Росархива от 26.08.10 г. № 63 указанный Перечень утратил силу.
Срок хранения документов учетной политики отсчитывается от года, в котором они в последний раз использовались для составления бухотчетности.
Для организации архива должно быть выделено отдельное помещение, оборудованное специальными полками (стеллажами) или глухими шкафами. Если в помещении архива имеются окна, то их следует зашторить или установить жалюзи, в противном случае не удастся предохранить документы от воздействия света, в связи с чем не исключено их выцветание.
Для организации архива должно быть выделено отдельное помещение, оборудованное специальными полками (стеллажами) или глухими шкафами. Если в помещении архива имеются окна, то их следует зашторить или установить жалюзи, в противном случае не удастся предохранить документы от воздействия света, в связи, с чем не исключено их выцветание.
Все документы организации можно условно разделить на две группы: налоговые документы (документы, необходимые для исчисления налогов и страховых взносов) и бухгалтерские документы (в том числе кадровые), они составляют весь документооборот организации. Хранение, а также своевременное уничтожение документов – актуальная задача для многих руководителей и бухгалтеров.
Любому бухгалтеру известно, что все первичные документы, на основании которых ведется бухгалтерский учет, а также итоговые отчеты по ним имеют свой, определенный законодательством, срок хранения.
Упакованные в опечатанные мешки копии использованных бланков строгой отчетности (корешков), подтверждающих суммы принятых наличных денежных средств, храните не менее пяти лет. После того как закончится этот срок и пройдет хотя бы один месяц со дня последней инвентаризации, копии использованных бланков можно уничтожить на основании акта об их списании.
Сроки для кадровой документации определяются Перечнем. Они варьируются от 12 месяцев до 50 (75) лет. Есть дела, которые следует сохранять постоянно, то есть пока юридическое лицо осуществляет свою деятельность.
Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка) о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности, контрольно- ревизионной работе, в т.ч. проверке кассы, правильности взимания налогов и др.
Важно подготовиться к поправкам заранее. Ведь если вы раньше времени уничтожите документ и не сможете предъявить его инспектору, получите штраф 10 000 руб. (ч. 1 ст. 19.4.1 КоАП). Не представите документы, которые требует суд, заплатите еще 1000 руб. Нарушите правила хранения архивных документов — 500 руб. (п. 3 ст. 57 ГК и ст. 13.20 КоАП).
Документы (протоколы, доклады, стенограммы, постановления, резолюции, перечни участников и др.) о проведении общих, отчетно-выборных конференций, собраний, пленумов, бюро, советов и др.
Программа, разработана совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
Не следует забывать и о том, что помимо закона «О бухгалтерском учете» и Налогового кодекса сроки хранения документов регламентирует архивное законодательство.
Сегодня об это мы поговорим в нашем видео. Безвизовым иностранным гражданам предоставлено право на осуществление трудовой деятельности по найму на территории РФ.
Бератор «Первичные документы» стал первым в России изданием, в котором собрана абсолютно вся информация по оформлению «первички».
Вся бухгалтерская первичка и отчетность должны храниться в течение законодательно определенных сроков.
Сроки хранения бухгалтерских документов регламентированы законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ и перечнем, утвержденным приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.
Получается, если в разных нормативных правовых актах определены разные сроки хранения одного и того же документа, нужно руководствоваться тем актом, который предусматривает наибольший срок. В таблице ниже приведены отдельные документы, для которых установлены особые сроки хранения.
Минфин России отмечает, что хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета может осуществляться в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации.
На приведенном примере наглядно видно, что вся перечисленная документация – бухгалтерская, и потому главный бухгалтер поступил абсолютно правильно, увеличив (там, где это необходимо) срок в 5 лет до указанного в Перечне периода.
7. Ответственность за нарушение правил хранения документов
Согласно этим нормативным актам большая часть налоговых и бухгалтерских бумаг хранится в течение 5 лет с момента завершения их действия.
Документы, не передаваемые в архив организации (сроком хранения до 10 лет включительно), могут быть сгруппированы в хронологическом порядке и скреплены, например, в папках-скоросшивателях. При этом на папке должен быть заголовок дела.
Документы по основным средствам и инвентаризационные описи, которые не касаются ТМЦ, придется хранить постоянно.
Амортизация представляет собой равномерный учет в течение сроков использования ОС и НМА расходов, формирующих их первоначальную стоимость (ст.ст. 256, 257 НК РФ). Статья 252 НК РФ указывает на возможность учета расходов только при условии их документального подтверждения.
Но директор может передать свои полномочия сотруднику организации. Предприниматели же отвечают за хранение документов самостоятельно (ст. 7 Закона N 402-ФЗ). Рассмотрим порядок и сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов, чтобы избежать проблем с налоговой и фондами.
Какими нормативными актами необходимо руководствоваться при определении сроков хранения бухгалтерских документов организации? Необходимо ли отдавать в переплет все документы бухгалтерского учета, хранящиеся в бухгалтерии организации?
Если для бухгалтерских документов в качестве своеобразного «основного» срока можно назвать пятилетний, то большинство налоговых документов нужно хранить четыре года.
Приказы по личному составу группируют в дела в соответствии с установленными для них сроками хранения. Документы в личных делах располагают в хронологическом порядке по мере поступления; лицевые счета по заработной плате работников группируют в отдельные дела и располагают в них по алфавиту фамилий, имен и отчеств.
В соответствии с п. 1.4 Перечня исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства.
При этом п. 4 ст. 283 и п. 7 ст. 346.18 НК РФ, являющиеся специальными нормами, обязывают плательщиков, соответственно, налога на прибыль организаций и налога, уплачиваемого в связи с применением упрощенной системы налогообложения с объектом налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов, хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего периода его погашения.
Аналогичное требование установлено пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ для налоговых агентов, которые обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налогов. Следует отметить, что помимо уплаты НДС и налога на прибыль за иностранных юридических лиц, налоговыми агентами, в частности, выступают работодатели, исчисляющие и уплачивающие НДФЛ.
За истекшие периоды работы бухгалтерии в шкафах и подсобных помещениях накопилось несчетное количество папок с документацией. Настало время с ними разобраться.
Вышеизложенное необходимо учитывать при определении сроков хранения документов, подтверждающих затраты на приобретение (создание) ОС и НМА, прочего имущества, имущественных прав, покупных товаров.
Налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). В том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов.