Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Системы автоматизации делопроизводства и коммуникации». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Отдел кадров, HR-департамент, служба управления персоналом — названия этого структурного подразделения, как и круг обязанностей, варьируются от компании к компании. Неизменным остается одно: в центре внимания — человек как трудовой ресурс.
Если в САД содержится не только реквизитная часть документа, но и содержательная, то к работе в такой системе у руководителей возникает больше интереса.
Соответственно возникает еще одно требование – возможность поиска документа по контексту содержательной части документа и приложений к нему.
Электронное делопроизводство на предприятии
Следует также помнить при выборе системы, что функционал систем во многом зависит от платформы, для которой разработана та или иная система.
Далее представлен сравнительный анализ некоторых автоматизированных систем. Данные системы выбраны не случайно, а в силу своей ориентированности на российское делопроизводство, апробированности и широким применением в организациях различных типов.
В настоящее время стал абсолютно очевидным тот факт, что успех бизнеса зависит не только от финансовых результатов. Правильное и полное документальное оформление дел имеет большое практическое значение. Важно уделять пристальное внимание бумагам на всех этапах жизни фирмы — от государственной регистрации до заключения договоров с партнерами.
Отличие делопроизводства от деловых процедур проще всего показать на примере из реальной жизни. Так, простая деловая процедура продажи товара клиенту может выглядеть следующим образом:
- клиент звонит в компанию для размещения заказа;
- заказ регистрируется в базе данных клиентов;
- выписывается счет на товар;
- счет передается в бухгалтерию;
- бухгалтерия получает деньги за товар, что фиксируется в бухгалтерской системе;
- товар отгружается со склада, что отмечается в складской базе данных;
- выписывается счет-фактура и накладная на товар;
- товар отгружается клиенту;
- счет-фактура и накладная передаются в бухгалтерию.
Рак Е.А. Современные системы и технологии работы с документами как направление развития документной коммуникации // Актуальные проблемы социальной коммуникации, Материалы второй Международной научно-практической конференции. – Нижний Новгород: Нижегородский государственный технический университет им. Р.Е.
Клиент — собственник крупнейшей российской компании-производителя металлочерепицы и профнастила, имеющей 76 подразделений в разных городах России. Для обеспечения структурированной и четкой постановки задач сотрудникам и контроля над их исполнением в организации была внедрена система документооборота.
Скачать Спецвыпуск Тольяттинского государственного университета. Институт финансов, экономики и управления.
Все стадии в большинстве случаев подлежат автоматизации с помощью специализированных систем. Это ускоряет процесс обработки документов и повышает уровень исполнительной дисциплины и прозрачности документооборота в организации.
Делопроизводство (документационное обеспечение управления) — деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами.
Системы электронного документооборота и эффективность бизнес-процессов
Безусловно, важными характеристиками СЭД являются её безопасность, надёжность и производительность. В свою очередь производительности рассматриваемых в обзоре решений достаточно, чтобы автоматизировать как небольшие, так и крупные структуры, так как производительность в большинстве случаях зависит от возможностей серверного аппаратного обеспечения.
Я ни в коем случае не говорю, что рейтинги это плохо и на них не стоит обращать внимание. Я лишь хочу сказать, что рейтинги дают лишь общее представление о наличии вендоров и решений на рынке.
Три основных потока документов:
- Документы, поступающие в организацию из других организаций (входящие);
- Документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
- Документы, создаваемые в организации для внутреннего использования (внутренние).
Так как СЭД находят все более активное применение, то встает проблема анализа как рынка предложения, так и рынка потребления СЭД.
Как выбрать систему автоматизации делопроизводства?
Предмет исследования: технологические процессы делопроизводства: регистрация, контроль, согласование, совместная подготовка, подписание, поиск документов и справочная работа.
Но, с моей точки зрения, то, что зачастую предлагается организациям в качестве готового решения, является в лучшем случае усеченным случаем электронного документооборота, а чаще всего это просто системы автоматизации делопроизводства. А в чем собственно разница, может возникнуть вопрос? Почему автоматизация делопроизводства не может служить синонимом понятию электронному документообороту?
Система автоматизации делопроизводства занимает одну из ключевых позиций среди всех систем автоматизации организации. Любая работа с документами является частью «документального обеспечения управления», что подчеркивает важность не самих документов, как таковых, а тех управленческих решений и действий, которые принимаются на их основании.
Это системы, позволяющие автоматизировать сложные многошаговые алгоритмы работы с документами в организации. Каждый тип документа, в частности, может иметь специфические алгоритмы обработки и маршруты движения, причем на каждом шаге функции обработки и дальнейший маршрут могут, в общем случае, зависеть от предыстории документа и текущих событий.
Автоматизация делопроизводство – наиболее распространенная задача в области электронного документооборота.
Если на предприятии (как небольшом, так и крупном) существует электронный вариант создания документов, то при необходимости изменить их форму не составит труда. Сделать это можно очень быстро. Для этого ответственные лица должны будут внести принятые коррективы в шаблон, хранящийся в системе документооборота, после чего старая форма носителя информации станет недоступной для работы.
Чем делопроизводство отличается от документооборота?
Другой, не менее важной национальной специфической чертой является давнее и четкое разделение понятий «делопроизводство» и «деловые процедуры». Может быть, это связано с тем, что документоведение как наука, изучающая документы, родилось в начале XIX в. в недрах российского государственного аппарата.
Система «БОСС-Референт» разработана компанией «АйТи» на базе продукта Lotus Notes компании IBM, который представляет собой средство проектирования систем поддержки групповой работы и может рассматриваться в качестве стандарта в этой области.
Также мы очень кратко остановимся на некоторых продуктах, предназначенных для автоматизации работы с документами на российском рынке, и попытаемся их рассмотреть с точки зрения данных определений и существа самих решений. Это может быть полезно, например, для тех, кто считает систему распознавания текста самым важным компонентом в автоматизации корпоративного документооборота .
При выборе компании для внедрения системы электронного документооборота стоит обратить внимание на организации, оказывающие полный комплекс услуг — разработку, установку, поддержку системы.
Отечественные системы электронного документооборота (СЭД) впервые появились еще в Советском Союзе, в 80-х годах прошлого века. Делались они для государственного сектора, а именно, для ЦК КПСС. Для начала была автоматизирована работа общего отдела, а затем постепенно, в течение нескольких лет, вся работа с документами ЦК и Политбюро. Таким образом, СЭД должны сочетать в себе функции по автоматизации делопроизводства и управления электронными документами.
Обязательно выясните, есть ли опыт внедрения выбираемой платформы именно в вашем секторе. Изучите истории успеха других клиентов. На этом этапе важно понять, есть ли опыт внедрения в вашем секторе и насколько он успешен.
В дальнейшем, в ближайшее два-три года, рынок СЭД будет переживать довольно быстрый рост (около 100 % в год), но уже через три-четыре года произойдет его относительное наполнение, впрочем, рост и после этого не прекратится, только будет менее бурным, чем в 2003-2005 годах (около 60 % в год).
Как правило, при классификации систем ЭУД выделяют шесть категорий систем. Однако следует заметить, что ни одна классификация не является идеальной. В результате некоторые продукты одновременно попадают в несколько категорий и имеют возможности, характерные для продуктов из разных категорий.
Но как успеть завершить все поставленные задачи, соблюсти все нормы закона и одновременно уложиться в ограниченное время рабочего дня? Рано или поздно с таким вопросом сталкивается любой кадровик.
Среди базовых операций различия были в расположении меню инструментов, в алгоритмах выполнения различных операций, поэтому у пользователей, решивших сменить один пакет на другой, будут проблемы с пользовательским интерфейсом [3].
Конечно, этот перечень достоинств и недостатков не является исчерпывающим, программное обеспечение дорабатывается и развивается с каждым днем, делая работу с кадрами более приятной и эффективной. А время, силы, которые позволяет сэкономить внедрение подобных систем, и отсутствие штрафов за нарушения в трудоправовой сфере более чем оправдывают материальные вложения.
Вначале хотелось бы дать перечень некоторых основных задач тех и других систем, а затем предложить перечень тех принципиальных особенностей, которые обязательно должны присутствовать в соответствующих информационных системах. И после всего этого, надеюсь, станет понятно, почему системы электронного документооборота пока еще очень мало у нас внедрены.
Различают два вида маршрутизации: жесткую и свободную. Последняя позволяет отправлять документацию по любому адресу при наличии такой необходимости. А жесткая предусматривает строгое следование порядку перемещения файлов в системе, регламентируя его.
Автоматизация этой области позволяет повысить качество и оперативность подготовки документов, создаваемых в организации, унифицировать форму документов.
Система электронного документооборота предусматривает возможность заверять носители информации специальной электронной подписью, а затем шифровать их. Это позволяет проверить, являются ли сведения подлинными, а также выяснить, кто автор файла. Кроме того, благодаря использованию электронных подписей хранение документации будет безопасным.
1. Основные понятия и типовые процессы в делопроизводстве
Таким образом, появляются серьезные предпосылки для организации электронного документооборота в том объеме, к которому готова организация. Правильно построенная автоматизированная система должна работать как с данными о прохождении и исполнении документов (независимо от того, бумажные они или электронные), так и самими электронными документами, к которым эти данные относятся.
СЭД — один из главных информационных ресурсов компании, который используется для работы с самыми разными видами и типами документов, интегрируется с другими деловыми системами. Традиционный для СЭД функционал, по мнению экспертов компании «1С», расширяется в направлении автоматизации совместной работы сотрудников.
Перспективы российской индустрии автоматизации делопроизводства
Автоматизация делопроизводства и документооборота уверенно занимает свою нишу в области систем автоматизации предприятия. Но, прежде чем принимать решение об автоматизации делопроизводства, необходимо правильно понимать терминологию. Иногда для сугубо делопроизводственных задач обращаются к совершенно не предназначенным для этого программам.
Организовать работу всего коллектива с информацией более просто с помощью системы электронного документооборота. В данной деятельности могут принимать участие сотрудники, занятые в разных филиалах компании (в том числе и находящиеся в отдаленных регионах).
Если мы говорим о деловых документах, а не об объявлениях или о личной переписке, то в почти любой уважающей себя организации деловые документы создаются в соответствии с определенными регламентами и инструкциями, они должны опираться на утвержденные шаблоны и при их выпуске иметь строгий режим ограничения доступа или быть общедоступными.