Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Отметка об исполнителе документа проставляется». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль». Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен…
Реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию» проставляется в середине нижней части лицевой стороны первого листа документа от руки или специальным штампом.
Реквизит всегда включает в себя дату поступления и порядковый регистрационный номер в том случае, если документ будет зарегистрирован.
Делопроизводство от а до я. работа с исходящей корреспонденцией
Чтобы оформлять документы по ГОСТ Р 7.0.97 — 2016, поправьте в шаблонах 10 реквизитов, которые использовали раньше. Как это сделать, смотрите в таблице.
Резолюция состоит из следующих элементов: текста, подписи, даты. По ϲʙᴏему характеру текст резолюции может быть двух видов. Резолюции, содержащие решение вопроса (например,«Зачислить», «Выделить 300 тыс. руб.», «Отказать») или указание на порядок подготовки вопроса.
Все этапы обработки прохождения и исполнения документа фиксируются отметками, помогающими определить, где он находится в данный момент и какова стадия его исполнения.
Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 устанавливает не только правила оформления отметки о приложении для писем (они практически не изменились), но и для распорядительных документов, чего в ГОСТе 6.30-2003 не содержалось.
Унифицированные тексты документов могут быть представлены в виде трафаретного текста, анкеты или таблицы.
Отметим, что перечень реквизитов документа в новом ГОСТе Р 7.0.97-2016, который придет на смену ГОСТу 6.30-2003, в целом остался прежним.
А замещающий шрифт зачастую хоть немного, но другой по размеру, а это значит, что у сложно оформленных документов «поедет» все оформление. Для хранения в такой документ надо внедрять используемые шрифты, что существенно увеличивает размер файла документа.
На приложениях, утверждаемых распорядительным документом или протоколом, гриф приложения не оформляется. В этом случае в правом верхнем углу первого листа утверждаемого документа проставляется гриф утверждения.
В распорядительных документах и локальных актах в тексте при первом упоминании документа-приложения пишите в скобках: (приложение) или (приложение 1). Перед номером приложения можете ставить знак номера: (приложение № 1).
Это шрифты: Times New Roman № 13, 14; Arial № 12, 13; Verdana № 12, 13; Calibri № 14. При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров. Положения настоящего стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.
В структурных подразделениях органов внутренних дел, в которых подразделения делопроизводства и режима не предусмотрены штатным расписанием, ведение делопроизводства может возлагаться на отдельных сотрудников приказом руководителя (начальника) органа внутренних дел.
Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).
Отдельные документы могут печататься не на бланках, но с обязательным соблюдением требований к воспроизведению и расположению реквизитов и порядку оформления. При оформлении писем, справок и других информационно-справочных документов допускается использовать угловой штамп организации.
Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе «Национальные стандарты», а официальный текст изменений и правок — в ежемесячном информационном указателе «Национальные стандарты».
Допускается использовать листы формата А-5, (148 на 210 мм), если текст документа занимает не более пяти-семи строк.
Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др.
Текст распорядительного документа чаще всего состоит из взаимозависимых двух частей — констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса. Она призвана объяснить, чем вызвана необходимость распоряжения.
Оформление литературы реферата по ГОСТу 7.80-2000 и 7.82-2001
В случае если документ вводится в память машины или создан на компьютере, на бумажном документе делается об ϶ᴛᴏм специальная отметка. Идентификатором электронной копии документа будет отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
После первичной обработки и регистрации документ направляется руководителю (организации или структурного подразделения) для рассмотрения. Результат рассмотрения демонстрируется в резолюции.
ГОСТ Р 7.0.97 – 2016 прямо запрещает захватывать личную подпись. Ставьте печать на свободном от текста месте или на части наименования должности.
Замечания и дополнения излагаются на проекте документа ниже даты визирования. При значительном объеме замечания и дополнения излагаются на отдельном листе, а на проекте документа указывается: «Замечания прилагаются».
Директор ООО «заря» подпись, расшифровка и дата);Утверждение путем издания другого документа (приказ, постановление, распоряжение).
Оформление заголовков реферата не указано в ГОСТах!
Особую роль унификация документов играет для внедрения в деятельность организаций электронного документооборота.
Для лучшего качества форматирования текста желательно включать функцию «Непечатаемые знаки», благодаря чему видны «ухищрения» по выравниваю строк по ширине за счет пробелов, переноса слов на новую строчку через нажатие клавиши «Еnter» и т.п.
Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами, в том числе с документами в электронной форме, включая их подготовку, обработку, использование и хранение.
Передача документов на рассмотрение руководителю (начальнику) органа внутренних дел (или лицу, его замещающему) и после получения соответствующих указаний — непосредственно исполнителю.
Советы для тех, кто хочет следовать ГОСТу
Проведение в установленном порядке экспертизы научной и практической ценности документов, дел, журналов, нормативных правовых актов и специальных изданий, представление проектов актов об уничтожении документов на рассмотрение соответствующим экспертным комиссиям.
Отметка об исполнении документа включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «Вдело»; номер дела, в котором будет храниться документ.
При этом ГОСТ 7.0.97-2016 в этом случае говорит не об указании должности в подписи. Этот реквизит используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием организации или наименованием территории (края, области, автономной области и др.), если документ издает руководитель органа власти субъекта Российской Федерации, муниципального образования.
Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты). Индекс входящего документа (очередной порядковый номер) является учетным номером и проставляется в регистрационном штампе в правом нижнем углу при поступлении…
Нельзя использовать маркированный список, тем более – изощряться в разнообразии значков для него.
Распорядительные документы могут иметь приложения, указания на которые даются в соответствующих пунктах текста (например: утвердить прилагаемую инструкцию по делопроизводству). Реквизит «Приложение» после текста распорядительных документов самостоятельно не оформляется.
Реквизиту «Гриф согласования» посвящен п. 60 Инструкции. В нем говорится, что внешнее согласование оформляется грифом согласования.
Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель (организация, структурное подразделение, конкретное должностное лицо, например, в приказах), предписываемое действие и срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже.
Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз. Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют. Например: Приложение:…
Определение: копия документа — это экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа ГОСТ Р 7.0.8—2013. СИБИД. «Делопроизводство и архивное дело. Терминыи определения». . В Правилах делопроизводства в федеральных органах власти дано другое определение копии документа….
Документы теперь нужно оформлять по ГОСТ Р 7.0.97-2016. Он ввел 4 новых реквизита и изменил требования к 10, которые организации использовали раньше.
Для унификации текста характерно использовать таблицу. Также можно составит текст в виде анкеты (часто их составляют в кадровой службе для того, чтобы получить определенную информацию о сотрудниках).
Основные изменения, вошедшие в новый стандарт
Теперь в Инструкции также установлено, что для электронных документов электронно-цифровая подпись (ЭЦП) лица, согласовавшего документ, дата согласования документа вносятся в особенную часть. В общей части указываются наименование должности лица, согласовавшего документ, его инициалы и фамилия в порядке, определенном частями второй–пятой настоящего пункта.
Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами: «постановляет» («постановил») — в постановлении; «решает» («решил») — в решении; «предлагаю» — в распоряжении; «приказываю» — в приказе.
В отдельных случаях, предусмотренных нормативными правовыми актами Республики Беларусь, например, для наградных документов, используется шрифт 15 пт.