Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Организация работы с документами в учреждении». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Таким образом, Администрация города Новочебоксарска это орган местного самоуправления осуществляющий функции по решению вопросов местного значения и осуществлению переданных ему полномочий.
За время своей работы любой субъект предпринимательской деятельности (ИП или ООО) обрастает огромным количеством документов: регистрационных, учетных, отчетных, кадровых, разрешительных, оправдательных и подтверждающих. И хотя на дворе XXI век, и электронный документооборот давно вписался в деловую практику, но документы в бумажном формате по-прежнему являются ничем не заменимой ценностью.
Ответственность за сохранность документов организации и ИП
Регистрация документов осуществляется специалистом, ответственным за ведение организации работы с документами. Существуют три формы регистрации: журнальная, картотечная и электронная, а также используют смешанную. Выбор формы регистрации зависит от размеров и структуры учреждения .
При регистрации внутренних документов в регистрационные формы заносятся: порядковый регистрационный номер внутреннего документа; вид документа (каждый вид документа нумеруется отдельно); дата документа; количество листов — документа и приложений (отдельно); ответственные исполнители; срок исполнения; ход исполнения; отметка об исполнении; номер дела, в которое подшит исполненный документ.
Важной составной частью предархивной обработки документов является оформление обложек дел постоянного и длительного сроков хранения, требования к которым изложены в ГОСТе 17.9.14-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования».
Разновидности документов по функциям и задачам управления кадрами включены в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОК 011 — 93).
ИП-работодатели в отношении ведения кадровой документации имеют те же обязанности, что и работодатели-организации.
Учет входящих документов состоит в проставлении отметки о поступлении. Она включает учетный порядковый номер документа и дату поступления (при необходимости часы и минуты). Отметка проставляется в правом нижнем углу первого листа документа. Она может проставляться в виде штампа от руки или электрическим штемпелевателем.
Далеко не все из них имеют отношение к предпринимательской деятельности, поэтому предлагаем вам сверить свой документальный багаж с тем необходимым минимумом, который должны иметь организации и ИП.
Вы можете адаптировать интересующий вас раздел в соответствии с конкретными требованиями и условиями вашей деятельности и включить его в инструкцию по делопроизводству своей организации.
Состав конкретной службы ДОУ, число подразделений, в нее входящих, зависят прежде всего от количества обрабатываемых документов и информации, масштабов и характера деятельности организации, от выбранной организационной формы делопроизводства.
Организация работы с документами
Первая часть используется для поиска информации в процессе исполнения документа, а вторая — для поиска документа по определенному вопросу.
Конверты обычно не сохраняют из-за отсутствия практической надобности и значительного увеличения объема формируемых дел. Однако есть исключения.
Если организация только начинает свою деятельность (т. е. определенные правила еще не сложились) или разработка инструкции по делопроизводству на данном этапе кажется неподъемным занятием, то временно можно ограничиться положениями (регламентами и т. п.) по отдельным направлениям, утверждаемыми приказами руководителя.
В документационном обеспечении предприятия можно выделить три группы документов: входящие документы, отправляемые (исходящие) документы и внутренние документы. Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и происхождения.
Сроки хранения документов организации и ИП
Рациональная организация документационного обеспечения управления возлагается в организации на самостоятельную, организационно-обособленную службу, подчиненную руководителю организации, — службу документационного обеспечения управления (служба ДОУ, служба делопроизводства).
Выдача дел, для работы сотрудникам организации выдается под расписку с разрешения руководителя службы ДОУ на срок не более одного месяца. По истечении срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Прежде всего требуется определиться в отношении единых правил работы с документами. Лучше всего закрепить их в инструкции по делопроизводству. Необходимо учитывать, что в современном делопроизводстве очень многое определяет непосредственно сама организация, поскольку часто нормативные акты приводят лишь рекомендации.
Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.
Если перед вами стоит задача организовать ведение делопроизводства с нуля, то эта статья как раз для вас. Она пригодится и в том случае, если ваша организация действует уже какое-то время, но вы стали задаваться вопросом, насколько правильно и рационально построена работа с документами.
Документарная фиксация основных процессов, происходящих в любой организации, — одна из важных сторон ее деятельности. В целом ряде организаций в связи с особенностью регламентации их деятельности вопросы документооборота играют существенную роль, а процессу его организации уделяется значительное внимание….
Таблица 3. Форма журнала регистрации исходящих документов
При подготовке организационно-распорядительных документов необходимо руководствоваться требованиями государственного стандарта на эту систему документации — ГОСТ Р.6.30 — 97.
Указания ГОСТа Р.6.30-97 по оформлению ОРД (см. юниту 1) дополняются рекомендациями общегосударственной инструкции по ведению делопроизводства — «Государственной системы документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.
Типовые сроки, как правило, ориентированы на 10 дней, более длительные сроки устанавливаются для сложных категорий документов. Срок исполнения документа исчисляется с момента его регистрации.
Информационные показатели, характеризующие работу с кадрами, отражаются в комплексах документов, создаваемых и обрабатываемых в кадровых службах.
Организация движения документов — важная часть делопроизводственного процесса. Документооборот должен быть организован так, чтобы путь движения каждого документа был наиболее коротким, маршрут — прямым, время прохождения —- минимальным. Главное правило организации документооборота заключается в оперативном движении документов по кратчайшему пути с минимальными затратами времени и труда.
Количество внутренних документов в 2009 — 2012 гг.
Каждый из документопотоков имеет особенности обработки. Всегда следует помнить о том, что на особенности обработки влияет выбор формы организации работы с документами (централизованный, децентрализованный, смешанный).
Отбор документов для постоянного и временного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения, номенклатур дел путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией.
При приеме документов проверяются сохранность упаковки и правильность адреса. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается почтовому отделению или пересылается по назначению.
В случае отсутствия приложений, указанных в документе, или несоответствия различных пометок на конверте (номеров, индексов и т.п.) об этом делают запись на обороте первого листа.
Федеральный закон от 28.08.95 №154-ФЗ (ред. от 21.07.2005)»Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» исходит из того, что каждое муниципальное образование имеет свой устав. Ст.8 данного закона определяет круг основных вопросов, регулируемых уставом муниципального образования, принципы его разработки, принятия и порядок государственной регистрации.
Лист записи в ЕГРЮЛ (для ООО) или в ЕГРИП (для ИП). С июля 2013 года подтверждением государственной регистрации является лист записи в ЕГРЮЛ (или в ЕГРИП). Ранее этот документ назывался Свидетельством о внесении записи. Что касается выписки из ЕГРЮЛ (ЕГРИП), то хранить их не нужно.
В полномочия главы администрации города Новочебоксарска входят полномочия представлять город в отношениях с органами местного самоуправления других муниципальных образований, органами государственной власти, гражданами и организациями, без доверенности действует от имени города Новочебоксарска.
Регистрационные документы организации и ИП
Изъятие документа из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти с составлением в деле заверенной копии документа и акта о причине изъятия подлинника.
Одной из функциональных подсистем КИС предприятия является электронная система управления документооборотом (ЭСУД), целью разработки которой является повышение…
Положение о конкретной службе ДОУ разрабатывается на основе примерных положений, приведенных в ГСДОУ и в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ.
К документам в области стандартизации, используемым на территории Российской Федерации, относятся (ст. 13): национальные стандарты; правила стандартизации,…
В-четвертых, в уставе муниципального образования закреплены формы, порядок и гарантии непосредственного участия населения в решении вопросов местного значения.
However, you might desire a more specific location in your document. // `media` [OPTIONAL] is the media type or query of the stylesheet.
В очень крупных организациях (министерствах, концернах) в структуре службы ДОУ создаются специальные подразделения, осуществляющие прием документов, — экспедиции.
В разделе «Цели и задачи» приводится перечень основных целей и задач. Как правило, основными целями службы ДОУ являются организация, руководство, координация и реализация работ по документационному обеспечению управления на современном уровне.
Согласно требованиям нормативных документов безопасность электроустановок обеспечивается следующими основными мерами: 1) недоступностью токоведущих частей;…
Экспертиза ценности документов проводится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к передаче в архив.