Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как организовать архив с нуля». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
В-четвертых, выделить помещение (хранилище), отвечающее нормативным требованиям хранения документов и условиям труда работников.
Сдача документов в архив является одним из ключевых этапов делопроизводства. Речь идет о внутреннем архиве организации. Самыми сложными вопросами являются временной промежуток и правила хранения архивных документов, поскольку требования и положение разбросаны по разным нормативно-правовым актам.
Подготовка дел к архивному хранению
Хотите узнать, когда окупится бизнес и сколько реально вы сможете заработать? Бесплатное приложение «Бизнес-расчеты» уже помогло сэкономить миллионы.
Обратиться в архив за получением определенной документации может любой сотрудник организации, а также стороннее предприятие. Для этого необходимо оформить заявку, а факт передачи документов во временное пользование отразить в специальном журнале.
Для максимальной структуризации имеющихся в распоряжении юридического лица документов применяется специальная сводная номенклатура, в которой отражаются названия всех дел с указанием сроков их хранения. Документы в делах обычно группируются по типам и распределяются по отдельным папкам.
Существуют два основных подхода к хранению документов: формирование архива на предприятии своими силами и передача документов на хранение архивным компаниям.
Процесс создания архива сегодня вовсе не обязательно включает бумажные записи. По традиции, все важные(и в государственном, и в частном смысле) документы имеют бумажные дубликаты, однако их значение в последние годы значительно пересматривается. Плюс традиционных физических носителей — энергонезависимость. Прочесть с листа можно всегда, никакой привязки к электронике.
В организациях постоянно действуют экспертные комиссии, деятельность которых — это оценка и экспертиза производственной документации предприятия в процессе делопроизводства и передачи в архив, а также установление сроков хранения. Ежегодно эта служба решает, какие документы подлежат хранению, а какие могут быть уничтожены.
Внедрение информационных технологий во все сферы человеческой деятельности ознаменовалось не только очевидным ростом эффективности, но и высветило уже давно требующие решения проблемы, которые связаны с устаревшими технологиями организации хозяйственных и производственных процессов на предприятиях.
Учет производится путем присвоения архивным документам (единицам учета, единицам хранения) учетных номеров, являющихся частью архивного шифра.
Место архива в делопроизводстве
Проведение тренингов с психологическими картами. 35 атмосферных тренингов. Обучение работе «под ключ». Все что необходимо для открытия собственного Психологического Салона.
Профессиональная система управления электронным архивом интегрируется в действующую информационную систему предприятия (например, ERP-систему). В дальнейшем электронный архив может стать единой основой всех информационных систем предприятия (ERP, CRM, CAD/CAM и др.).
За несоблюдение законодательства об архивном деле установлены меры ответственности: Конституцией РФ (статьи 24, 29), Законом РФ «Об акционерных обществах» от 20.02.1995 г. № 24-ФЗ (статья 89), Законом РФ «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ (статьи 15, 17, 22, 27).
Архивное делопроизводство организации: гост, инструкция, документы, правила. методические рекомендации по архивному делопроизводству. Проверка наличия и состояния дел в архиве предприятия1.1 Главные …
Как создать и улучшить архив компании
Учет документов в архиве организации является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля за их наличием.
А это значит, что стоит задуматься о такой вещи, как грамотная организация архива. Организация архива в работе компании Организация архива – вынужденный и очень важный процесс в работе любой компании. В независимости от сроков существования, любая организация должна сохранять ряд документации: например, кадровые документы, бухгалтерские документы.
Хранилища должны быть оборудованы стеллажами для размещения документов, стеллажи могут быть стационарными или передвижными. Стеллажи устанавливаются перпендикулярно стенам с оконными проемами, расстояние между стеллажами – 75 см, расстояние между нижней полкой и полом – не менее 15 см.
После проведения подготовительных работ приступают непосредственно к созданию архива организации. Руководитель компании должен принять решение о том, где будет расположен архив — непосредственно на территории компании, в собственных или арендуемых помещениях, или на территории независимой архивной организации, с которой будет необходимо заключить договор о хранении документов.
Архиву должно быть предоставлено специально построенное или приспособленное здание либо отдельное помещение в административном здании организации.
Примем за аксиому то, что оборудовать соответствующее всем нормам и требованиям помещение, держать в штате как минимум одного архивариуса – все это совершенно ненужная головная боль для вышеупомянутых организаций. Гораздо проще передать это «счастье» на аутсорсинг.
Традиционная автомойка и ее особенности
В первую очередь речь идет о банках (и других инвестиционно-финансовых структурах), а также о страховых компаниях. Их основное отличие состоит в том, что объем документооборота буквально в сотни и тысячи раз превосходит торговые или производственные организации.
Каждая организация придерживается собственной политики документооборота, однако следование общим рекомендациям, успешно применяемым на практике и подкрепленным правовыми нормами, позволяет максимально оптимизировать архивное дело и избежать возможных проблем в будущем.
Если в вашей компании все еще нет архива, пора заняться его созданием. Это не только поможет навести порядок в документах, но и создаст существенный прирост в производительности организации в целом. Эффективно организованный архив обеспечит доступ ко всем документам предприятия быстро, а вы будете спокойно и уверены, что ни одна бумага не потеряется.
Потому лучше на начальном этапе побеспокоиться и обеспечить структурированное хранение документов в организации. Организация архива – трудоемкий процесс. В независимости от того, какой из вариантов создании архива выбрала компания, не стоит забывать, что архив существует не только для того, чтобы хранить документацию, но и для того, чтобы периодически работать с ней. А это значит, что необходимо не только выбрать оптимальную форму создания архива, но и установить четкие правила работы с ним.
Хорошие сканеры способны перевести в электронный вид десятки тысяч листов в смену и работать с проблемными (ветхими, поврежденными, недостаточно контрастными) документами. Для сканирования крупноформатных документов, нерасшитых дел и других сброшюрованных документов, а также книг и альбомов используются так называемые планетарные (или иначе — книжные) сканеры.
Архивное делопроизводство организации: гост, инструкция, документы, правила. методические рекомендации по архивному делопроизводству.
И лишь после этого все бумаги систематизируются в соответствии с требованиями архивного законодательства и пожеланиями фирмы-заказчика.
Дом культуры имеет право создавать собственный архивный фонд. Его комплектация и хранение осуществляется согласно правилам, утвержденным приказами Минкультуры РФ. Дело в том, что документы постоянного срока хранения не каждый год сдаются в муниципальный архив, а примерно раз в 10-15 лет, поэтому иметь свое хранилище как минимум для документов по личному составу необходимо.
Архивы для хранения папок «Дело» размещаются в отдельных помещениях, гарантирующих обеспечение сохранности хранимой документации. Помещения должны быть сухими, отапливаемыми, хорошо проветриваемыми, соответствовать требованиям пожарной безопасности и санитарных норм. Таким образом, архивная служба гарантирует защиту хранящихся папок «Дело» от порчи.
Во-первых, архив в организации создается с целью централизованного хранения, упорядочения и использования документов, законченных делопроизводством, в том числе и документов по личному составу.
Электронный архив предприятия: как это делается
Любая компания вынуждена иметь свой архив. А это значит, что стоит задуматься о такой вещи, как грамотная организация архива.
В школе, как в любом учреждении, ведущем личные дела сотрудников и работающим с иными документами, нужно создавать архив. Номенклатура дел школы составляется по форме, определенной нормативными актами Государственной архивной службы РФ, и утверждается директором школы.
Номер архивного фонда присваивается государственным архивом после оформления первого поступления документов организации на постоянное хранение.
Посредством создания приказа руководителя о подразделениях закрепляется собственно сам перечень категорий документов, используемых на предприятии, и обязанности определенных сотрудников по ведению утвержденной номенклатуры дел.
Как организовать архив? Как правильно хранить документы и сколько лет? Как определить сроки хранения документов? Можно ли уничтожить «ненужные» документы? И еще много подобных вопросов возникает у руководителей, которые, заботясь о сохранности документов, не знают, с чего начать, как правильно организовать хранение документов.
Компания «Архивная Мастерская» выполняет полный комплекс услуг по созданию и дальнейшему сопровождению (в виде консультаций и практической помощи) архива Вашей организации — от разбора бумажных завалов до оборудования помещений под архив.
Непосредственно за документацию отвечает начальник хранилища. Если организация невелика, а расширения штата не предвидится — то архивом заведует либо секретарь, кадровик, либо те сотрудники фирмы, которые изначально отвечали за документооборот.
Единица хранения — физически обособленные документ или совокупность документов, имеющие самостоятельное значение.
Также услуги внеофисного хранения предлагают и региональные компании, специализирующиеся на ответственном хранении всего подряд. В этом случае не приходится говорить о какой бы то ни было защите данных от возможных утечек. Однако, существует еще один способ, при котором все трудности, связанные с такой процедурой, как организация архива компании, значительно сокращаются. И этим способом является обращение в специализированную архивную фирму.