Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Организация работы с электронными документами». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Оно по понятным причинам старше первого словосочетания. Его определения можно найти в некоторых нормативных актах, принятых еще в СССР (притом, что многие из них сохраняют юридическую силу до сих пор).
В системе предусмотрены различные возможности для оперативного поиска документов в электронном виде. Поиск может осуществляться по заданным реквизитам карточки документа, а также по содержимому документа с учетом всех грамматических форм слов на основе морфологического анализа (полнотекстовый поиск).
Достоверность и законность электронного документа
На смену бумажному документообороту приходит электронный. Он не только сокращает расходы организации на ведение процессов, но и повышает эффективность бизнеса в целом. Чтобы ЭДО успешно функционировало, нужно четко сформулировать цели внедрения системы и правильно настроить оборудование.
Дублировать бумажный документ электронным нельзя. Это значительно замедляет процесс работы и вызывает негативное отношение к процессу автоматизации в целом. За выполнение двойной работы никто не доплачивает.
Исходящие документы направляются адресатам с использованием средств почтовой связи, электросвязи, а также доставляются курьерской, фельдъегерской службой.
В системе электронного документооборота могут использоваться дополнительные сведения об электронных документах.
В ходе работы с электронными документами должно быть обеспечено комбинированный полнотекстовый и атрибутивный поиск необходимого документа, в том числе и с помощью веб-доступа к документальной базы данных систем.
Электронный документооборот может быть как в организации, так и между организациями.
Давайте рассмотрим, какие виды документооборота бывают:
- Производственный документооборот;
- Управленческий документооборот;
- Архивное дело (совокупность процедур архивации документов);
- Кадровое дело (совокупность процедур кадрового документооборота);
- Бухгалтерский документооборот;
- Складской документооборот;
- Секретное (конфиденциальное) делопроизводство;
- Технический и/или технологический документооборот и др.
С развитием интернета время толстых папок, и пыльных архивов ушло далеко в прошлое. Теперь процесс работы с документами полностью автоматизирован. Необходимые бумаги можно найти в один клик, а архивация производится вообще без участия человека. Такие возможности предприятиям открывает СЭД.
Особенности работы с электронными документами
Для запуска системы электронного документооборота на предприятии необходимо издать приказ или распоряжение.
Что же касается минусов ЭДО (электронного документооборота), то их не так уж и много. Это достаточно дорогостоящее программное обеспечение и временные затраты, как на обучение сотрудников, так и на оцифровку уже имеющихся документов. Электронный документооборот в России представляет собой современную технологию, позволяющую значительно упростить процессы на предприятии, сократить время поиска и формирования документов и так далее.
В рамках этого обмена отправка документов осуществляется в специальной системе через операторов ЭДО. На сегодняшний день крупнейшим оператором ЭДО является компания СКБ Контур, которая предлагает систему Диадок.
Просто об электронном документообороте
Виды документов, информация которых передается по каналам электросвязи, а также необходимость и порядок ссылка адресату их оригинала в бумажной форме определяются инструкцией учреждения с учетом имеющихся в учреждении технических и программных средств.
При работе с бумагой документы нужно распечатывать, подписывать и согласовывать у разных руководителей. Если же их нужно отправить в другой филиал или регион, это может занять от двух недель до месяца. При работе с ЭДО находить и отправлять документы можно за несколько секунд.
Означает ли это, что обработка данных на компьютере, не соответствующая (либо частично соответствующая) указанному определению, не может ни при каких обстоятельствах считаться «электронным документооборотом»?
При работе с бумагой документы нужно распечатывать, подписывать и согласовывать у разных руководителей. Если же их нужно отправить в другой филиал или регион, это может занять от двух недель до месяца. При работе с ЭДО находить и отправлять документы можно за несколько секунд.
Поэтому, на указанные нормы закона — в частности, устанавливающие определения понятий «электронный документ» и «документооборот», мы вправе ориентироваться, но не обязаны во всех случаях им следовать. Тем более, что в среде экспертов распространены различные альтернативные трактовки понятия ЭДО — как похожие на ту, что мы вывели исходя из норм закона, так и весьма оригинальные.
На помощь приходят специализированные программы, позволяющие автоматизировать хотя бы отдельные участки деятельности предприятия и организовать минимально возможный электронный документооборот. Такие программы для электронного документооборота в организации доступны даже самым мелким хозяйствующим субъектам.
Как устроена инфраструктура ЭДО
Электронный документооборот между организациями в 1С или при помощи любого другого ПО отличается от применяемой ранее схемы.
Организация электронного документооборота на предприятии — процесс затратный и трудоемкий. Не всем под силу автоматизировать одновременно все рабочие места и объединить все цепочки работы с документами в единую систему.
Создание ЭДО потребует определенных финансовых затрат. Деньги нужны на ПО и оборудование. Величина затрат будет зависеть от количества подключенных сотрудников.
Ч документ, в котором информаци€ представлена в электронной форме, с реквизитами, необходимыми дл€ признани€ его действительным….
1. Что такое электронный документооборот, и какие виды ЭДО бывают?
Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется руководителем ФТС России на основе рекомендаций Росархива и в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов.
Дальнейшая обработка введенных в систему документов может осуществляться службами преобразования документов, которые переводят документы в другие форматы (в частности, в форматы PDF и HTML) и извлекают из них необходимую информацию.
Как уже стало ясно из информации выше, недостаточно просто приобрести и установить программное обеспечение, важно обучить сотрудников и полностью перестроить весь производственный процесс вашего предприятия. Если вы только начинаете вести предпринимательскую деятельность, тогда вам будет немного легче, так как бизнес-процессы еще не запущены.
При переходе на ЭДО прямые расходы на обработку, печать, хранение и доставку документов сокращаются до 80 %. Кроме того, при ЭДО документы невозможно потерять, а расхождения в них контролировать гораздо проще.
Развитие систем ЭДО в СССР и РФ: историческая справка
Контролирующие органы сами поддерживают перевод документов в электронный вид и разрабатывают форматы работы с документами в электронном виде. Так, например, несколько лет назад в электронный вид были переведены книги покупок и продаж, и сейчас работать с ними в электронном виде гораздо удобнее.
В системе электронного документооборота могут использоваться дополнительные сведения об электронных документах.
Различие процессов обработки документов для автоматизированного документооборота, от этих же процессов в электронном документообороте, невелико.
Там говорится, что под таким документом следует понимать документированную информацию в электронной форме, предназначенную для размещения или обработки на компьютерах, а также передачи между ними.
Каждый электронный документ системы представляет собой набор информации (текстовой, графической, аудио, видео и т.п.) – содержимое документа, и карточку документа – форму, содержащую набор атрибутов, описывающих документ (автор, тип документа, дата создания, корреспондент и т.д.). Атрибуты карточки документа могут быть использованы для поиска и группировки электронных документов.
Документы, создаваемые в таможенном органе и (или) поступившие в таможенный орган на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов.
Наверняка многие организации умеют создавать электронные документы, хранить и передавать их. Однако просто электронный формат не будет иметь никакой юридической силы. Для того чтобы электронная бумага обрела вес, важно чтобы она была подписана обеими сторонами. В данном случае, документы должны быть скреплены специальной электронной подписью. Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется руководителем ФТС России на основе рекомендаций Росархива и в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов.
Какими бывают системы электронного документооборота СЭД: классификация продуктов
При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде, например: «Переписка об административно-хозяйственном обслуживании. Электронные документы».
Прием и отправка электронных документов осуществляются подразделением документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства) и ответственными за ведение делопроизводства структурных подразделений.
4. Виды систем электронного документооборота
Оператор электронного документооборота понадобится в том случае, если необходима работа с бумагами между двумя различными фирмами. Такой оператор станет хорошим помощником. Ведь он умеет доставлять сообщения, проверяет, в каком формате документы пересылаются, требует и контролирует проставление электронной подписи, хранит и архивирует бумаги самостоятельно и т.д.
Раздел 1,2.Документоведение, документ, информационно-документационное обеспечение работы аппарата управления.
Службы ввода документов включают в себя такие специальные сервисы по интеграции с оборудованием и захвату образов документов, как: сервис ввода с факса; сервис ввода из электронной почты; сервис ввода из файловой системы; сервис извлечения штрихкода; сервис преобразования в многостраничный TIFF-файл.