Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как организовать документооборот в компании». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Организация электронного документооборота на предприятии — процесс затратный и трудоемкий. Не всем под силу автоматизировать одновременно все рабочие места и объединить все цепочки работы с документами в единую систему.
Рекомендации по организации движения документов между управляющей компанией и другими юридическими лицами холдинга.
Вашему вниманию предлагаются образцы оформления корпоративных документов (совместных приказа и распоряжения, служебных записок).
Как работает интеграция «1С:ЗУП» и «1С:Документооборота»?
Для председателя совета директоров холдинг должен работать как слаженный механизм, вне зависимости от сложности его структуры и географического расположения подчиненных компаний. Деятельность подчиненных компаний должна быть прозрачна и подконтрольна.
На рынке сейчас большое количество систем автоматизации документооборота. На что обращать внимание в первую очередь при выборе?
Наиболее важными для документирования бухучета являются первичные документы (те, что подтверждают факт хозяйственной операции и составляются в момент ее совершения или сразу после окончания). К ним относят договоры, акты, счета, накладные, журналы учета, приходные и расходные ордера, платежные ведомости, табели, приказы и т.д. Многие из них предполагают процедуру согласования по сложным маршрутам.
Все документы из Управляющей компании должны поступать в «единую точку входа», например, в канцелярию или секретарю директора.
В современных условиях глобализации наблюдается тенденция укрупнения промышленного производства, которая приводит к образованию гигантских корпораций.
Помимо этого, если в компании проводятся регулярные корпоративные мероприятия или же сотрудники часто бывают в командировках, то это увеличивает кадровый документооборот в разы. Ошибки в оформлении документов только возрастают, так как появляются постоянные пересечения графиков отпусков и командировок.
Если эта служба малочисленна и технически не обеспечена, то часть ее функций передается подразделениям. В этом случае имеет место смешанное делопроизводство. В том случае, если это служба оснащена всеми необходимыми кадровыми, техническими и программными средствами, то такая форма ведения делопроизводства будет централизованной.
В свою очередь, прозрачность процесса для всех участников должна обеспечивать большую скорость и качество выполнения поручений.
Как вы можете видеть, практически все действия выполняются в автоматическом режиме. Благодаря бесшовной интеграции документы доступны из обеих систем — «1С:ДО» и «1С:ЗУП». Также немаловажным плюсом является то, что все заинтересованные лица могут следить за ходом процесса в онлайн-режиме.
Если рассматривать территориально-распределенную структуру, то сотрудник пишет необходимое заявление, подписывает его и отправляет оригинал по почте. Отдел кадров УК получает заявление и, если оно оформлено неправильно, то сотрудник обязан сделать его заново и повторно отправить по почте.
Каждая организация осуществляет информационный обмен с другими организациями, получая различные документы (деловые письма, договоры, протоколы, акты и др.).
Делопроизводство – работа с документами и документационное обеспечение управления в данной конкретной организации, регламентируется ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Организация делопроизводства заключается в организации регистрации, хранения и использования входящих, исходящих и внутренних документов в текущей деятельности предприятия.
Практика показала, что наиболее оптимальной структурой предпринимательской деятельности является товарищество с ограниченной ответственностью (далее — ТОО), поэтому рассмотрим названную в заголовке статьи проблему на его примере.
Мы пишем только о том, что проверили на собственном опыте.
Практика показала, что наиболее оптимальной структурой предпринимательской деятельности является товарищество с ограниченной ответственностью (далее — ТОО), поэтому рассмотрим названную в заголовке статьи проблему на его примере.
Мы пишем только о том, что проверили на собственном опыте.
Подскажем, как находить, описывать, упрощать и унифицировать основные маршруты документов. Вы узнаете, в каком локальном нормативном акте закрепить все маршруты, чтобы они работали.
Бизнес-процессы в документационном обеспечении банков существенно отличаются от аналогичных процессов в других коммерческих компаниях. Это определяет специфику требований к банковским системам автоматизации управления документопотоками.
Для сотрудников, ответственных за делопроизводство, важно наличие информационной системы, позволяющей, с одной стороны, реализовать в электронном виде нормы делопроизводства, с другой – предоставить инструменты для быстрого поиска документов, удобной работы с ними, а также эффективного контроля исполнительской дисциплины.
Рассмотрим создание системы управления документами на примере наиболее востребованной организационно-правовой формы предприятий – общества с ограниченной ответственностью.
Первые системы электронного документооборота разрабатывались непосредственно на предприятиях и были полностью индивидуализированными. Изменить структуру такой системы было практически невозможно, а стоимость программы была весьма высокой. Применяли электронный документооборот только в тех компаниях, где исключение ручной обработки документов могло принести немалую экономию.
Документооборот в территориально-распределенной компании
Первые шаги по автоматизации отечественного делопроизводства были предприняты еще во времена СССР в аппарате ЦК КПСС.
Документооборотом признается движение в офисе компании всех видов документов с момента их создания (внутри компании) или получения (от государственных органов, деловых партнеров и т.д.) до исполнения сотрудниками компании или отправки адресатам.
Разработка Инструкции по ДОУ – это задача отдела делопроизводства (сотрудника, отвечающего за работу с документами).
Делопроизводство – это сложноорганизованная система, поэтому для эффективной организации работы недостаточно раскладывать документы по папкам и хранить их в шкафах или в столах.
И все это нужно делать, руководствуясь определенными принципами, по определенным правилам, чтобы в любой момент времени можно было найти необходимый документ и чтобы этот документ мог быть использован как правовое основание для принятия управленческих решений, как доказательство в суде или с иной целью.
Отдельно формулируются задачи для работы с документами, рождающимися непосредственно в самой компании.
Управляющая компания издает приказы и другую документацию с целью осуществления управления юридическими лицами. Каждое юридическое лицо направляет в Управляющую компанию различные отчеты, ответы и иные документы.
Иногда компании разрабатывают отдельный документ по работе с электронными документами, объединяя в нем все сопутствующие инструкции и регламенты. Называется такой документ «Положение об электронном документообороте».
Кто такие участники документооборота
Документы проверок деятельности ТОО государственными надзорными и контрольными органами и переписка по этим вопросам.
Участники документооборота и остановки на маршрутах документов – сотрудники компании, которые выполняют ту или иную операцию. Рассмотрим их роли и процессы.
Выявив круг корреспондентов, создайте классификатор, по которому вы сможете сразу определять, к какой корреспондентской группе относится данный документ. Например, для органов государственной власти присвойте код 01, для писем вышестоящей организации – код 02, для поставщиков – код 03, для заказчиков – код 04 и т.д. Это поможет упорядочить движение документов внутри организации.
Рассмотрим основные операции каждого потока на схемах 1–3 ниже. На схеме 3 хорошо видно, что операции внутреннего потока складываются из операций исходящего – на этапе подготовки внутреннего документа и входящего потоков – на этапе исполнения.
Что нужно знать про обмен электронными документами
Кроме того, персонал проходит обучение и проверку знаний инструкций по работе в системе электронного документооборота.
В этой статье мы осветим вопросы постановки целей и способов их достижения для выбора оптимальной системы документооборота, рассмотрим преимущества и недостатки вариантов информационных систем и различные способы реализации процессов документооборота холдинговых структур, чтобы каждая компания смогла определить наиболее подходящий для нее вариант.
Систем электронного документооборота может быть столько же, сколько существует видов деятельности. При необходимости можно автоматизировать любой частный документооборот.
Сущность графика документооборота
Организовать системное и эффективное управление документацией – это значит обеспечить прохождение и должное использование документов на каждом из этапов их существования. При этом специфика управления этими событиями определяется не только тем, предприятие это, учреждение или иной вид, но и выбором способа обработки корреспонденции.
В организации существует три потока документов: входящие, исходящие и внутренние. Входящие – все документы, которые поступают в организацию. Исходящие – те, которые отправляют из организации. Внутренние – те, которые создают, а затем исполняют в организации, и они не выходят за ее пределы.
Положения о структурных подразделениях, филиале и представительстве ТОО и должностные инструкции (обязанности) его сотрудников.