Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Лист фонда образец заполнения архива». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Во всяком случае, цифры носят весьма приблизительный характер, и теряется смысл этого учета. К тому же на ведение этой книги времени уходит весьма много. Важно Но раз требуется, то посмотрите здесь образец книги учета поступления и выбытия документов с примером заполнения. Инфо Список фондов ведется, если только организация хранит документы двух и более фондов.
На практике любой документ, фиксирующий заключение договора или проведение сделки, может стать источником ценных данных для заполнения образца исторической справки для архива организации.
Историческая справка становится сводным документом, в котором фиксируются действительно важные для истории организации (и для истории ее архивного фонда) факты и события, причем со ссылками на даты и номера соответствующих подтверждающих документов.
Приложение N 15. Форма карточки постеллажного топографического указателя
Объединенному архивному фонду, образованному из фондов, ранее учтенных самостоятельно, присваивается один из номеров фондов, включенных в состав объединенного.
Изменений совсем немного. Выделим их:
- прокомментировали порядок представления отчета правопреемником после реорганизации;
- добавили некоторые понятия, которые используют при заполнении Раздела 1 формы П-6 (например, кэш пуллинг).
Выделенные из дел с отметкой «ЭПК» документы, подлежащие передаче на постоянное хранение, присоединяются к соответствующим делам постоянного срока хранения или оформляются в самостоятельные дела, включаются в опись дел структурного подразделения, и передаются в архив организации. Остальные документы дел с отметкой ЭПК, не подлежащие хранению, выделяются к уничтожению. При сдаче документов личного происхождения в графе 3 указывается фамилия и инициалы лица, сдавшего на хранение документы, а в графе 5 официальное название фонда личного происхождения.
Неописанные документы и дела (не включенные в опись, утвержденную/ согласованную ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве УР) учитываются в 13 и 14 графах. Учет неописанных документов ведется из расчета 150 листов в одной условной единице хранения.
Чтобы правильно «вести» историческую справку, архив (служба делопроизводства) организации должен стать подразделением обязательной рассылки всех значимых приказов по основной деятельности и личному составу и т.п.
Реестр описей – документ, требующий своего составления при наличии двух или же более описей и, тем самым, служит для систематизации описей в архиве предприятия.
Необходимо иметь в виду, что при передаче фондов в другие архивы, при объединении фондов, выбытии всего объема дел фонда к уничтожению в результате экспертизы ценности документов или в результате утраты фонда в ранние годы в архиве могут появиться освободившиеся номера фондов.
Документы архивного учета. Дело фонда
Если название фондообразователя менялось, то указывается его последнее название на момент поступления фонда, для ликвидированной организации – последнее название. Все последующие переименования вносятся в лист фонда.
Предлагаем подробнее остановиться на передаче документов исполнителю, т.е. сотруднику компании, который в связи со служебной необходимостью временно получил документ из места его постоянного хранения. Прежде всего, следует разграничивать опись передаваемых документов как протокол, или акт приема-передачи, и общий журнал регистрации, или реестр переданных документов.
Все учетные документы централизованного учета в ведомственном архиве должны быть сосредоточены у лица, ответственного за ведение этого учета, а учетные документы хранилищ — соответственно у лиц, несущих ответственность за учет документов в хранилищах. Учетные документы хранятся в хранилище (или специально выделенном помещении) в сейфах или металлических шкафах.
Удобство данного отчета в том, что в том случае, когда документ находится на руках у исполнителя, в отчете «опись документов» будет отражена информация об этом. Причем опись документов можно сформировать как по одному конкретному юрлицу, так и по всем организациям сразу.
Приложение N 11. Форма внутренней описи документов дела
В графе 8 «Краткая характеристика состояния документов» указывается состав поступившей документации: управленческая (упр.), научно-техническая документация (нтд), по личному составу (л/с), личного происхождения (л/п).
Если составляется одно общее предисловие ко всем описям, оно помещается в первой описи и содержит необходимые сведения обо всех описях фонда.
Все последующие изменения в названии и подведомственности организации — фондообразователя вносятся в лист фонда по мере поступления в архив документов фонда.
Если документы фондов, составляющих объединенный архивный фонд, включены в отдельные описи, составляется общее предисловие, в которое включаются все сведения, относящиеся к объединенному фонду и его отдельным фондам и описям, по принципу формирования объединенного архивного фонда.
Все последующие изменения в названии и подведомственности организации — фондообразователя вносятся в лист фонда по мере поступления в архив документов фонда.
Лист фонда — учетный документ, отражающий сведения о названии и номере архивного фонда, количестве, хронологических границах и составе документов фонда и описей на дела и документы фонда.
Форма П-6 в Росстат в 2020 году входит в список отчётов, которые необходимо сдавать некоторым юрлицам. С 2020 года многие формы статотчетности обновлены, в том числе форма П-6. Где взять актуальный бланк формы и как корректно его заполнить? Что нового увидит бухгалтер в данном бланке? Ответы на эти вопросы и образец заполненной формы П-6 в 2020 году вы найдете в нашей статье.
Лист фонда ведется во всех категориях архивов, при этом, это главный учетный документ для средних и мелких архивов организаций.
Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые, отчетные документы в последовательности от наибольшего периода — к наименьшему (годовой план (отчет), полугодовой план (отчет), квартальный план (отчет) и т.д.).
Лист фонда включает сведения о названии (переименованиях) фонда, местонахождении фонда, количестве неописанных и описанных поступивших и выбывших материалах (единицах хранения) и суммарном количестве ед. хр. по каждой описи и фонду в целом.
Приложение N 34. Форма описи фонодокументов граммофонной записи (грампластинок)
Лист фонда составляется на каждый архивный фонд и отражает все изменения в составе и объеме фонда, а также изменения в названии фондообразователя с момента поступления фонда в архив.
Кроме того, есть и иная классификация, так, в АО отдельными пунктами регистрируются дела:
- постоянного хранения;
- временного (более 10 лет) хранения;
- по личному составу;
- особо ценные.
Такой реестр передачи документов составляется по утвержденному образцу в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон. С помощью него можно передать как один документ, так и несколько сразу.
Все данные по истории учреждения приводятся с обязательными ссылками на соответствующие документы. Если при составлении исторической справки были использованы документы организаций, фонды которых хранятся в ГА РФ, ссылки даются на эти фонды.
Приложение N 28. Форма листа фонда
При утверждении ЭПК ГА РФ новых годовых разделов описей вместе с разделом обязательно представляется «Дополнение к исторической справке». Оно составляется к фонду организации, независимо от того, какие документы включены в опись (учреждения в целом или какой-либо его структурной части).
Структура архивных учреждений России, органы управления архивным делом: Росархив-федеральный орган исполнит.
Все поступающие в архив документы вносятся в книги учета поступлений документов на основании акта приема-передачи документов на хранение, отдельно за период до 1917 г. и период после 1917 года в хронологической последовательности. В пределах года каждое поступление получает один порядковый номер независимо от того, состоит ли оно из одного или нескольких фондов.
В книгу поступлений в хронологической последовательности заносятся все поступления независимо от того, является поступление первичным или вторичным. При ведении книги необходимо обратить внимание на следующие моменты: сдатчик-фондодержатель может не совпадать с фондообразователем, в таком случае следует указать их обоих. Необходимо охарактеризовать состав и состояние документов, а также годы.
Широкое распространение персональных компьютеров дает возможность применения современных информационных технологий в архивах при подготовке архивных описей с использованием ПК.
В данной статье мы поговорим, какой минимальный набор учетных документов необходимо иметь в ведомственном архиве предприятия.
Методические рекомендации не содержат положений относительно технологии работы с электронными документами в архиве организации при применении иных способов хранения электронных документов. Файл текстовой версии: 4,5 кб Приложение N 28 к Приказу Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10.09.2007 N 1273 Формат A4 (210 x 297) Лист фонда – документ, целесообразность составления которого появляется при первом поступлении фонда, где фиксируется прием и выбытие всех единиц хранения фонда в архиве организации.
Ежегодно в книге учета поступления и выбытия документов подводится итог количества поступивших и выбывших за год документов (дел). Если количество дел не изменилось, то делается соответствующая запись.
Проверяется правильность действий сложения и вычитания ед. хр. поступивших и (или) выбывших из фонда.
Приложение N 35. Форма описи фонодокументов магнитной записи
В электронном виде номенклатура дел организации может быть представлена на корпоративном внутреннем портале.
Которые делаются в конце каждой описи или в конце каждого тома, названия всех разделов. Название учетного документа, вошедших в его состав.
Графа «Примечание» используется для отметок об особенностях формирования и физического состояния дел, о передаче дел и т.п. Если информации на обложке дела недостаточно для заполнения формы описи, в справочных целях используют номенклатуру дел. Каждое отобранное для архивного хранения дело включается в сдаточную опись под самостоятельным порядковым номером.