Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформлять приказы в организации». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Обратите внимание! По указанным параметрам форсируют приказы по основной деятельности и административно-хозяйственым направлениям.
Виды приказов в организации делятся только на два типа – по основной деятельности и по личному составу. Вместе с изменением трудового законодательства претерпело изменение и отношение к применению некоторых форм документов, в том числе и приказов. Так что, можно теперь не применять принятые формы Т-1, Т-2 и т.д.? Как их систематизировать, хранить и менять форму сейчас разберёмся.
Но актуальными они быть не перестали, ведь зачем изобретать новые виды или формы документов, если есть уже адаптированные под каждый вид деятельности? Можно либо пользоваться уже принятыми, либо утвердить свои формы документов.
Приказ и распоряжение: в чем сходство и отличия
Текст приказа по основной деятельности должен иметь краткий заголовок, который выравнивается по центру листа. Он отвечает на вопрос «о чем?» и пишется без кавычек – Об утверждении положения …, О назначении ответственного … и т.д.
Обычно текст начинают с изложения причин, основания подготовки приказа (преамбула). Распространенные варианты начала – «В целях…», «В соответствии…», «Во исполнение…» и т.п.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.
А есть приказы, характерные только для организаций определенного вида деятельности. Например, все банки обязательно издают приказы об укрепленности помещений, о курсе валют и т.д.
Приказ подписываем директором и указанными в нём лицами. После этого документ помещается в дело, а копии раздаём всем заинтересованным.
Самые важные изменения этой весны!
Дабы не перегружать себя лишними делами, утверждайте только те формы, которые действительно вам нужны, ничего лишнего.
На заметку! Для приказов по основной деятельности обычно кадровики применяют цифровой код. Некоторые организации добавляют буквенный индекс, например, приказ № 1-ОД.
Перечислить не только все виды приказов по основной деятельности организации, но и общие тематические группы не представляется возможным в связи с тем, что производственная деятельность в каждой организации обладает собственной спецификой.
Приказы в организации: виды и особенности оформления
В текст приказов по основной деятельности включают перечисление предписываемых действий. Здесь важна конкретика и возможность последующего контроля исполнения.
Исчерпывающий список книг и журналов учета, которые в обязательном порядке должны вестись кадровой службой, приведен в Перечне типовых управленческих архивных документов…, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее — перечень № 558).
Такие правила установлены в пункте 3.2.1.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.
Приказы по основной деятельности. К этой категории относят все распорядительные акты, обеспечивающие нормальную деятельность компании.
Приказ по основной деятельности издается руководящим лицом и служит для обеспечения основной и оперативной деятельности компании. Данные приказы выпускаются в целях реализации принимаемых управленческих решений и ведутся отдельно от приказов иных групп.
Констатирующая часть в приказах отделяется от распорядительной словом «ПРИКАЗЫВАЮ:», а в распоряжениях – словом «ПРЕДЛАГАЮ:» или «ОБЯЗЫВАЮ:». Данные слова печатаются с новой строки от поля прописными буквами.
Регистрационный индекс состоит из:
- порядкового номера документа в пределах определенного массива (например, отдельно нумеруются приказы по основной деятельности и по личному составу, договоры, инструкции и т. п.);
Если основанием для издания приказа или распоряжения послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной организацией, в констатирующей части указываются его наименование, дата и номер. При этом могут быть использованы формулировки типа «На основании», «Во исполнение», «В соответствии с».
Регистрационный индекс состоит из:
- порядкового номера документа в пределах определенного массива (например, отдельно нумеруются приказы по основной деятельности и по личному составу, договоры, инструкции и т. п.);
При принятии каких-либо решений внутри организации руководство должно издавать приказы, чтобы это имело официальный характер, и все сотрудники ознакомились с нововведениями.
Приказы по личному составу — это какие приказы (виды)?
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Ведь приказ издается не для того, чтобы его тайно хранить в сейфе. Есть «специальные люди» в службе делопроизводства, в обязанности которых входит дальнейшая работа с приказами организации после их подписания.
Все виды работ с приказами по личному составу требуют отдельного разговора, и в большей степени касаются не делопроизводственных, а кадровых процессов. Поэтому в нашей статье остановимся только на одной группе приказов – по основным вопросам деятельности.
В бланке приказа указывается полное наименование организации (в т.ч. полностью организационно-правовая форма), а ниже в скобках – сокращенное наименование, если таковое имеется и закреплено в Уставе (в Примере 2 это аббревиатура «ВНИИДАД», в Примере 4 – ЗАО «СПК-Самара»).
Наименование вида документа (слово «ПРИКАЗ») принято писать по центру прописными буквами через 2–4 межстрочных интервала после наименования организации.
В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительного документа.
Они определяют порядок выполнения определенных функциональных обязательств, закрепляют юридические факты, такие как трудоустройство, увольнение, повышение разрядов, категорий. С помощью приказов утверждаются положения, инструкции, правила и другие организационные мероприятия.
Помните, приказы – это распорядительные документы на основании которых строится вся деятельность компании, устанавливаются определенные правила, регламенты, порядки выполнения работы, фиксируются важные юридические факты.
Какие внутренние документы должны быть у организации
По статистике от правильности функционирования формализованного администрирования зависит успешность работы компании. К нему относится, в том числе, правильное составление приказов и других документов.
Если вы не хотите пользоваться принятыми формами, а разработать свою, или адаптировать унифицированную под себя, нужно придерживаться правил. Согласно Инструкции ФТС, приказы должны содержать:
- название фирмы;
- дату и номер приказа;
- заголовок (например, «Об утверждении штатного расписания»);
- текст;
- подпись директора;
- отметки о согласовании или ознакомлении;
- отметка об исполнителе (обычно пишется мелким шрифтом внизу страницы).
Правила создания:
- приказ может быть написан, как от руки, так и создан на компьютере и распечатан;
- необходимый формат документа А4;
- проект, подготовленный к одобрению, обязательно подписывается: «проект»;
- согласование осуществляется методом визирования. Если проект не прошел одобрение, то обязательно описывается причина отказа.
Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003.
А вот организационно-распорядительные документы, то есть распоряжения по хозяйственной части и основной ветке деятельности, всегда составлялись в свободной форме, и на данный момент это не изменилось.
Руководствуясь положениями перечня № 558, в качестве примера можно обозначить следующие тематические группы приказов по основной деятельности:
- об определении структуры организации и ее изменении;
- введении, утверждении и изменении локальной документации (инструкций, правил, распорядков и т. д.);
- определении штатного расписания и его изменениях;
- организации новых филиалов, представительств и упразднении существующих;
- создании коллегиальных и совещательных, контрольных (ревизионных), научных, экспертных, методических, консультативных органов;
- утверждении планов развития деятельности;
- осуществлении контроля за текущей деятельностью предприятия;
- определении финансовой политики организации;
- определении научно-технической политики деятельности;
- установлении режима функционирования предприятия и внесении изменений в него;
- принятии регламента проведения конкурсов на замещение вакантных должностей, организации воинского учета, комплекса мероприятий по гражданской обороне, охране труда и т. д.
С этого периода формы унифицированного характера больше не действуют, и на них распространяется общий порядок.
Существует несколько разновидностей приказа, среди них:
- административно-хозяйственные;
- основной деятельности, затрагивающие основное положение деятельности любого производства;
- по личному составу: наем работников, увольнения, отпуска, командировки и т.д.
Для издания любого типа такого документа необходима определенная подготовка, которая состоит из таких шагов:
- инициирование издания;
- сбор информации;
- создание проекта;
- согласование;
- правильность оформления;
- подписание;
- доведение до сведения исполнителей и ответственных лиц.
Приказы по основной деятельности каждая организация в процессе своей деятельности использует весьма активно. Эта статья ответит на вопрос как правильно составить приказ, чтобы оформление приказов соответствовало нормам делопроизводства. С конкретными примерами можно ознакомиться в разделе «Образцы приказов».
По нашему мнению, краткие заголовки лучше смотрятся выровненными по левому краю, а длинные, занимающие несколько строк, – центрированными.
Действия, которые меняют эти документы
Как правило, к порядковому номеру такого приказа не добавляются буквенные индексы, но в зависимости от устоявшегося в конкретной организации документооборота возможен и такой вариант (см.
Ответственное лицо должно разбираться в том, по какой структуре необходимо составлять данные документы, какие особенности есть у разных бумаг, и на протяжении какого срока нужно будет хранить готовые бланки. Сведения об управленческом действии передают глаголом в неопределенной форме и дополнением с обозначением объекта действия.