Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Хранение бухгалтерских документов в организации». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Нас, конечно, волнует не историческая ценность документов организации, а то, что отсутствие нужных бумаг, особенно по учету и кадрам, может создать сложности при прохождении проверок и привести к финансовым санкциям, проще говоря, к штрафам.
Сроки хранения документов бухгалтерского учета закреплены в законе «О бухучете» № 402-ФЗ, а также в специальном перечне, утвержденном приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.
Разберемся, зачем вообще хранить бланки, отчеты и регистры, а также что делать, если сроки хранения по закону и по перечню не соответствуют.
Разрешающие документы организации и ИП на определенные виды деятельности
То есть для целей налогового учета хранить первичные документы, подтверждающие формирование первоначальной стоимости по амортизируемым ОС и НМА, надо как минимум четыре года после их полной амортизации. При этом специалисты финансового ведомства также отмечают, что согласно Перечню документы об определении амортизации ОС хранят постоянно.
Программа ВЭД-Декларант поможет эффективно оформлять любые документы, связанные с таможенным декларированием товаров.
Указание № 2346-У разрешает хранить распоряжения по начислению процентов в электронном виде, что значительно облегчает этот участок документооборота и является давно ожидаемым нововведением.
Документы, подтверждающие убыток, переносимый на будущее, необходимо хранить в течение всего срока, пока предприятие уменьшает налогооблагаемую прибыль на сумму ранее полученного убытка.
За непредоставление подтверждающих бланков, чеков, ордеров и прочих регистров предусмотрена ответственность. Например, налоговики оштрафуют за каждый непредоставленный документ на 200 рублей. Если компания крупная, то совокупная сумма штрафа может исчисляться десятками тысяч рублей. Подробнее о штрафах читайте ниже.
ИП-работодатели в отношении ведения кадровой документации имеют те же обязанности, что и работодатели-организации.
Например, по документам, связанным с расчетными операциями, одни бухгалтеры комплектуют все выставленные в адрес предприятия счета с договорами, другие – с платежными документами, третьи – складывают счета в отдельные папки в разрезе учетных регистров.
Приказы по личному составу группируют в дела в соответствии с установленными для них сроками хранения. Документы в личных делах располагают в хронологическом порядке по мере поступления; лицевые счета по заработной плате работников группируют в отдельные дела и располагают в них по алфавиту фамилий, имен и отчеств.
Сколько лет хранить бухгалтерские документы и другие документы. Декларации, страховые взносы в ФНС РФ, ФСС РФ. Хранение и уничтожение документов.
Лист записи в ЕГРЮЛ (для ООО) или в ЕГРИП (для ИП). С июля 2013 года подтверждением государственной регистрации является лист записи в ЕГРЮЛ (или в ЕГРИП). Ранее этот документ назывался Свидетельством о внесении записи. Что касается выписки из ЕГРЮЛ (ЕГРИП), то хранить их не нужно.
Сколько хранить первичные документы, отчеты по налогам, счет-фактура, база данных по бухучету ? Как хранить и уничтожить документы. Росархив. Ответственность за хранение документов. ПЕРЕЧЕНЬ ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИЙ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ Федеральная архивная служба России Правила хранения документов в бухгалтерии.
Хранение первичной бухгалтерской документации
Обработанные бухгалтерские документы могут храниться как в самой организации, так и в специальных учреждениях – государственных и частных архивах. Вопрос о выборе места хранения документов решает руководство предприятия. Порядок хранения бухгалтерских документов непосредственно в организации устанавливает главный бухгалтер.
Естественно, со временем объемы архивов любой организации увеличиваются, для их размещения требуются новые помещения.
Обязанность собирать и хранить документы организации установлена законом N 125-ФЗ от 22 октября 2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации». Согласно ему организации и ИП обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе кадровых. Перечень архивных документов приведен в Приказе Минкульта РФ от 25 августа 2010 г. N 558, состоит он из 12 разделов и содержит 1003 пункта.
Такая возможность прямо предусмотрена в отношении первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета (п. 7 ст. 9 и п. 1 ст. 10 Закона № 129-ФЗ). Кроме того, в статье 314 НК РФ указано, что регистры налогового учета ведутся на бумажных носителях, в электронном виде или любых машинных носителях.
Обязанность собирать и хранить документы организации установлена законом N 125-ФЗ от 22 октября 2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации». Согласно ему организации и ИП обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе кадровых. Перечень архивных документов приведен в Приказе Минкульта РФ от 25 августа 2010 г. N 558, состоит он из 12 разделов и содержит 1003 пункта.
В справочной информации приведены сроки хранения наиболее распространенных документов организаций, установленные Перечнем типовых управленческих архивных документов, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, а также сроки хранения документов, не вошедших в указанные выше перечни и установленные федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
Сколько лет хранить бухгалтерскую документацию
Архив важен сам по себе уже потому, что переговоры, сделки, решения трансформируются в документы, по которым могут определяться достоверность и законность ведения бизнеса.
В Указании № 2346-У организации архива уделено особое внимание. В Приложении 3 к Указанию № 2346-У изложены требования к информации, которая включается в регламенты ведения фондов единиц хранения.
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв.
Хранение бухгалтерских записей в виде строки выписки из лицевого счета с возможностью получения из них программным путем необходимой формы документа позволит экономить объем носителей информации в будущем.
Любой бухгалтер знает, что каждый документ, оформленный в компании или полученный от контрагентов, имеет свою ценность и должен быть сохранен. На основании сведений, содержащихся в первичных документах, ведется бухучет и составляется бухотчетность. Проверка данных бухучета и бухотчетности всеми контролирующими инстанциями осуществляется по первичным документам.
Штрафы и Ответственность за нарушение правил и сроков хранения документов
Таким образом, решая судьбу накладной, баланса или бухгалтерской справки, необходимо исходить в первую очередь из сроков, обозначенных в перечне. При этом период их хранения не может быть менее 5 лет.
Отсутствие у налогоплательщика первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского учета расценивается как грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения.
Для пятилетнего срока хранения большинства этих документов предусмотрено условие – проведение проверки или ревизии, а иногда еще и исключения. Например, 75 лет следует хранить документы о зарплате, если отсутствуют лицевые счета.
Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ сказано, что первичные учетные документы, регистры бухучета, бухгалтерскую отчетность, а также аудиторские заключения о ней нужно хранить в течение того периода, который установлен правилами архивного дела.
Сроки, в течение которых хранят документы по личному составу, указаны в статье 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ и перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором их составили (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).
Правила работы с первичкой следует определить в зависимости от вида документов. Например, первичные бланки могут быть оформлены не только на бумажных носителях. Электронная форма становится все популярнее. Для каждой категории бумаг разработайте индивидуальный алгоритм на хранение первичной бухгалтерской документации и ее обработку.
Разберемся в ситуации на примере. Допустим, что в перечне № 558 для определенного бланка указан срок в четыре года, то хранить этот бланк нужно пять лет. Почему? Такие указания содержит закон № 402-ФЗ.
Документы (протоколы, доклады, стенограммы, постановления, резолюции, перечни участников и др.) о проведении общих, отчетно-выборных конференций, собраний, пленумов, бюро, советов и др.
Документы по отдельным вопросам и видам деятельности
Документы, срок хранения которых истек, организация вправе уничтожить самостоятельно (разорвать вручную или с помощью шредера, выбросить, сжечь) или передать на утилизацию в специализированную компанию, занимающуюся переработкой вторичного сырья. Перечень документов, подлежащих уничтожению или утилизации, утверждается руководителем организации.
Законодательные нормативы определяют лишь общие рекомендации по организации хранения документации в учреждениях. Индивидуальные принципы должны быть закреплены в каждом экономическом субъекте самостоятельно. В организации следует утвердить специальный порядок или правила хранения бухгалтерской документации.
Порядок хранения первичных и выходных документов, на машиночитаемых носителях определен в соответствующих нормативных положениях и руководствах, регламентирующих ведение бухгалтерского учета в условиях автоматизации обработки экономической информации.
Обеспечить сохранность данных необходимо в течение конкретного времени. Если этого не сделать, то проблем с ФНС не избежать.
Сроки хранения документов организации и ИП
Прием документации должен быть тоже задокументирован. Для этого делается соответствующая запись в специальном регистрационном журнале. Графы регистра раскрывают информацию о фактическом поступлении бумаг (количество, наименование и индексы дел, ответственные и дата передачи).
Предусмотрите правила хранения первичной бухгалтерской документации и внедрите их на предприятии:
- Хранение первички в электронном формате должно производиться путем создания резервной копии данных.
- Сведения в резервной копии формируются в хронологическом порядке.
- Информация должна быть сгруппирована по категориям и видам формуляров для удобства работы.
- Резервная копия создается за отдельный период времени, продолжительность которого определяется фирмой самостоятельно. Например, отчетный квартал, полугодие или год.
- Информация подлежит записи на внешний носитель данных. Например, диск, флешка или внешний жесткий диск.
- Информация удостоверяется электронной подписью уполномоченного лица. К примеру, ЭП главного бухгалтера.
- Внешний носитель следует подписать. Например, на лицевой стороне диска указать следующие реквизиты:
Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.
За истекшие периоды работы бухгалтерии в шкафах и подсобных помещениях накопилось несчетное количество папок с документацией. Настало время с ними разобраться.
Сроки хранения документов компании в 2018 году
Информация о сроках хранения документов государственными и муниципальными учреждениями в справочном материале не приводится. Если компания уничтожает документы собственными силами, этот факт она оформляет отдельным актом об уничтожении документов. Поскольку унифицированной формы нет, он тоже составляется в произвольной форме. Отметим, что уничтожение документов по истечении срока хранения является правом, а не обязанностью организации (см. письмо Минфина России от 18.10.2005 № 03–03–04/2/83).