Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Автоматизированный научно справочный аппарат архива». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Ведение архивами БД «Архивный фонд» оценивается двумя основными показателями — числом архивов, использующих эту программу, и объемом введенных данных. Приведем данные на 2005 г. По охвату системой архивной отрасли цифры таковы.
Имеются лишь немногочисленные публикации, главным образом сотрудников Архива Академии наук, в которых освещены отдельные элементы научно-справочного аппарата к документальным комплексам Архива РАН. Так, в исследованиях А.А.Куника13, П.П.Пекарского14, В.С.Иконникова15 по истории Академии наук до 1917 года имеются разрозненные сведения о составе учетно-справочного аппарата Архива Академии наук.
В работе Б.Л.Модзалевского16 впервые была дана оценка состояния учетно-справочного аппарата архива в XVIII–XIX веках, отмечено несовершенство систематизации документов по рубрикам и сформулирована задача создания алфавитных карточных каталогов в Архиве Академии наук, предложены принципы систематизации карточек в каталогах.
Международный стандарт архивного описания
Новые принципы построения системы НСА как иерархии классов справочников, четко разделенных по уровням и объектам описания, стали результатом интеграции архивоведения и информатики и возникновения информационного подхода в архивоведении. Этот процесс сопровождался стандартизацией и формализацией требований к составу описательных статей различных видов справочников.
К фондам, содержащим многостороннюю, межотраслевую информацию, открывающим широкие возможности использования, формируется развернутая система НСА, которая должна обеспечивать быстроту, точность и полноту многоаспектного поиска.
Описание документов архива осуществляется на трех уровнях: фонд, единица хранения (дело), документ. В зависимости от уровня единицей описания является фонд, дело, документ. Описание имеет свою структуру и состоит из отдельных элементов.
Вопросы истории и состава научно-справочного аппарата архива в 1960–1980 гг. затрагивались в работах многолетнего директора Архива АН СССР Б.В.Левшина.
«Автоматизированный научно-справочный аппарат архива» в книгах
В работе известного архивиста, директора Архива АН СССР в 1930–1950-е гг. Г.А.Князева18 обобщен имевшийся к тому времени опыт работы Архива Академии наук, в том числе и по созданию и совершенствованию учетно-справочного аппарата к документальным комплексам.
Дальнейшее совершенствование методики создания отдельных типов справочников с учетом их взаимодействия и взаимодополняемости в системе НСА архива.
При необходимости в описательную статью включаются дополнительные сведения о местонахождении оригиналов; о наличии архивных документов фондообразователя в составе других архивных фондов и местах их хранения, библиография и др.
Электронный научно- справочный аппарат архивов: новый этап в развитии
Информатизация архивов на основе персональных компьютеров типа IBM PC, применение магнитных и оптических носителей информации, сетевых технологий и технологий оцифрования. Именно на этом этапе начинается стихийная массовая компьютеризация архивов, прикладное программное обеспечение (ПО) разрабатывается по всем направлениям их работы.
Описательная статья описи включает: порядковый номер единицы хранения, единицы учета; делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер; заголовок единицы хранения, единицы учета, крайние даты документов, количество листов в единице хранения; язык, указание на подлинность, копийность, способ воспроизведения, степень сохранности документов, внешние особенности.
Документы, подлежащие передаче на постоянное хранение, передаются в государственный архив вместе с автоматизированным научно-справочным аппаратом.
Разновидностью АНСА являются полнотекстовые БД, содержащие тексты документов, их цифровые копии. АНСА реализует все функции традиционной системы научно-справочного аппарата архива (НСА) и представляет по сравнению с традиционным НСА более широкие возможности оперативного и многоаспектного поиска архивных документов, представления его результатов.
Для обеспечения доступа к архивным документам архив предоставляет пользователю справочно-поисковые средства к ним (совокупность описаний архивных документов, представленных в архивных справочниках, предназначенных для поиска архивных документов и содержащейся в них документной информации).
Указатели к архивным справочникам могут быть тех же видов и иметь ту же структуру, но в поисковых данных ссылки даются на страницы или разделы (для каталогов) справочника.
Ключевые слова, характеризующие объект описания, вводятся в систему в процессе описания или после его завершения. Ключевые слова дают пользователю возможности быстрого поиска информации на уровне фонда, описи, дела, документа.
Объектом описания для обзора фонда является документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета одного фонда. Объектом описания для тематического обзора по документам архива является документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета одного фонда (части фонда, группы фондов) архива по определенной теме.
Поиск информации по полнотекстовым базам данных, включающим полные тексты материалов (архивные документы, журнальные статьи, книги, законодательные акты) предусматривает обращение пользователя прежде всего к реферату (введению) и заголовкам разделов документа с переходом, при необходимости, к соответствующему тексту.
Поле РКК «номер дела по номенклатуре» является связующим поисковым реквизитом при переходе от поиска информации на уровне документа к поиску на уровне дела.
Архивные справочники на сайте ОГУ ГАСО
Аннотируются уникальные и особо ценные документы, а также документы, которые могут служить предметом самостоятельного поиска, наличие которых в данном деле не может быть определено по его заголовку, имеющие справочное значение, содержащие сведения по личному составу и др.
Архивные справочники делятся на типы, определяемые их целевым назначением: архивная опись, архивный каталог, путеводитель, обзор, указатель, база данных. Каждый из этих типов имеет виды и разновидности.
Некоторые архивы создают базы данных и по фондам современных органов власти и управления – городских, районных администраций.
Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессонального образования «волгоградский государственный университет» Е. В.
Автоматизированный научно-справочный аппарат архива — комплекс электронных справочников (база данных описаний документов), предназначенных для эффективного поиска архивных документов и информации.
Если пользователь осуществляет поиск информации по номенклатуре дел, а ему требуется перейти к конкретному документу, автоматически могут создаваться перечни документов, вошедших в дела.
Библиография включает список опубликованных и неопубликованных справочников по фонду и документальных публикаций, выполненных на его основе.
Основные задачи архивной службы предприятия — это обеспечение хранения документации и оперативное предоставление необходимой информации о текущей деятельности предприятия и, как следствие, обслуживание огромных информационных ресурсов.
Программное обеспечение, разрабатываемое «ВНИИДАД», появилось на рынке в 1999 г. Задача была поставлена институту в рамках правительственной программы «Электронная Россия». Естественно, что данное программное обеспечение ориентировано на государственные, муниципальные архивы-учреждения государственной архивной службы.
Схемы построения путеводителей
К основным недостаткам справочников можно отнести их оформление и структуру, выбор уровня описания, способы унификации описаний, распределение фондов для индивидуального и группового аннотирования. Аннотации зачастую содержат лишь перечень видов документов, а исторические справки — даты существования и функции фондообразователей.
Краткий анализ методики составления различных видов карточных каталогов (предметного, систематического, именного) в Архиве Академии наук представлен К.И.Рудельсон в специальной работе по вопросам каталогизации документов в архивах СССР20.
Приближается время доказывать, почему некоторые справочники следует публиковать также и в традиционной форме.
Реферат: Автоматизация информационной деятельности научно-справочного аппарата
К тематическому обзору должны быть составлены список фондов, информация о которых содержится в обзоре, и библиография по теме.
Автоматизированный научно-справочный аппарат предоставляет по сравнению с традиционным НСА более широкие возможности оперативного и многоаспектного поиска архивных документов. Функции НСА выполняются с помощью процедур поиска информации, представления результатов поиска для экранного просмотра или в виде файлов и распечаток, формирования текстов справочников.
Сведения по истории фондообразователя включают: даты его образования, переименования, реорганизации, ликвидации, ведомственную принадлежность, структуру и функции, названия организации-предшественника и правопреемника.
В электронной описи содержатся реквизиты описания информации на уровне дела. Обязательными реквизитами описания являются: порядковый номер записи (номер дела), индекс дела, заголовок дела, указание на подлинность (копийность), крайние даты документов, количество листов в деле, аннотация документов.
Автоматизированный (электронный) научно-справочный аппарат (НСА) архивов — совокупность описаний документов, помещенных в базы данных, автоматизированных средств поиска информации и представления результатов поиска.
Если в традиционном НСА виды и разновидности каталогов (систематический, тематический, именной, по истории учреждений и др.) связаны между собой системой отсылок, то в автоматизированном режиме формируется один электронный каталог, содержащий описание на уровне документа или дела.
Если пользователь осуществляет поиск информации по номенклатуре дел, а ему требуется перейти к конкретному документу, автоматически могут создаваться перечни документов, вошедших в дела.
Историческая справка состоит из разделов: история фондообразователя, история фонда, характеристика документов фонда.