Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Обмен документами в электронном виде между организациями». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Укажите, пожалуйста, круг Ваших профессиональных интересов, и мы будем присылать только по-настоящему важную Вам информацию.
Как работает электронный документооборот через Диадок? Для пользователей работа в веб-версии Диадока схожа с работой с электронной почтой.
В ящике организации есть папки «Входящие», «Исходящие», «Черновики», «Удаленные» и другие, обусловленные тем, что в данном случае речь идет о работе с юридически значимыми оригиналами: «Требующие обработки», «Обработанные», а также кнопки «Согласовать», «Подписать и отправить» и т.д.
Электронный документооборот и отчетность
Образец письма-сообщения (приводится только текст, оформление письма аналогично примеру выше по ссылке) Еще пример письма-сообщения ОАО «Пурпур», рассмотрев Ваше предложение по размещению документов структурных подразделений общества в архивном центре по адресу г.
При этом следует помнить, что негласные правила деловой переписки говорят о том, что ответ на подобного рода послания также должен быть разделен на пункты.
Важно понимать, что существует два вида документооборота — внутренний (СЭД) и внешний(ЭДО). ЭДО и СЭД так разделяют в принципе эти понятия в РФ. То есть если вы ищете систему для обмена с контрагентами, то вам нужно искать ЭДО, если для внутреннего документооборота то СЭД.
Если вы и ваш контрагент организовали на своих предприятиях формирование электронных документов по установленным форматам, необходимо технически обеспечить ваше с ним электронное взаимодействие. Как это сделать?
Если документ требует двусторонней подписи и не вызывает вопросов у получателя, получатель подписывает его. В этот момент Диадок, так же как и при отправке, автоматически проверяет его сертификат.
Далее, при развитии компьютеров и их массовом использовании, в рамках документооборота между различными субъектами хозяйствования начали применяться различные технические решения. Малозначимая с точки зрения юриспруденции документация, но необходимая для коммуникации, например — проекты договоров, коммерческие предложения, прайс-листы стали активно отправляться по электронной почте.
Если в технологических документах фиксируется дата выставления, то в самом электронном документе проставляется дата составления. Для электронного счета-фактуры эти даты могут быть разными, в то время как в бумажном документе они не различаются.
Автоматизация процессов может занять от нескольких месяцев до нескольких лет. Однако и преимущества очевидны: организация сможет мгновенно обмениваться электронными документами со своими клиентами, поставщиками, партнёрами, подразделениями, экономя время.
Сейчас электронный документооборот между организациями может параллельно существовать в нескольких формах. Наиболее простым и не требующим практически никаких дополнительных действий способом документооборота можно назвать передачу друг другу информации посредством электронных каналов связи — электронной почты или мессенджеров. Однако с развитием технологий стали возникать и иные способы передачи информации — в электронном виде. Радиосвязь не могла полноценно использоваться для ведения документооборота, как и телефония, хоть и значительно упростила различные простые методики взаимодействия.
Если у вас есть сертификат электронной подписи, вы можете прямо сейчас начать получать документы удобным для вас способом. Цена исходящих документов зависит от выбранного тарифа.
Новости и разборы законодательства, подарки, полезные статьи, приглашения на бесплатные вебинары. Без спама.
При электронном документообороте в электронном виде создаются не электронные копии бумажных документов, а именно оригиналы. Сегодня составление электронных документов предлагают большинство бухгалтерских программ.
Длительное время единственным способом обмена документацией между различными сторонами самых разнообразных взаимоотношений, было использование определенных бумаг или иных письменных документов. Подобный способ обмена документацией использовался издревле и длительное время был единственным способом гарантированного обмена юридически значимой информацией между различными лицами.
Какие требования выдвигает налоговая служба по Электронному документообороту (передача, хранение и прочее) для юридических лиц и предпринимателей?
Длительное время единственным способом обмена документацией между различными сторонами самых разнообразных взаимоотношений, было использование определенных бумаг или иных письменных документов. Подобный способ обмена документацией использовался издревле и длительное время был единственным способом гарантированного обмена юридически значимой информацией между различными лицами.
Основные законодательные акты в сфере ЭДО:
- ФЗ «Об электронной подписи» от 6 апреля 2011 года №63-ФЗ. Регулирует применение электронной подписи, устанавливает порядок пользования данным инструментом.
- Приказ Минфина от 10 ноября 2015 года №174н. Посвящен порядку выставления и получения счетов-фактур в электронной форме.
- Налоговый кодекс РФ.
Если пользователям приходится работать в ненастроенной системе, то процесс ЭДО отличается от того, что принят в организации.
Электронный документооборот может быть удобен контрагентам, которые часто обмениваются большим количеством бумаг. При работе с такой системой можно создать сразу же оригинал документа и, подписав его электронной подписью, отправить партнеру.
На сегодняшний день форматы есть для счета-фактуры, корректировочного счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, а также для акта приемки-сдачи работ (услуг) и товарной накладной по форме ТОРГ-12.
Первыми на электронный документооборот перешли не отдельные компании или ИП. Система электронного документооборота в ее современном виде затронула большинство бизнесменов десяток лет назад, когда налоговые органы и внебюджетные фонды стали вдруг требовать от налогоплательщиков и страхователей представлять не бумажную отчетность, а ее электронные образы.
6. Электронный документооборот в государственных закупках
Преимуществами электронного документооборота компании стали пользоваться не только при взаимодействии с контролирующими органами, но и внутри бизнес-сообщества между собой.
Обратите внимание! При использовании неквалифицированной ЭП сертификат ключа проверки ЭП может не создаваться, если соответствие подписи указанным признакам может быть обеспечено без использования такого сертификата.
Если документ требует двусторонней подписи, получатель также подписывает его электронной подписью или отказывает в подписи и запрашивает корректировку. Движение документа отправитель может отследить благодаря статусам: «Отправлен», «Получен», «Подписан», «Отказано в подписи».
Система обеспечивает юридическую значимость передаваемых документов в соответствии со всеми требованиями текущего законодательства РФ.
Неквалифицированный сертификат можно использовать только для доступа в систему и просмотра документов. Для подписания документов и отправки контрагенту необходимо получить квалифицированный сертификат электронной подписи.
Постановлением Правительства №1137 от 26.12.2011г. определены правила заполнения и новые формы счета-фактуры, и ряда других учетных документов. Обмен счетами-фактурами в электронной форме по специальной связи производится в определенном формате, который утвержден приказом ФНС России от 30.01.2012 № ММВ-7-6/36@.
И только после этого он сумел разобраться в сути моих предложений и одобрил план работ. В процессе обсуждения я понял, что по этой тематике очень мало написано простым языком для широкого круга читателей.
Все вносимые законодательством изменения во взаимодействие между контрагентами, несомненно, имеют ряд преимуществ.
Электронный документооборот между организациями — что это такое
ЭП. Его выдает удостоверяющий центр в виде электронного документа или документа на бумажном носителе.
С 2002 года Федеральным законом № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» бумажные и электронные документы были приравнены по своей юридической силе, но в июле 2013 года этот нормативный акт недействителен.
Поэтому счет-фактура подлежит регистрации в книге продаж в том налоговом периоде, на который приходится день отгрузки, т.е. во втором квартале.
Вероятно, в акте нужно указать, на основании чего принимается решение о приостановке деятельности. И акт…
В 2014 году, начиная с 1-го отчетного периода, пенсионный фонд осуществил переход на единую форму отчетной документации.
Приказ Федеральной налоговой службы от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138@ определил, в каком формате должны быть некоторые бухгалтерские учетные документы для обмена и предоставления в налоговые органы.
Для этого ей нужно внести изменения в учетную политику, издать приказ о введении ЭДО, заключить соглашение об обмене электронными документами, создать рабочую группу, назначить ответственных лиц.
Такая система эффективна и жизнеспособна только в том случае, если обе стороны электронного документооборота согласовали свои действия и технически готовы обмениваться электронными документами.
Следующую позицию по сложности занимает вопрос о представлении электронных документов по требованию налоговой инспекции (63% неправильных ответов). На самом деле, это не удивительно — несмотря на техническую готовность ИФНС принимать электронные документы, широкого распространения практика представления документов через интернет пока не получила.
Как правило, соглашение разрабатывает компания, предложившая контрагенту обмениваться документаций при помощи системы ЭДО. При желании контрагент может предложить внести какие-либо изменения в текст бумаги. Таким образом, в составлении документа могут участвовать обе стороны. Ссылки на законодательные акты должны быть обязательно во избежание в дальнейшем недоразумений.
N 63-ФЗ. Квалифицированный сертификат ключа проверки ЭП выдается аккредитованным удостоверяющим центром.