Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сопроводительное письмо ошибочно отправленных документов». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.
Рассмотрим подробнее образец сопроводительного письма о направлении документов, на какие основные разделы можно разбить текст и какую информацию в них отразить.
Как мы уже определили, главное в сопроводительном письме к документам – приложения. Поэтому особое внимание мы уделим вопросу оформления именно этого реквизита. Независимо от того, как будет оформлено приложение, практика делового обращения требует полного перечисления приложенных к письму документов, указания количества экземпляров и количества листов в каждом из них.
Сопроводительное письмо, пример
По полученной от Вас информации имели место факты нарушения пунктов 2.3 и 3.6 Договора. В свою очередь сообщаю, что комплектующие были переданы в положенный срок, что подтверждается Товарной накладной, и работы были выполнены своевременно, что подтверждается датой приема работ по Заказ-наряду.
Приложения:
- Договор поставки, количество листов.
- Товарная накладная, количество листов.
- Заказ-наряд, количество листов.
- Фото установленного баннера, количество листов.
Кроме того, в письме должны быть указаны фамилия и контактные данные его фактического исполнителя – для оперативной связи в случае возникновения вопросов по поступившим документам.
Если налоговая декларация отправляется с подтверждающими документами – к ней следует приложить сопроводительное пояснение.
Если прилагаемых документов очень много, то лучше составить для них отдельную опись, а в тексте письма сослаться на нее.
Если работник не согласен с увольнением, считает, что его права нарушены, он может обратиться в суд для восстановления на работе.
Если приложение не обозначено в тексте письма, помимо количественных данных нужно указать его название. Если пакет включает в себя несколько документов, приложения нумеруются. См. Пример 2.
Наконец, указываются приложения, в котором перечисляются дополнительные документы, если таковые тоже отправляются адресату. Важно понимать, что слово «Приложение» пишется в единственном числе только тогда, когда документ один. Если же документов множественное число, то пишется «Приложения».
Заключительная часть сопроводительного письма к документам содержит подпись отправителя, его должность и ФИО.
Для оптимизации документооборота контрагент сможет заполнить предложенную форму, в которой укажет всю необходимую информацию.
Важно соблюдать особенности делового этикета с точки зрения оформления сопроводительных писем – прежде всего, лучше пользоваться одинаковым образцом, шаблоном документа, а подписывать его со стороны отправителя должен тот же человек, чья подпись стоит в самом письме.
Несмотря на то, что утвержденной формы такого документа не существует, и каждая организация вправе сама определять, как составлять его, существуют и общепринятые правила, которые следует соблюдать.
- В «шапке», как обычно, указываются полные официальные названия адресата («В…») и отправителя («от…»).
- Далее идет отметка о номере, за которым письмо зарегистрировано в компании отправителя.
- Затем идет собственно текст документа. Очень важно начинать фразу корректно. На этот случай есть 3 варианта:
Зачастую, образец сопроводительного письма о передаче документов интересует сотрудников компании, которые занимаются оформлением договора, отправкой важного комплекта бумаг, акта сверки, делового предложения, отчёта, запроса надзорных организаций и пр. После заполнения письмо можно отправить персонально адресату, курьерской службой, через почтовое отделение или е-mail.
Структура сопроводительного письма
Если Вы указываете в письме, куда именно отправить корреспонденцию, необязательно указывать, какой это адрес-почтовый или юридический. From:mevamevoDate:Декабрь, 21, 2011 20:58 (UTC)(Link)Из представленных вариантов в данном контексте второй («на наш адрес») предпочтительнее, имхо.ИМХО, правильно писать третье. но второе тоже допустимо.
В идеале получать документы от контрагентов логичнее менеджерам, так как они хорошо знают коллег из организаций-партнеров и понимают, как с ними лучше общаться.
Составление сопроводительного письма определенного образца в случае отправки документов в компании или государственные ведомства – это необязательный, но желательный этап. О том, как правильно разработать корректную форму такого документа и некоторых нюансах работы с ним, – прямо сейчас.
Прошу Вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес информацию о своем решении. Выражаю Вам свою благодарность за то, что Вы воспользовались услугами нашей компании, и надеюсь на дальнейшее сотрудничество. Заключение Перечень приложений.
Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.
Составление сопроводительного письма – это неписаное правило делопроизводства и обычай делового оборота, но не требование, содержащееся в обязательных для исполнения документах. Однако если разобраться, то становится понятно: сопроводительное письмо нужно в первую очередь не получателю, а отправителю.
Проект «Отличный секретарь — Работаем с документами правильно!» не является юридической консультацией.
При получении адресат присвоит документу входящий номер и дату, которые делопроизводитель впишет вручную или при помощи штемпеля. По данному реквизиту легко можно будет отследить этапы прохождения и уточнить, на какой инстанции рассмотрения обращение находится в тот или иной момент.
Сопроводительное письмо в налоговую о предоставлении документов выполняет следующие задачи:
-
облегчает взаимодействие налоговой службы с налогоплательщиками;
-
позволяет четко понять, что представляет собой каждый отправленный документ;
-
определяет назначение передаваемых для проверки бумаг;
-
позволяет избежать возможных недопониманий относительно полноты предоставленного пакета документов;
-
упрощает регистрацию принятых бумаг в канцелярии налогового органа.
Писать их можно как при передаче документов лично, так и при отправке с курьером, обычной почтой или по электронной почте.
Сопроводительное письмо к передаваемым документам образец
Составляет, как правило, ответственный за отправленные документы сотрудник или секретарь организации. Для заверения достаточно подписи, но можно поставить и печать. На сегодняшний день организации не обязаны иметь круглую печать (82-ФЗ от 06.04.2015). Скрепление печатью остается на усмотрение предприятия за исключением тех случаев, когда этого требует получатель (например, финансовые организации).
Единой унифицированной формы письма не существует. Требования к оформлению организационно-распорядительной документации описаны в ГОСТ Р 6.30-2003. Требования указанного стандарта являются рекомендуемыми.
Как правило, сопроводительное письмо оформляется минимум в 2 экземплярах – 1 для адресата, 1 для отправителя. Хранится такой документ в течение срока, целесообразность и длительность которого определяются самой компанией. Обычно в современном документообороте компаний все документы имеют резервные копии в электронном виде – это позволяет быстро найти их и надежно сохранить до востребования.
Важно знать, как пишется сопроводительное письмо к документам и образец его оформления, чтобы избежать неприятностей в процессе отправки деловой корреспонденции партнёрам и другим адресатам.
В завершающей части указывается, какие действия требуется предпринять относительно высланных бумаг, например, в случае с актом, это будет просьба его вернуть после ознакомления и подписания в определенный срок. Далее пишется приложение, а завершается должностью, Ф.И.О. отправителя и его подписью.
Образец сопроводительного письма к документам каждая компания и предприниматель разрабатывает самостоятельно, но с учетом требований ГОСТа. Документ является частью делового документооборота и помогает отправителю и получателю лучше понять друг друга.
Отсчет срока начинается с рабочего дня, который следует за тем, когда корреспонденция дошла до адресата.
Сразу скажем, что письмо можно оформлять как на бумаге, так и в электронном виде. Как правило, составляют бумагу на одном листе. Если же получается два и больше листа, к примеру, из-за длинного списка приложенных документов, то вторую и следующие страницы нумеруют.
Сюрприз для заявителей – физических лиц
Под основным текстом письма также может быть отметка о наличии приложений с целью облегчения обработки почты и уменьшения вероятности потери отправленных экземпляров документов (см. образец). Заключительная часть сопроводительного письма к документам содержит подпись отправителя, его должность и ФИО. Директору ООО «Стандарт» Е.С.
Ни Методические рекомендации Росархива, ни ГОСТ 6.30-2003, ни Методические рекомендации по внедрению ГОСТ не содержат правил приложения к письму внешних информационных носителей. При этом практика направления организациями друг другу флеш-карт или компакт-дисков довольно широко распространена. Приходится изобретать собственные правила оформления, руководствуясь элементарной логикой.
Также в тексте сверки следует дать ссылку на норму действующего законодательства, в соответствии с которой в случае невозврата документа, равно как и отсутствия разногласий и расхождений, сальдо будет считаться подтвержденным. Особенность сопроводительного письма заключается в том, что его смысловым центром является вовсе не текст, а перечень прилагаемых документов. В связи с этим вспомним общее правило оформления этого реквизита: в сопроводительных письмах отметка о наличии приложения оформляется под текстом письма от границы левого поля (Приложение № 11 к п. 3.3.2 Методических рекомендаций Росархива) (см.
В законодательстве нет обязанности составлять сопроводительные письма к документам. Однако такая бумага, во-первых, помогает партнерам понять друг друга.
Сначала отправьте заявление в межрегиональную инспекцию ФНС по централизованной обработке данных (МИ ФНС России по ЦОД). Если потребуется несколько экземпляров, отправьте вместе с заявлением сопроводительное письмо. В нем укажите количество экземпляров. Через 40 дней получите документ о резидентстве.
Помимо простого реестра передаваемых документов оно содержит рекомендации по обращению с ними. Кроме того, по регистрационным данным можно определить сроки исполнения и факт отправки.
Далее по тексту рекомендуется проинструктировать получателя, какие действия и в какие сроки ожидаются от него.
Как правильно написать сопроводительное письмо к документам?
В процессе осуществления деятельности любая организация может столкнуться с получением требования от территориального налогового органа предоставить определенные документы.
Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 (далее – Методические рекомендации по внедрению ГОСТ). Дыков Оформление сопроводительного письма к документам осуществляется на фирменном бланке организации.