Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что должен делать администратор гостиницы». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Как правило, на вакансию администратора рассматриваются только претенденты, обладающие высшим профессиональным образованием.
Трудовой договор с администратором относится к группе трудовых договоров со специалистами, и обладает всеми чертами такого договора. В трудовом договоре c администратором или его приложении (должностной инструкции) указываются знания или умения, которыми должен обладать администратор.
Должностная инструкция администратора гостиницы в России
Также этот специалист не может разглашать коммерческую тайну, он полностью отвечает за свое имущество, выполнение требований ДИ, прописанных в трудовом договоре.
Давайте более подробно рассмотрим, из каких пунктов состоит должностная инструкция администратора гостиницы, что позволит правильно составить ее. Любая профессия является по-своему интересной, сложной, со своими особенностями. Престижная, перспективная профессия — администратор гостиницы. Любого посетителя гостиницы встречает, прежде всего, администратор. По внешнему виду администратора, впечатлению от беседы с ним, складывается первое впечатление о гостинице и ее сотрудниках.
Администратор гостиницы: история профессии
Администратор отеля воспринимается клиентами заведения как его хозяин. Поэтому от его настроения, мировосприятия и манер обращения, зависит их желание остановиться в гостинице для отдыха или развлечения.
В трудовом договоре с администратором или его приложении (должностной инструкции) указывают умения или знания, которые должен иметь администратор для исполнения собственных обязанностей.
Создать представление о гостинице – это ответственная задача для администратора. Впечатление, конечно, должно быть только положительным.
Возмущенные, или не довольные качеством обслуживания клиенты предъявляют претензии так же администратору.
Должностная инструкция администратора гостиницы
Профессия администратор гостиницы или портье предполагает внимательность, аккуратность, физическую выносливость, вежливость, тактичность, доброжелательность, общительность, презентабельную внешность.
По работе администратора, проживающие в гостинице, могут судить о классе и ее респектабельности, поэтому владельцы ответственно подходят к выбору соискателя на вакансию.
Регулярно просматривайте веб-сайты, на которых размещены вакансии. Вот несколько примеров таких Интернет ресурсов: CareerBuilder, Monster и Indeed.
Администратор должен быть человеком образованным, внимательным, вежливым и отзывчивым. Он должен быть устойчивым к стрессам и справедливым, когда разбирается с конфликтными ситуациями. Обязательно нужно быть отличным психологом, находить подход к каждому клиенту, уметь внимательно слушать и помогать, если потребуется.
Что нужно помнить при составлении инструкции
Администратор входит в число главных людей в гостинице. Это первый, кто встречает гостей отеля, размещает посетителей в номера, занимается урегулированием конфликтных ситуаций и контролирует выполнение должностных инструкций персонала отеля. Новый сотрудник утверждается руководством и вступает в должность после издания приказа о его назначении.
Она регламентирует права, требования, обязанности администратора. Он необходим для оценки трудовой деятельности, повышения квалификации, принятия решение о дальнейшем повышении работника. Основная цель должностной инструкции — грамотное управление персоналом.
Гостиничные администраторы ответственны за помощь гостям в резервации номеров. Они приветствуют прибывших, отвечают на вопросы, исполняют пожелания гостей во время их пребывания в гостинице. Администратору гостиницы нужно быть дружелюбным, профессиональным, отзывчивым, и способным одновременно выполнять несколько задач.
К главным функциям должностной инструкции:
- структура производственных действий;
- регулировка деятельности администратора.
Несмотря на то, что обязанности администрации в разных гостиницах отличаются, существует список того, что любой администратор должен уметь делать.
Так, он должен обеспечить бесперебойную работу всех служб отеля, проконтролировать готовность номера к заселению, проверить наличие в мини-баре необходимых напитков и снеков, скоординировать работу подчиненных.
Конечно же, у администратора есть и права, которые нужно обязательно прописать в должностной инструкции. К ним относят:
- Составление и отправка запросов о состоянии, качестве оборудования, пересчет количества имеющего инвентаря, контроль за расходом материалов.
- Составление и внесение предложений по улучшению работы отеля.
- Выставления требования к своему непосредственному руководству по обеспечению хороших условий для своих работников.
- Принятие быстрых решений в рамках компетенции администратора гостиницы.
Всю смену работник должен проводить стоя. При этом ему положено оставаться доброжелательным, постоянно улыбающимся и бодрым.
Как должен выглядеть администратор гостиницы? Он должен быть улыбчивым, опрятным, дружелюбным. Специалисту необходимо сделать все, чтобы убедить гостей в высоком уровне обслуживания в конкретном отеле. Гостя радушно встречают у входа, регистрируют, рассказывают об возможностях и удобствах, заботятся о том, чтобы они получили все необходимое.
Составляет сведения о загруженности отеля за текущие сутки, оформляет перевод лиц, проживающих в гостинице, с одного номера на другой по их просьбе. Обеспечивает выполнение правил пользования и внутреннего распорядка в гостинице. Принимает меры по решению конфликтов, которые возникают между лицами, которые проживают в гостинице, и обслуживающим персоналом. Принимает заявки на бронирование мест.
Администратор предоставляет по предъявлению паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, номера и места прибывшим в отель. Осуществляет расчет за проживание и услуги в случае отсутствия кассира. Наблюдение за своевременностью оплаты за проживание в гостинице и за услуги, не допуская задолженности.
Большие отели могут иметь сразу несколько администраторов, между которыми распределяются их обязанности. Так, одни могут отвечать за бронирование номеров по телефону или связь клиентов через Интернет, а другие – общаться с постояльцами и выполнять их просьбы.
Должность администратора требуется в гостиницах, на базах отдыха, в гостевых домах и т.д. Они особенно нужны в городах- курортах, в которых одновременно отдыхает большая масса людей.
Среди полномочий работника основные:
- ознакомление с решениями руководства по обслуживанию постояльцев;
- сообщение руководству о возникающих проблемах при общении с посетителями, о выявленных недоработках, внесение конкретных предложений, их устранения;
- внесение рекомендаций по улучшению обслуживания и оказанию услуг;
- выдача различных указаний подчиненным сотрудникам;
- осуществление контроля за работой персонала при выполнении их прямых обязанностей в обслуживании посетителей;
- конструктивное взаимодействие с руководителем для нормального выполнения своих функций.
Центр решения трудовых вопросов
В своей работе администратор руководствуется:
- уставом гостиницы;
- правилами внутреннего распорядка, которые прописаны в предписании организации;
- приказами, распоряжениями руководителя;
- должностной инструкцией администратора;
- общими правилами делового этикета;
- действующей в отеле трудовой дисциплины.
Именно постоялые дворы являются базовой основой туристического бизнеса. Их устои и порядки учитывались при создании современных отелей и гостиниц. Важно понимать, что владелец подобного бизнеса не может самостоятельно решать все организационные вопросы и следить за порядком в заведении. Именно поэтому часть основных функций руководителя передается нанятому персоналу.
На должность администратора назначают лицо, которое имеет профессиональное среднее образование без того, чтобы предъявлять требования к стажу работы или профессиональное начальное образование и стаж работы не меньше 2 лет по специальности .
Этот раздел документа содержит в себе сведения о том, что работник, занимающий должность администратора, относится к категории администрации компании.
Правила составления резюме на эту должность
Разрабатывает инструкцию руководитель подразделения, который обязан согласовать ее с юристом, начальником отдела кадров, руководителем по охране труда. После внесения уточнения, поправок, дополнений, необходимых подписей, документ должен быть утвержден руководителем гостиницы.
Это означает, что должность администратора является ответственной позицией. При выборе работника на эту роль, владелец бизнеса должен тщательно проанализировать все достоинства и недостатки кандидатов. В данной статье мы предлагаем рассмотреть должностные обязанности администратора гостиницы и обсудить порядок отбора соискателей на эту вакансию.
Кроме этого, помощник портье занимается бронированием номеров, следит за графиками постояльцев и состоянием гостиничного имущества. В отсутствие управляющего, все его обязанности исполняет заместитель.
Должность «лицо отеля» — важная и ответственная. Независимо от ситуаций и проблем, которые происходят в отеле, хорошее настроение, улыбка не покидают администратора, ведь сфера услуг базируется, в первую очередь, на гостеприимстве.
Обязанности администратора в гостинице
Однако у этой профессии имеется ряд значимых недостатков. В большинстве современных отелей, администраторы работают в сменном режиме. Такой распорядок работ подразумевает интенсивный труд не только в течение дня, но и в ночное время. Администратор гостиницы должен принимать активное участие в урегулировании конфликтов между постояльцами заведения и персоналом.
Должностная инструкция для персонала отеля должна разрабатываться с учетом основных функций, которые нужно выполнять работнику.
Во времена, когда понятие гостиничных комплексов и отелей не существовало, а подобные заведения именовались постоялыми дворами, функции администраторов выполняли их хозяева.
Ведет учет лиц, проживающих в гостинице, осуществляет контроль за освобождением номеров и мест. Составляет сведения о загруженности отеля за текущие сутки, оформляет перевод лиц, проживающих в гостинице, с одного номера на другой по их просьбе. Обеспечивает выполнение правил пользования и внутреннего распорядка в гостинице.
Во время общения с руководством администратор отеля имеет право сообщать о недочетах в работе гостиницы, предлагать решения данных проблем, а так же запрашивать содействие руководства в определенных ситуациях.
Для любого отеля прибыль является главной целью, поэтому на администратора отеля также возлагается функция контроля выезда гостей, во время которого должна быть проверена оплата всех счетов. Администратор – это тот человек, который встречает постояльцев в отеле, помогает им выбрать номер и заселиться, решает все возникающие проблемы. Это во всех смыслах главный человек в гостинице во время отсутствия директора, его правая рука.