Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как хранятся приказы по личному составу». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Обложку дела после оформления в структурном подразделении вы найдете в рубрике «Полезная документация» на с. 27 журнала.
Из представленной в предыдущем разделе таблицы видно, что частично испорчены табели учета рабочего времени, срок хранения которых по Перечню составляет 75 лет. Поскольку оформлялись эти данные самим работодателем и информация об отработанном сотрудниками ООО «Премьера» времени сохранилась в компьютере бухгалтерии, вопрос о восстановлении испорченных экземпляров трудности не представляет.
А вот от графиков предоставления отпусков можно избавиться — их необходимо сохранять всего 1 год, и к моменту сортировки кадровой документации он уже истек (кроме графиков за 2016 год). Восстанавливать выцветшие экземпляры за 2006–2015 годы не придется.
Что входит в приказы по личному составу
Раньше работодатели должны были использовать унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004.
Как оформить ежегодный отпуск Если дело, в котором хранятся приказы, занимает более 250 страниц формата А4, то такая папка разбивается на несколько томов и сортируется по алфавиту в нескольких отдельных папках. На обложке папок обозначаются порядковые буквы алфавита, даты первого и последнего приказа, начальный и конечный регистрационный номер документа.
Один из основных вопросов, рано или поздно возникающих перед секретарем касается приказов по личному составу. В данном материале мы подробно расскажем о том, каким образом и сколько следует хранить данную документацию.
Следует формировать эти приказы по срокам хранения, отдельно. Соответственно, в номенклатуре дел они также должны значиться раздельно, под разными индексами. Следует также учесть, что Законом от 02.03.2016 № 43-ФЗ срок хранения документов по личному составу, образовавшихся после 2003 года, изменился на 50 лет вместо 75 по Перечню.
Отсутствующие личные дела сотрудников подлежат оформлению (или восстановлению), остальные — доукомплектованию с последующей организацией их хранения в течение установленных Перечнем 75 лет.
В 2004 г. для придания единообразия кадровой документации разных по правовой форме предприятий и организаций Госстандартом разрабатываются унифицированные формы управленческих документов, в том числе и кадровых приказов. Такое нововведение позволило упорядочить кадровое делопроизводство и предоставляемую контролирующим инстанциям отчетность.
Известно, что различные документы имеют свои сроки хранения. При этом сроки хранения приказов значительно варьируются, в зависимости от вида деятельности. К примеру, на вопрос, сколько хранятся приказы по основной деятельности, ответ всегда неизменен – постоянно.
Необходимо учесть особую роль экспертной комиссии при установлении сроков хранения дел в кадровой службе. В схеме 1 можно увидеть задачи, решаемые вышеуказанным органом.
Обязательным элементом приказа является указание того документа, что стал основанием для создания распоряжения. Чаще всего таковым становится заявление самого сотрудника: о приеме на работу в компанию, о предоставлении отпуска или отгула, о переводе на вышестоящую должность или в другое подразделение, об увольнении и пр. В приказе могут фигурировать и другие документы-основания:
- преставление непосредственного руководителя
- докладная или служебная записка
- акт о допущенном дисциплинарном нарушении
- график отпусков
- судебное решение
Распоряжения руководителя каждой организации направлены на решение общих и текущих задач, обеспечение оперативного управления различными процессами. Приказы по кадровому составу отличает от прочих и выделяет тот факт, что они регулируют именно трудовые, а не иные отношения между гражданами-работниками и органами управления работодателя.
Разделение на группы отражается в статье 6 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения».
Следует помнить, что в процессе деятельности в каждой компании создаются приказы трех видов:
- основные;
- по личному составу;
- по административно-хозяйственной деятельности.
Срок хранения заявлений на отпуск работников отдельных категорий составляет 75 лет. К таким категориям относятся работники, занятые в тяжелых, вредных, опасных условиях труда.
Приказы об отпусках, дисциплинарных взысканиях, командировках по территории Республики Беларусь, оказании материальной помощи вам следует формировать в дела за один календарный год и систематизировать внутри дела по хронологическому принципу в порядке возрастания номеров.
Срок хранения заявлений на отпуск работников отдельных категорий составляет 75 лет. К таким категориям относятся работники, занятые в тяжелых, вредных, опасных условиях труда.
Ответы на вопросы по теме: «Что входит в приказы по личному составу» с комментариями профессионалов для людей. Актуальность данных на 2020 год можно уточнить у дежурного специалиста.
Для подготовки документа используются установленные унифицированные формы. Так как приказы такого рода являются первичными учетными документами, то есть основаниями для налоговой отчетности и бухгалтерского учета, то рекомендуется использовать только утвержденные формы для их составления.
Сколько хранятся приказы на отпуск
Уменьшать сроки хранения, заявленные в перечнях или нормативных актах, недопустимо. Если два нормативных акта устанавливают разный срок хранения для одного и того же типа информации, выбор лучше сделать в пользу большего срока.
Сюда же подшиваются приказы о смене фамилии, долгосрочной командировке, длительном временном переводе работников и пр. Данные документы регистрируются в журнале, имеют сквозную нумерацию и литеру (чаще всего «л-с», «к»).
Какие лучше использовать папки для подшики документов постоянного срока хранения и 75 лет? Подойдут ли обычные картонные папки «Дело»?
Где хранить заявление на отпуска?
Подскажите, пожалуйста, срок хранения приказов о дополнительных ежегодных отпусках в связи с ненормированным рабочим днем?
Всем прочим организациям частной формы собственности предоставлена свобода в регламентировании порядка ведения и хранения кадровых документов с учетом требований Перечня. Так, работодатель локальными актами (положением об архиве, положением о документообороте или иными) устанавливает внутренние правила и требования к сортировке и хранению кадровых документов.
Такие виды документации называют приказами личного состава. Право создание остается за директором компании. Такие документы регулируют взаимоотношения между сотрудниками и начальством на правовой основе.
Именно отталкиваясь от этих критериев можно классифицировать в отдельном порядке остальные приказные документы.
Несмотря на изменения, многие предприятия как раньше используют образцы приказов, которые ранее были обязательными.
Количество листов внутренней описи дела проставляется в листе-заверителе после составления внутренней описи.
Необходимо отметить, что просто выкинуть документы с истекшим сроком хранения нельзя. В этом случае предусмотрена специальная процедура, предусматривающая экспертизу документов с оформлением специального акта. Только затем бумаги утилизируются подходящим для компании способом.
Сформированные тома с приказами по личному составу вам необходимо переплести. Подшивайте документы на 4 прокола таким образом, чтобы вся нужная информация была доступна для чтения. Перед переплетом следует изъять из дела все металлические предметы (скобы, скрепки).
Бухгалтерский учет и отчетность
Понятие личного дела и его наполнение определены только для госслужащих. Положение о персональных данных государственного гражданского служащего РФ и ведении его личного дела, утв. Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609, устанавливает перечень обязательных к включению в состав личного дела документов, к которым заявления на предоставление отпуска не относятся (п. 16).
В соответствии с Типовым перечнем документов основания, не прикрепленные к личному делу сотрудника, хранятся 5 лет.
Данная документация подлежит хранению даже в случае ликвидации организации и передается в муниципальный или государственный архив. Прочие основания могут быть размещены вместе с соответствующими приказами, в дальнейшем расформировываться перед архивированием, или же формируются в отдельном деле, но с обязательным включением такого дела в номенклатуру.
В публикациях работников Государственной архивной службы РБ предлагается каждое действие одного приказа нумеровать самостоятельным номером в валовом порядке: 1, 2, 3 и т.д. Это несколько отличается от предлагаемой нами системы нумерации.
В противном случае итоговая запись будет не точно отражать количество документов, содержащихся в деле. Предположим, в деле находится 125 приказов по личному составу. Если каждое действие на каждого работника нумеровать отдельным номером в валовом порядке, то количество действий никак не будет отражать количество документов дела, так как будет значительно больше.
Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем. Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия.
Согласно пунктам 4.24. — 4.28 «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526, все необходимые реквизиты обложки дела заполняются непосредственно на обложке дела.
Срок хранения заявлений на ежегодный отпуск
Как и где нужно хранить приказы на отпуск? После того, как в кадровую службу и непосредственному руководителю поступает заявление сотрудника о желании уйти в отпуск, ответственным лицом составляется приказ, который в дальнейшем визируется работодателем и отправляется на хранение.
Законодательством определены два минимальных срока хранения: 75 лет для одних видов документов и 5 лет для других.
Для кадровых отделов государственных структур разработаны специальные акты, регламентирующие организацию хранения внутренних документов. Отметим, что, несмотря на разнообразие регламентирующих нормативно-правовых актов отдельных структур, их объединяет следующее:
- Срок хранения заявлений един для всех и равняется указанному нами выше: 5 лет для заявлений на ежегодные и учебные отпуска, 75 лет для заявлений на все виды отпусков сотрудников, занятых в тяжелых, вредных и опасных условиях труда, декретных отпусков, отпусков по уходу за ребенком и без сохранения зарплаты.
- Дифференцированность звеньев структур, применяющих соответствующий акт, для целей определения последующей сдачи документов в госархив на хранение.