Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Каким реквизитом оформляется внутреннее согласование документа». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Порядок внутреннего и внешнего согласования документов, а также требования к оформлению визы и грифа согласования определены Государственным стандартом Республики Беларусь (СТБ) 6.38-95 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации.
Литературный язык — это тип речи, исторически сложившийся на базе национальной письменности и литературы. Разновидностью современного литературного русского языка является официально-деловой стиль документа, который и используют специалисты в сфере управления предприятием.
Общие нормы и правила оформления документов
В этом случае согласование документа оформляется, как правило, письмом (протоколом, решением и др.), а название, дата и номер документа, которым осуществляется согласование, включаются в гриф согласования.
Любое подразделение организации может разрабатывать проект документа (а значит, и проект управленческого решения) в инициативном порядке или по поручению вышестоящего органа управления.
Подразделение, участвующее в процедуре согласования, оценивая проект документа, делает замечания и вносит предложения в рамках своей предметной области и закрепленных зон ответственности, которые установлены в положении о подразделении.
При наличии компьютерной сети согласование текста документа можно провести одновременно с несколькими специалистами без его распечатки на бумаге. Внешнее согласование документа может быть оформлено протоколом согласования или обсуждения проекта документа, справкой, но чаще всего грифом согласования документа.
1.1. Оформление реквизитов
Например: Слова УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО печатают прописными буквами без кавычек [13,40]. При этом подписи располагают одну под другой в порядке, соответствующем степени значимости занимаемых ими должностей. При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.
При оформлении документов, подпадающих под действие специальных правил, например нормативных правовых актов, грифы согласования следует располагать в предусмотренных этими правилами месте.
Понятие согласования документов. Характеристика бланков документов и основные способы расположения реквизитов. Проведение регистрации и отправки входящих документов. Особенности составления сопроводительных писем. Значение согласования документов.
На месте расположения грифа согласования в согласуемом документе должна быть оформлена отметка о наличии листа согласования или справки о согласовании. Отметку о наличии листа согласования подписывает лицо, подготовившее проект документа.
От редакции: Для правильного применения шрифтов и интервалов при оформлении текста и многострочных реквизитов документа см.
Если документ визируется несколькими должностными лицами, визы располагаются одна под другой в порядке визирования.
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.
Внутреннее и внешнее согласование документа
В причастиях напишем -нн-, если рядом с ним имеются зависимые слова: глаженная утюгом блузка; стриженные машинкой волосы; груженный под завязку состав, крашенный позавчера подоконник, тяжело раненный солдат и др.
Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс.
Проект документа может быть завизирован несколькими должностными лицами. Так, Примерной инструкцией по делопроизводству установлено, что проекты приказов, распоряжений, решений подлежат согласованию с исполнителями и заинтересованными должностными лицами; в обязательном порядке приказы (распоряжения, решения), издаваемые в организации, согласовываются с юридической службой.
Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс.
Проект документа может быть завизирован несколькими должностными лицами. Так, Примерной инструкцией по делопроизводству установлено, что проекты приказов, распоряжений, решений подлежат согласованию с исполнителями и заинтересованными должностными лицами; в обязательном порядке приказы (распоряжения, решения), издаваемые в организации, согласовываются с юридической службой.
План на год утвержден решением совета. В каком случае правильно оформлен реквизит «Гриф утверждения документа»?
Гриф и виза согласования документа
Служба главного бухгалтера не может проставить визу «Не согласовано» из-за выявленных ею грамматических ошибок в тексте, поскольку прямая зона ответственности данной службы – обеспечение правильности бухгалтерского и налогового учета.
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Требования, предъявляемые к заполнению, обработке и хранению первичных документов и регистров в организации. Система документооборота первичных учетных документов. Разработка предположений и рекомендаций по улучшению документооборота на предприятии.
Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. Приказом Росстандарта от…
Всегда ли ставят «согласовано»?
Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, или слева на уровне наименования организации — автора документа (допускается захватывать часть левого поля). Этот реквизит проставляется только на исполненных документах, которые подшиваются в дело для последующего хранения и использования, в справочных целях.
В ходе согласования документа его текст корректируется и изменяется на основе замечаний, уточнений и дополнений.
Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 января 2000 г. следует оформлять: 05.01.2000.
Алгоритм и способы согласования
Визы включают в себя личную подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.
Документ может быть адресован руководителю организации, в этом случае указывают в дательном падеже название должности, включающее наименование организации и инициалы и фамилию руководителя.
В этом случае виза оформляется так: Место визы: если подлинник документа будет отправлен, то виза располагается ниже подписи или на левом поле последнего листа того экземпляра копии, который будет оставлен в учреждении.
Согласование проекта документа проводится с организациями и должностными лицами, которые в соответствии со своей компетенцией имеют непосредственное отношение к вопросам, содержащимся в проекте документа.
Если копия документа пересылается в другое учреждение или выдается на руки, то заверительную отметку удостоверяют печатью.
Сокращение «г.» не ставится при названии «Москва» и при названиях городов, оканчивающихся на «град» и «бург».
Подготовка документов к архивному хранению. Обработка дел, экспертиза ценности документов. Оформление обложки дел, составление описи. Сдача дел в ведомственный архив. Хранение документов в электронной форме. Быстрый поиск и использование документов.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа позволяет не упоминать индекс и дату поступившего документа в тексте письма.
Под общей редакцией Валерия Левоневского. Законодательные и нормативные акты, принятые различными органами государственной власти Республики Беларусь.
Оперативные информационно-справочные документы: телеграмма, телефонограмма, факсограмма, электронное сообщение.
Наименование должности лица — автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.
Специалисты сайта Zaochnik осуществляют работу по сбору, обработке и структурированию информации по предложенной Клиентом теме.
Располагается реквизит на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.