Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Положение о службе делопроизводства образец». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.
Следующим пунктом дается перечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных документов, которыми служба делопроизводства руководствуется в своей работе.
Основная роль документов в современном капиталистическом обществе – служить доказательством в случае споров, судебных разбирательств и расследований.
Некоторые правила документоведения в инструкции по делопроизводству
Организация контроля за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями руководства предприятия.
Документы подписываются директором ОУ или лицом, исполняющим его обязанности, а также иными лицами, в соответствии с законодательством РФ.
Должностные обязанности работников, отвечающих за делопроизводство в подразделениях техникума, регламентируются должностными инструкциями.
К функциям руководителя включают организацию работы по делопроизводству в учреждении, координацию и контроль за деятельностью сотрудников службы делопроизводства, планирование работы, совершенствование организационной структуры, разработки нормативно-методического обеспечения службы делопроизводства и т.д.
Для придания таким документам юридической силы в первую очередь требуется сохранение их аутентичности и целостности.
На основании законодательных и правовых актов Российской Федерации, государственных стандартов и нормативно-методических документов межотраслевого действия каждая организация (учреждение, предприятие) должна создать внутренние организационные документы по делопроизводству.
Документы передаются на исполнение исполнителям секретарем-делопроизводителем и подшиваются и хранятся в папке входящей документации. Дата возвращения документа указывается в журнале регистрации входящей документации.
При наличии отраслевых нормативно-методических документов или нормативно-методических актов по делопроизводству, разработанных в данном учреждении, они должны быть включены в этот пункт.
Другой пример: делопроизводственная служба наряду со всеми ϲʙᴏими функциями реализует работу по подготовке документов на командировки сотрудников организации. В процессе своей деятельности отдел кадров часто взаимодействует с другими отделами и подразделениями компании. В бухгалтерию кадровой службой предоставляются документы для начисления заработной платы, отпускных, премий и т.д. Служба безопасности организации может тесно взаимодействовать с отделом кадров при трудоустройстве сотрудников на определенные позиции в компании.
Чтобы установить разграничение прав службы в целом и ее руководителя, в ϶ᴛᴏм разделе могут быть установлены персональные права руководителя службы делопроизводства.
Глава 2. Основные проблемы регламентации делопроизводства
Входящие документы регистрируются секретарем-делопроизводителем в журнале регистрации входящей документации (Приложение А) в день приема и передаются на рассмотрение директору техникума.
На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
Кадровая служба – отдел, без которого сложно представить деятельность компании. Однако в небольшой организации его может и не быть — работодатель имеет право не создавать отдел кадров.
При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку и на каждом документе проставляется только один адресат.
Затем руководитель компании издает приказ о создании кадровой службы. Важным документом является положение об отделе кадров. Данный документ не является обязательным, однако помогает установить функции отдела, его основные задачи, определить место в структуре организации, порядок взаимодействия с другими подразделениями.
Положение не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную или служебную тайну.
Примерное положение о структурном подразделении
Отдел возглавляет начальник отдела, назначаемый на должность приказом директора предприятия по представлению исполнительного директора.
Начальник отдела распределяет обязанности между сотрудниками отдела и утверждает их должностные инструкции.
Именно этот раздел больше всего отражает специфику вашей организации. При написании раздела также можно воспользоваться примерными положениями, где функции перечислены достаточно подробно, и добавить те специфические виды работ, которые характерны для Вашей организации. Например, учёт и хранение договоров, создание и ведение конкретных баз данных, ведение библиотеки и т.д.
Если приложения в тексте не названы, то в конце текста документа необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого.
Основным документом, регламентирующим деятельность службы делопроизводства, является положение о ней. Этот нормативный документ определяет порядок создания службы делопроизводства, ее задачи, функции, права и обязанности, организацию работы, взаимодействие с другими структурными подразделениями учреждения.
В этом разделе можно отметить, что служба делопроизводства имеет свою печать (подаются ее описание, условия хранения и использования), а также собственный бланк.
Первый пункт раздела «Общие положения» устанавливает точное название службы делопроизводства, ее место в организационной структуре организации, степень самостоятельности службы.
Далее в положении указывается наименование должности руководителя службы (начальник, заведующий, управляющий), а также порядок назначения и оϲʙᴏбождения его от должности, требования к его квалификации и стажу практической работы.
При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата — дательном.
Документационное обеспечение управления осуществляет служба Документационного обеспечения управления (ДОУ), действующая на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю министерства.
Настоящее Положение о делопроизводстве и документообороте (далее-Положение) разработано в соответствии с действующим Законодательством РФ по документационному обеспечению и архивному хранению документов, Уставом техникума.
Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов министерства, внесение в них изменений.
Проекты законодательных актов Российской Федерации, Указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Совета Министров — Правительства Российской Федерации.
Порядковые номера фиксируются в журнале входящей корреспонденции. Листы журнала учета входящей корреспонденции нумеруются, прошнуровываются и заверяются печатью Организации.
Настоящее Положение является локальным нормативным актом образовательного учреждения (далее по тексту – ОУ), устанавливает единые правила делопроизводства и направлено на обеспечение единства организации системы документооборота в ОУ.
Поступающие в Организацию документы регистрируются Службой делопроизводства только после их предварительного рассмотрения.
Эти документы рассчитаны на крупные организации, но они содержат все разделы и помогут при отработке формулировок положения о службе делопроизводства в Вашей организации.
В состав типовых функций службы делопроизводства входят различные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, методические и контролирующие.
Корректурные знаки и правила их применения
В отдельных случаях, когда для определенных видов приказов (распоряжений) и иных видов документов законодательством Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами установлены обязательные для применения формы, в ОУ применяются установленные формы.
Служба делопроизводства предварительно рассматривает все поступившие документы в целях выделения из всего массива поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения руководством Организации. К числу важнейших организационных документов, закрепляющих правовой статус работников службы делопроизводства, относятся Положение о службе делопроизводства и должностные инструкции. Они должны разрабатываться на основе действующего законодательства, государственных нормативно- методических документов и организационных документов, определяющих самой организации (устав, учредительный договор).