Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Ндфл с невозвращенных подотчетных сумм». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
То же самое можно сказать и об оплате проезда (приобретении билета) командированного работника, произведенной непосредственно работодателем в собственных интересах (смотрите также п. 3 Обзора практики, утвержденного Президиумом ВС РФ 21.10.2015, письмо ФНС России от 17.10.2017 N ГД-4-11/20938@ и др.).
Если налоговики предъявят претензии, то организации стоит попытаться вернуть деньги в ходе проверки. Если сумма подотчетных средств велика, то заключите с работником письменное соглашение о том, что он возвращает деньги частями в течение длительного времени. Сам факт такого соглашения и первые возвраты уже докажут отсутствие дохода.
Что делать, если сотрудник не вернул подотчетные деньги
Если срок для сдачи отчета по подотчетным суммам пропущен, то в соответствии со ст. 137 ТК РФ работодатель вправе не позднее одного месяца со дня окончания установленного срока принять решение об удержании из заработной платы работника соответствующей подотчетной суммы при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания.
Согласно письму ФНС РФ №СА-4-7/23263 от 24.12.13г., если сотрудник, получив деньги под отчет, не предоставил документальных доказательств о расходовании указанных сумм, то на основании п. 1 статьи 210 Налогового Кодекса РФ указанные средства в том объеме, в каком они не подтверждены документами, включаются в доход подотчетного лица и в налоговую базу по НДФЛ.
Самое интересное, что даже Указание Банка России №3210-У прямо признает подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, только задолженностью. В абз.3 п.6.3 Указание №3210-У говорит, что выдать наличные деньги под отчет можно только при условии полного погашения сотрудником его задолженности (!) по ранее полученным подотчетным деньгам.
Другими словами на невозвращенные подотчетные, по которым работник не отчитался, нужно начислить страховые взносы, как на выплаты в рамках трудовых отношений.
Решения судов по похожим спорам
Известны отдельные решения в пользу инспекции. Их, как правило, принимают из-за ошибок организации. В частности, суд поддержит доначисление НДФЛ, если задолженность работника списана по авансовому отчету, к которому не приложены документы на закупку ценностей и нет оприходования этих ценностей (постановление Президиума ВАС РФ от 05.03.13 № 14376/12).
Безопаснее указывать основания для выдачи средств в приказах или служебных записках: на хозяйственные нужды, для закупки товаров и т. д. Назначение должно соответствовать должности работника. К примеру, директору больше подходит «на представительские расходы».
Если по каким-либо причинам выданные под отчет деньги не израсходованы, то по истечении срока, предусмотренного для их возврата, неизрасходованные суммы работник обязан вернуть в кассу организации в полном объеме.
Работнику выданы деньги под отчет. Об их использовании сотрудник не отчитался (хотя со дня, отведенного для отчета, прошло более года), деньги в кассу не вернул. Поэтому инспекция доначислила НДФЛ. В аналогичной ситуации могут потребовать и взносы во внебюджетные фонды (письмо Минтруда России от 12.12.14 № 17–3/В-609, приложение к письму ФСС России от 14.04.15 № 02-09-11/06–5250).
Суд против исчисления НДФЛ с невозвращенных подотчетных сумм
На наш взгляд, деньги, передаваемые под отчет, нельзя расценивать как беспроцентный заем в связи с тем, что они не переходят в собственность работника (ст. 807 ГК РФ), а также по причине отсутствия письменного договора займа между организацией и работником, подтверждающего согласие сторон на установление именно заемных отношений (ст. 808 ГК РФ).
В соответствии со ст. 137 ТК РФ невозвращенные подотчетные суммы можно удержать из заработной платы с учетом некоторых моментов. Так, размер удержаний не должен превышать 20% причитающейся сотруднику зарплаты (ст. 138 ТК РФ).
Налоговые органы при проверках не оставляют без внимания как невозврат подотчетных сумм в установленные сроки, так и отсутствие документов, подтверждающих «подотчетные» расходы. Поэтому, выдавая сотрудникам денежные средства под отчет, работодатель не должен забывать о необходимости требовать с них авансовые отчеты с приложением этих документов.
Таким образом, у регуляторов до сих пор нет единого мнения по вопросу обложения НДФЛ невозвращенных подотчетных сумм, и вопрос остается открытым.
Если работник все же вернет деньги или представит авансовый отчет с подтверждающими документами, то взносы можно будет пересчитать, а лишнее вернуть или зачесть.
Или, например, работодатель удерживает суммы (в частности, алименты) из заработной платы работников на основании исполнительных документов.
ВАС РФ в удовлетворении требований в части признания недействительным решения о начислении НДФЛ, пени, штрафа отказано, поскольку истцом не представлены документы, подтверждающие расходование физическим лицом принятых под отчет наличных денежных средств, а также не представлены доказательства, подтверждающие оприходование истцом товарно-материальных ценностей в установленном порядке.
Или, например, работодатель удерживает суммы (в частности, алименты) из заработной платы работников на основании исполнительных документов.
На основании проведенной выездной налоговой проверки инспекцией принято решение, которым заявителю в том числе предложено удержать и перечислить НДФЛ, начислены пени, штраф.
Учитывая изложенное полагаем, что по общему правилу суммы возмещения командировочных расходов работника не облагаются налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами.
В частности, для начала стоит в письменном виде напомнить работнику о его обязанности сдать авансовый отчет и (или) внести в кассу предприятия (на расчетный счет) остаток либо полную сумму, выданных под отчет денег.
По вопросу обложения НДФЛ невозвращенных подотчетных сумм в постановлениях ФАС Северо-Кавказского округа от 14.09.2009 N А32-27520/2008-19/520, ФАС Центрального округа от 27.11.2009 N А36-681/2009 указано, что подотчетные денежные средства, частично не возвращенные работником, не являются его доходом, облагаемым НДФЛ.
Например, сотруднику выдали средства на покупку канцтоваров 12 июля до 18 июля. Таким образом, он должен сдать авансовый отчет до 21 июля включительно. И если он не представляет указанный документ, то с 22 июля за данным сотрудником числится задолженность.
Чиновники указали: подотчетники обязаны отчитаться в срок, установленный компанией. Он истек, авансовые отчеты не сданы, деньги в кассу организации не возвращены. Поэтому проверяющие заявили о наличии дохода, облагаемого НДФЛ. Предприятие не согласилось с контролерами.
Еще в суд предъявлены расходные кассовые ордера на спорные выплаты. Там указано, что средства выданы под отчет и не приведен срок возврата. Он записан в приказах об учетной политике (также переданных в арбитраж). По ним работник должен отчитаться в течение года. Если за год отчет не представлен, то это позволяет только начать отсчет трехлетнего срока давности (п. 1 ст. 196 ГК РФ). До истечения срока исковой давности компания не теряет шансов взыскать долг. Значит, работник не вправе распоряжаться деньгами и их нельзя признать доходом.
Также ст. 137 ТК РФ установлен срок, в течение которого работодатель вправе произвести удержание. Этот срок составляет один месяц со дня окончания срока, установленного для возвращения подотчетных сумм. Другими словами, отсчет месячного срока следует производить начиная с четвертого дня после окончания периода, установленного для выполнения подотчетным лицом поручения.
Если сотрудник в это время находился на больничном листе, в отпуске или командировке, авансовый отчет и возврат оставшихся средств он вправе осуществить по выходу на место труда.
Удержание подотчета из заработной платы проводки
Тогда на основании согласия сотрудника и изданного приказа об удержании, бухгалтер может удержать подотчетную сумму с заработной платы в размере, не превышающем 20% от зарплаты за месяц. Данное ограничение устанавливает ст. 138 ТК РФ.
Доход, облагаемый НДФЛ, возникает у налогоплательщика в момент освобождения его от обязанности по погашению задолженности, например при прощении долга. До принятия организацией решения о невзыскании с бывшего работника денежных средств (прощение долга) у нее не возникает обязанностей налогового агента по НДФЛ.
Отметим, что судебная практика по вопросу о том, нужно ли удерживать НДФЛ с подотчетных сумм, не возвращенных работником, не единообразна. Суды учитывают различные обстоятельства. Например, смогло ли юрлицо доказать, что подотчетные суммы работник потратил по целевому назначению, или нет.
Доходом для целей налогообложения признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая для физлиц в соответствии с главой 23 «Налог на доходы физических лиц» НК РФ.
В каких случаях денежные суммы, выданные под отчет, облагаются НДФЛ
Не нужно заявление от работника при удержании суммы в возмещение ущерба, причиненного таким работником работодателю, если размер ущерба не превышает средний месячный заработок работника (ст. 248 ТК РФ).
Необходимо помнить, что если работник оспаривает удержание или истек месячный срок со дня обнаружения факта излишней выплаты, в этом случае работодатель теряет право на удержание этих сумм и удержание может быть произведено только в судебном порядке.
А подотчетные средства нельзя приравнивать к зарплате и другим выплатам, входящим в облагаемую оплату труда. Значит, требование об уплате взносов незаконно. Так сообщали многие судьи (постановления ФАС Волго-Вятского от 18.07.
Решение об удержании невозвращенной суммы из заработной платы работника работодатель вправе принять не позднее одного месяца со дня окончания срока, который был определен для возвращения аванса.
Статьей 137 ТК РФ предусмотрена возможность удержаний из заработной платы работника с целью погашения его задолженности работодателю, в т.ч. для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой.
При осуществлении наличных расчетов с подотчетными лицами организации должны учитывать нормы Положения ЦБР от 12.10.2011 N 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» (далее — Положение N 373-П).
В подобных спорах желательно опираться на должностные инструкции сотрудников, а также на трудовые договоры. Из них может быть видно — закупки, на которые выданы подотчетные средства, входят в обязанности специалистов или прямо связаны с их работой.
Срок, на который выданы подотчетные суммы, истек. Но не прошел трехлетний срок давности, введенный в статье 196 ГК РФ. Значит, предприятие может потребовать свои средства, и это один из аргументов против начисления НДФЛ***.
В случае, если работник по возвращении из командировки не представит авансовый отчет по израсходованным суммам, то денежные средства, которые он получил, нельзя считать выплатами, произведенными для возмещения командировочных расходов и, как следствие, данные выплаты подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами.
Действия налоговиков не основаны на нормах НК РФ, налогоплательщики оспаривают их в судах. Проанализируем, какие доводы помогут компании защититься от доначислений.