Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Выписка из номенклатуры дел образец». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Чем разветвленней организационная структура фирмы, тем сложней ее номенклатура дел. Поэтому для ведения делопроизводства могут использовать не только отделы предприятия, но и привлекаться сторонние компании, специализирующиеся на этом.
Нумерация выполняется арабскими цифрами. К примеру, 04-05 — будет означать: «04» — индекс отдела, «05» — номер входящего в номенклатуру дела.
О бразец выписки из сводной номенклатуры дел деканата факультета
Благодаря ведению номенклатуры упрощается поиск бумаг фирмы. Также легче отслеживать сроки хранения бланков. При наступлении крайней даты их можно своевременно отправить в архив (по результатам ЭПК) или аннулировать.
Кто может быть ответственным за ведение номенклатуры? Эту обязанность работодатель может поручить секретарю, делопроизводителю, работнику архива или отдела кадров. Здесь нет строгих правил, все зависит от распределения обязанностей в конкретной организации.
Типовая номенклатура устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации и унифицированными заголовками для однородных по характеру деятельности организаций и носит обязательный характер.
Номенклатура дел разрабатывается на основании действующих нормативных правовых актов Республики Беларусь и методических документов Государственной архивной службы.
Документы об экономическом, научно-техническом, культурном сотрудничестве (информационные письма, сообщения, запросы и др.).
Рекомендации по заполнению бланка
При этом приказы, распоряжения главной организации желательно располагать вначале, перед документацией структурных подразделений.
Рекомендуем вам устанавливать сроки хранения документов совместно с начальниками отделов. Все перечни поделены на разделы и пункты по функционалу, так что необязательно просматривать сотни позиций в поисках одного документа. Например, можно отдельно распечатать и принести руководителю фрагмент перечня, посвященный документам по имуществу, по закупкам, по АХО и т.д.
Сдача будет осуществлена с учетом графика, который утвержден руководством. Для нее следует составить их опись. Передать можно только по номенклатуре, с обязательным приложение регистрационной карточки.
Когда номенклатура дел организации оформлена, она передается руководителю предприятия. Он утверждает ее, поставив подпись.
Для нее также есть специальная готовая форма, взять ее можно из Основных правил работы архивов организаций. Заполняется такая форма, также как и количество единиц хранения, после завершения года. Достаточно просто посчитать количество томов каждой категории дел и внести их в запись.
Разработанная номенклатура дел согласовывается с экспертной комиссией и визируется руководителем компании. После этого делаются ее копии или отдельные выписки для каждого подразделения и службы организации, и передаются им для использования при регистрации документов в новом году. Сначала проставляется присвоенный код, потом соответствующий номер по порядку.
Специальных требований на этот счет нет. Клеить бумажку на хвостики нитей и ставить там печать нужно когда предоставляешь документы, например, на конкурс. В архиве это необязательно. Я обычно оставляю по 5-6 см «хвостиков» с оборотной стороны тома, а на лицевую сторону — наклейку с надписью, без печати.
При этом, не стоит руководствоваться только указанными сроками. Они могут быть разработаны в индивидуальном порядке каждым учреждением. Главное, чтобы не было нарушения законодательства. Так, устанавливая срок хранения финансовым документам следует руководствоваться еще и статьями налогового кодекса. В противном случае можно получить взыскание.
Далее из него в структурные подразделения возвращаются соответствующие выписки, и сведения в них могут отличаться от направленных первоначально «из подразделений в центр». Причем такие выписки внешне представляют собой просто фрагмент табличной части сводной номенклатуры дел организации, который содержит данные о делах только этого подразделения, — т.е.
Определяется состав всех имеющихся на фирме документов, осуществляется их группировка по ряду признаков, основным из которых является структура организации. При этом необходимо исходит из принципа: сначала разрабатывается данный документ для структурного подразделения, потом его кодировка включается в сводную номенклатуру в общем по предприятию.
Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения.
Определяется состав всех имеющихся на фирме документов, осуществляется их группировка по ряду признаков, основным из которых является структура организации. При этом необходимо исходит из принципа: сначала разрабатывается данный документ для структурного подразделения, потом его кодировка включается в сводную номенклатуру в общем по предприятию.
Номенклатура дел готовится ответственным за ведение делопроизводства в органе администрации города в двух экземплярах. Первый экземпляр как документ постоянного срока хранения остается в администрации города, органе администрации города с правами юридического лица.
Кто занимается составлением номенклатуры дел
Типовая и примерная номенклатуры дел — это систематизированные перечни унифицированных заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организаций с однородным характером деятельности и составом документов.
Формировать документ для представления в органах нужно один раз в год, а именно в декабре, который завершает отчетный период. Как пример, в декабре 2016 готовится бланк на 2017 год. Такой подход позволяет определить точное число бумаг, которыми владеет компания на начало нового отчетного года.
Номенклатура дел организации – обобщенный документ, содержащий в своем составе описание типов папок каждого структурного подразделения организации.
Приказы директора по основной деятельности Постоянност. 19 а 01-06 Приказы директора по административно-хозяйственным вопросам 5 летст. 19 в 01-07 Протоколы общих собраний акционеров и документы к ним Постоянно1ст.
Где взять образец номенклатуры дел
Документы по утверждению именных стипендий, списки стипендиатов, получающих именные стипендии, — постоянно ХХ-10 Годовой план работы факультета на учебный год Постоянно ст. 572 а ТП 1989 г.
И в первую очередь, потому что архив подразумевает хранение, а также оперативный поиск документов в случае необходимости.
Скажите, ГОСТ, который вы упомянули вначале статьи, сейчас актуален? Или появился более новый документ, по которому нужно архивировать документы. И еще один вопрос: у нас фирма только начала работать, документов почти нет. Я делаю инструкцию по кадрам, и сейчас даже не понятно. какие документы будут создаваться в ходе нашей деятельности, а каких не будет вовсе.
Докипедия просит пользователей использовать в своей электронной переписке скопированные части текстов нормативных документов. Автоматически генерируемые обратные ссылки на источник информации, доставят удовольствие вашим адресатам.
Составление номенклатуры дел: образец заполнения
ТП 1989 г. ХХ-17 Образовательные стандарты по специальностям и направлениям подготовки факультета. Копии До минования надобности Ст.1540 ТП (НТД) 2007 г. ХХ-18 Нормативные документы системы менеджмента качества университета (стандарты, инструкции, паспорта и др.).
Практически все документы личного дела – это персональные данные работника. Нет запрета на их хранение, есть запрет на незаконное использование их. Во-первых, работодатель должен получить от работника письменное согласие на обработку личных данных. Доступ к личным делам должен быть ограничен как к конфиденциальной информации.
Приказы ректора университета по назначению стипендий, пособий, материальной помощи студентам факультета.
Полная информация на тему: «Номенклатура дел — бланк и образец заполнения для общеобразовательного учреждения» в помощь грамотному гражданину.
Какие дела входят в номенклатуру
В компаниях, не имеющих структурных подразделений, составляется одна номенклатура. В ней указываются заголовки всех дел, заводимых в фирме в течение календарного года. На больших предприятиях составляется для каждого структурного подразделения своя, которые в дальнейшем объединяются.
Согласно «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526, эти дела учитываются отдельно, на них составляются разные описи. Но номенклатура дел у них будет общая.
Комиссия для такой оценки будет создана приказом. В нее будут входить самые квалифицированные в указанном вопросе кадры: заведующий канцелярии, ведущие бухгалтера, инженеры и прочие квалифицированные кадры. Ими будет разработан проект классификатора и номенклатура делопроизводства. Начальник канцелярии К.Е.
Копии приказов и выписки из номенклатуры
Она нужна, прежде всего, для вас, чтобы навести порядок в делопроизводстве, и главное – установить сроки хранения документов и дел. А вот за досрочное уничтожение документов предусматривается административная ответственность согласно Федеральному закону от 22.10.2004 № 125-ФЗ.
Можно отметить следующие виды номенклатуры дел: типовая, примерная и индивидуальная. Типовая относится к нормативным документам. В ней указывают типовой состав дел, их индексы и сроки хранения.
Какие дела включать в номенклатуру В номенклатуре регистрируются все дела, имеющие отношение к деятельности фирмы, невзирая на то, к головному офису они относятся или ее филиалам и представительствам (учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы и т.п.), сюда же вносятся секретные бумаги, содержащие конфиденциальную информацию или коммерческую тайну.
Если у предприятия просто нет средств на оплату труда сотрудника, который занимается систематизацией дел в организации и систематическое делопроизводство фактически не ведется, то каким наказанием и со стороны каких ведомств это может грозить?
Каждому техническому специалисту: строителю, проектировщику, энергетику, специалисту в области охраны труда.
Документ составляется в единственном экземпляре, который после утраты актуальности передается на хранение в архив предприятия. Образец составления номенклатуры дел
- Вначале вносится стандартная информация:
- полное наименование компании,
- дата составления документа,
- предстоящий год, на который он пишется,
- населенный пункт, в котором зарегистрирована организация.
Тут же отводится несколько строк под утверждение руководителем (сюда вписывается его должность, фамилия-имя-отчество, дата подписи).
- Далее идет основная часть, оформленная в виде таблицы.