Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Информационные технологии работы с документами». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Определить размер необходимой Вам копии. Если копия нужна без уменьшения или увеличения, размер устанавливается 1:1 или на 100%.
Система выделенным каналом управления сама определяет наличие незанятых каналов и переключает на них станцию абонента. Микропроцессорный блок управления контролирует все базовые станции в зоне обслуживания. Один из каналов выделяется для использования исключительно в целях управления и представляет собой своеобразное «руководящее звено» данной системы.
Анализ современных средств автоматизации офисного делопроизводства
Операционная система компьютера Windows это операционная система (ОС) персонального ком пьютера. Главное назначение системы обеспечить работоспособ ность всех составных частей ЭВМ и прикладных программ пользова теля. ОС загружается при включении компьютера и управляет всеми внутренними процессами его работы Когда включается компьютер, начинает выполняться программа начальной загрузки.
Компьютер и оргтехника Компьютер в современных офисах стал незаменимым помощни ком. Использование компьютеров помогает выполнять широкий круг задач, таких как создание и редактирование документов, регистра ция документов и контроль за их исполнением, хранение и поиск текущих документов. Микрофильмирование представляет собой обычный фотографический процесс с большой кратностью уменьшения. Изображение переносится на микропленку или микрофишу. Просмотр кадров можно выполнить на специальных читальных аппаратах.
Современные информационные технологии обработки документов
Для организации эффективного управления экономической системой и рациональной автоматизации информационных процессов необходимо выявлять потоки информации, производить их оценку и оптимизацию.
Персональная спутниковая радиосвязь — чудотехнология, использующая комплексы космических ретрансляторов для соединения с любым абонентом, находящимся в любой точки Земли.
В современном учреждении основными технологическими инструментами работы с документами являются компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и объединенные в сеть.
Главным направлением усовершенствования ДОУ, приспособления ее к современным условиям стало использование новейшей компьютерной и телекоммуникационной техники, формирование на ее основе высокоэффективных информационно-управленческих технологий в работе с документами.
ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
В последние годы произошло переосмысление роли электронного документооборота. Если раньше он воспринимался преимущественно как средство автоматизации делопроизводства, то теперь его все чаще рассматривают как инструментарий управления знаниями и как средство интеграции бизнес-процессов, в ходе выполнения которых создаются и движутся документы.
В настоящее время модем применяется для передачи данных одного компьютера к другому через посредство телефонных линий. Но передача компьютерных данных – лишь часть того, что умеет современный модем.
Международная телеграфная сеть TELEX предназначается для обмена сообщениями и ведения документальных переговоров между абонентами. Она включает в себя телексные узлы, специальные линии связи и абонентские устройства – телетайпы. Для телексного стиля передачи информации характерны лексические и грамматические особенности. Главным требованием является краткость.
Существует возможность передавать и получать факсы по сети с использованием компьютера. Можно послать заказ на посылку или прием факса. Составляется обычное электронное письмо, оформленное должным образом, и посылается на адрес компьютерного узла, занимающегося факсимильными операциями.
Огромное увеличение объемов информации и большие изменения спроса информации стали предъявлять новые требования к организации информационно-документационного обслуживания в организации.
Растровая и векторная графика. Графические редакторы: назначение, виды редакторов, основные функции. Графический редактор МS Paint. Графический редактор Adobe Photoshop. Создание графических файлов в среде МS Paint и Adobe Photoshop.
В настоящее время он имеет самое широкое распространение среди средств электросвязи. В последнее время телефонные аппараты претерпели много изменений, у них появились новые функции: автодозвон, автонабор, автоответчик и др. Помимо стационарного телефона в последнее время все больше людей пользуется сотовым (мобильным) радиотелефоном.
Операционная система Windows. Установка Windows. Настройка Windows. Особенности графического интерфейса. Объекты и их свойства. Работа с файлами и папками. Драйверы устройств.
Он стал основой мини – типографских комплексов в различных организациях. Специальный компьютерный интерфейс позволяет использовать ризограф как сканер и принтер, управляемый с компьютера, что повышает качество изображения.
Выводимые на экран компьютера регистрационные формы входящих, исходящих и внутренних документов имеют небольшие отличия, но вносимые в общую базу данных сведения позволяют осуществлять обобщенный поиск сведений по всем документам организации.
Научно-методическое обеспечение развития информатизации
С точки зрения системы автоматизации регистрации документов, документ, как правило, распадается на тело документа — файл (файлы), вся содержательная работа с которым обычно ведется вне рамок системы делопроизводства, и регистрационную карточку, содержащую все реквизиты документа, с которой собственно и идет работа. Файлов может и не существовать, документ может оставаться в бумажной форме.
Технологией называют также сами операции добычи, обработки, транспортировки, хранения, контроля, являющиеся частью общего производственного процесса».
Ведущее место занимает управленческая информация, содержащая цели и подцели функционирования предприятия (компании), определяемые на базе использования всех остальных классов информации и, в первую очередь, экономической информации. Наиболее массовой и удобной для восприятия является документальная форма существования такой информации.
Юридические документы можно разделить по видам права: гражданского, уголовного, налогового, арбитражные документы и пр. Каждый вид документов можно подразделить по степени официальности на два класса: официальные и личные.
Система транкинговой связи включает в себя базовую станцию (иногда несколько), ретранслятор и абонентские радиостанции с телескопическими антеннами. В транкинговых системах вместо одного канала, к которому обращается несколько пользователей, содержится группа каналов, доступных всем пользователям данной системы.
Сегодня уже реально, а кое-где и повседневно разговор вести с партнером по видеотелефону, то есть, разговаривая видеть своего собеседника.
В различных сферах профессиональной деятельности людей используются разные технологии, и их изучение для компетентного владения требует длительного времени.
Он содержит унифицированные формы (бланки) и тексты документов согласно Государственной системе документационного обеспечения управления в них также могут включаться и повторяющиеся тексты документов, постоянные части в тексте, названия должностей, фамилии и адреса постоянных авторов и корреспондентов, юридические текстовые формулы, придающие документам юридическую силу и правовой характер и т.д.
Системы персонального радиотелефоного радиовызова (радиопоисковой связи) предназначены для оперативного поиска и передачи информации абонентам этих систем. Они состоят из центральной приемопередающей аппаратуры, связанной радиоканалами с миниатюрными приемниками, индивидуально закрепленными за абонентами системы.
Диктофон – это устройство для записи и воспроизведения устной речи. Обычно их используют на совещаниях, во время выступлений или докладов. Воспроизведение записи может осуществляться с замедлением, это очень удобно для расшифровки.
Понятие звукового файла. Его свойства. Применение. Типы и форматы звуковых файлов. Звуковые редакторы: назначение, основные функции, звуковая дорожка.
Автоматизированные технологии обработки документной информации должны отвечать требованиям Инструкции по делопроизводству учреждения.
Сфера применения новых информационных технологий на базе персональных компьютеров и развитых средств коммуникации весьма обширна. Она включает различные аспекты — от обеспечения простейших функций служебной переписки до системного анализа и поддержки сложных задач принятия решений.
Автоматизация служб делопроизводства обеспечивает увеличение объема выполняемой работы, и уменьшение затрачиваемого для этого времени».
Поступающие в организацию, а также исходящие документы подлежат обязательной регистрации (кроме копий документов, поступающих для сведения и рекламно-поздравительных извещений). Все документы организации регистрируются централизованно.
MS WORD предоставляет различные инструменты работы с документами большого объема – позволяет делить их на разделы, устанавливать закладки, делать сноски, создавать примечания и выноски, внедрять формулы и специальные символы.
По количеству вопросов, содержащихся в документе, можно выделить простые (например, докладная записка) и сложные документы (например, бизнес-план, договор). По степени подлинности документы подразделяются на подлинники, черновики и копии. По времени хранения выделяют документы постоянного и временного хранения.
В первой главе «Основы организации информационных технологии» рассматриваются основные понятия и классификация информационных технологий.
Процесс регистрации позволяет создать базу данных о документах и тем самым заложить основы информационно-поисковой системы организации по всем документам.
Сотовая система радиотелефонной связи обслуживает территорию, разделенную на множество небольших зон — сот, каждая из которых обслуживается своим радиоаппаратуры. Эти зоны на плане города формируют структуру, похожую на пчелиные соты (отсюда и название). Существует также роутинг — автоматическая переадресации поступившего вызова к абоненту, перешедшему в другую зону обслуживания.