Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила нумерации документов в делопроизводстве». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Требования к оформлению документации — это положения нового государственного стандарта, введенного с июля 2020 года, которые регламентируют оформление документов.
К надписи следует отнестись особенно тщательно, так как именно она свидетельствует о том, что документ является неприкосновенным. Если нарушена его целостность, видно, что заверительная надпись смещена, то такой документ может оспариваться в суде, или он не принимается контролирующими органами.
Инструкция по подписанию и прошивке документов
Согласно п. 3.11 Р ГОСТ 6.30-2003, датой документа является дата его подписания. Раньше этой даты документ вступить в законную силу не может. Представьте, что спустя время станет известен какой-либо негативный факт за период с 1 по 10 июня, влекущий соответствующие последствия (наказание) для того лица, кто был назначен ответственным.
При этом выделенная часть документа будет считаться отдельным разделом и в начале и конце выделения помещен маркер разрыва раздела.
Следует сделать акцент на том, что подшивка документов может понадобиться в случае работы с ксерокопиями файлов юридических лиц. Единственным отличием в этой ситуации является отсутствие необходимости использования фирменной печати для заверения правдивости представленных сведений. Для сшивки документации нужно использовать специальную нитку. Она имеет особую прочность, плотность, толщину, не рвется. Если нет под руками позиции из ниже перечисленных, можно использовать обычную нитку для шитья, предварительно сложив ее в несколько слоев.
Нумерация документов в делопроизводстве
Прошивка документов – один из атрибутов оформления документов строгой отчетности и/или документов постоянного срока хранения. Журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции не относятся к категории строгой отчетности, а срок их хранения составляет 5 лет. Более того, журнал регистрации допускается вести в электронном виде.
Как правильно прошнуровать и пронумеровать тетрадь или журнал учета: образец Как прошить папку с документами? Подробнее о подшивке можно узнать в видео.
И последнее требование — к длине строки. При книжной ориентации она не может превышать 7,5 см, при альбомной — 12 см.
Первый, наиболее распространенный вариант – проколоть стопку толстой иглой или шилом и прошить нитками. Либо сделать отверстия дыроколом. Кстати, этот вариант предпочтительнее. Если пакет документов будут помещать в скоросшиватель, то возможна неприятная ситуация: дыроколом могут «сломать печать», попросту порвать нить, скрепляющую бумаги.
Более того, как он мог предотвратить наступление данного факта или вовремя исполнить поручение, которого на тот момент ему никто не давал?
Важно Так, выданная работнику справка считается действительной только при условии наличия регистрационного номера. Почти вся работа с документацией ведется на компьютере. Поэтому неудивительно, что правила их стилевого оформления решено зарегламентировать. Теперь допустимо печатать документ с двух сторон листа. Однако следует проставить одинаковые размеры для левого поля лицевой страницы и правого оборотной.
Пироговой Пирогова Напомним, что это лишь примерная форма — можно добавлять, изменять или удалять определенные графы, например добавить графу «Отметка об исполнении» для контроля исполнения документов. Данные об исполнителе можно взять из резолюции руководителя на входящем документе.
Во-первых, требование прописано на законодательном уровне. Как сшивать документы и зачем, регламентировано в постановлении Правительства РФ от 19.06.02 г. № 439. Во-вторых, это нужно самой организации, чтобы потом не было неприятных ситуаций о, якобы, не полностью представленных документах. Главное правило: если фирме нужно отдать в инстанцию более одного листа, сшивать бумаги обязательно!
Инструкция по делопроизводству по новому ГОСТу должна быть приведена в соответствие с изменившимися требованиями.
Новый ГОСТ устанавливает ряд требований к делопроизводству, очевидно разнящихся с теми, что были приведены в старом. К наиболее важным относятся:
- Правила создания и оформления документации. Здесь рассматривают такие вопросы, как шрифты и гарнитуры, абзацные отступы и интервалы, поля и форматирование.
- Инструкция по заверению копий документов. Обязательная надпись расширилась.
- Система оформления реквизитов. Изменились привычные, появились новые и исключены некоторые старые.
К организационно-распорядительным документам относятся не только те, что включены в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации».
Новый ГОСТ устанавливает ряд требований к делопроизводству, очевидно разнящихся с теми, что были приведены в старом. К наиболее важным относятся:
- Правила создания и оформления документации. Здесь рассматривают такие вопросы, как шрифты и гарнитуры, абзацные отступы и интервалы, поля и форматирование.
- Инструкция по заверению копий документов. Обязательная надпись расширилась.
- Система оформления реквизитов. Изменились привычные, появились новые и исключены некоторые старые.
Нарушать этот порядок действий нельзя. Не подписанные руководством письма не должны регистрироваться! До подписи письмо – не письмо, а только его проект.
Как правильно нумеровать документы при подшивке
Давайте разберемся, как правильно сшивать документы. Для начала следует сказать о том, что не существует единого регламента прошивки документов.
Регистрация исходящих документов, на самом деле, особой сложности не представляет. Обычно этим занимается тот же сотрудник, в чьи обязанности входит и учет входящих.
Важно обратить внимание, что существует перечень, в котором перечислены все типы документации, подлежащие сшиванию.
Рецепты вкусного кулича, 20 рецептов. Рецепт теста для куличей, формы для выпечки кулича. Как сделать глазурь для кулича.
Правила нумерации приказов в кадровом делопроизводстве
Вкуснейшие пасхальные куличи. Рецепты вкусного кулича, 20 рецептов. Рецепт теста для куличей, формы для выпечки кулича. Как сделать глазурь для кулича.
В случае если документ имеет довольно большой объем (больше 250 листов), то его разбивают на соответствующие тома.
Внимание Если речь идет о внутренней документации компании, то документ, переданный в иное структурное подразделение, регистрируется только один раз, что облегчает поиск и отслеживание документации.
Требования нового ГОСТ по делопроизводству 2018 должны были начать действовать еще год назад. Делопроизводители провели большую подготовительную работу и уже знакомы с новшествами. О различиях между старым и новым ГОСТ по делопроизводству читайте в статье.
Правила сшивания документов ГОСТ
Если в организации действовал старый государственный стандарт, проверьте, чтобы в нормативных актах ссылки на него были заменены на новый ГОСТ оформления документов с 1 июля.
Что же касается нестандартных обложек, то они необходимы в том случае, если нужно подшить листы больше стандартного размера. Тогда обложка изготавливается по размеру подшиваемых листов. Обложки из твердого картона используют в тех случаях, когда нужно сшить документы, предназначенные для длительного хранения (от двадцати пяти лет).
При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.
После этого пропускаем иглу с лицевой стороны в отверстие №1. Как только конец нити и игла оказались на обороте дела, нужно вывести иглу на лицевую сторону через отверстие №3, а потом снова на оборотную сторону через отверстие №2. Дело прошито через все три прокола, и теперь можно завязать узел на обороте.
Об обновленном стандарте делопроизводства
Как заполняются и как располагаются на бланке документа эти реквизиты, определяет ГОСТ делопроизводство 2018 года.
А на обороте последней страницы обязательно клеится заверительная наклейка с указанием количества прошитых страниц, печатью организации и подписью руководителя (или уполномоченного лица). Обложки Подшивая документы, стоит позаботиться о правильной картонной обложке для каждого дела.
В делопроизводстве многоструктурного предприятия, локальные файлы нуждаются в систематизации. До того, как передать файлы на проверку или на хранение в архив, используется специальная прошивка для скрепления актов, накладных, приказов.
Предложенная форма журнала регистрации исходящих документов близка к универсальной. Каждая организация при желании может приспособить ее под свои потребности.
Допустимо ли регистрировать приказы после уже произошедшего события, например, приказ о назначении ответственного лица с 01.06.2012 зарегистрировать 10.06.2012?
Подобные требования обоснованы тем, что задержка документа на этапе регистрации снижает время на фактическое исполнение к указанному сроку. Такое промедление может обернуться для сотрудников или даже всего учреждения, вне зависимости от формы собственности, негативными последствиями.
Регистрация исходящих документов происходит в соответствии с системой регистрации, принятой в компании. Номер письма должен быть уникальным. Под одним номером в организации может быть зарегистрировано только одно письмо!
Нумерация листов Сложите дело в необходимой последовательности, после этого приступайте к его нумерации. Делается она простым карандашом. Основное правило – нумеруются не страницы, а листы документа.