Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какими нормативными документами руководствуется секретарь». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Должность секретаря может занимать работник, имеющий среднее образование и специальную подготовку по установленной программе.
На время отсутствия секретаря его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
Образец должностной инструкции секретаря
В разделе «Функции работника» определяются предмет ведения или участок работы, закрепленный за секретарем, перечень видов работ (операций), образующих отдельные функции, например, регистрация документов может слагаться из таких работ, как заполнение карточек, ведение картотеки, выдача справок и т.д.
В нем указываются как общие обязанности, свойственные для всех секретарей (например, организация приема посетителей, ведение телефонных переговоров), так и специальные обязанности, исполнение которых необходимо только этому секретарю (например, ученому секретарю — подготовка предложений к планам издания научных трудов).
Настоящую форму можно распечатать из редактора MS Word (в режиме разметки страниц), где настройка параметров просмотра и печати устанавливается автоматически.
Предъявлять к руководству требования о создании нормальных условий для выполнения своих служебных обязанностей, сохранности материальных ценностей, документов.
Запрашивать лично или по поручению руководителя от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
Квалификационный справочник содержит наименования должностей руководителей, специалистов и других служащих, а также их квалификационные характеристики, которые состоят из трех разделов: «Должностные обязанности», «Должен знать» и «Требования к квалификации».
Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.
Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности директора техникума.
Заполняя этот раздел должностной инструкции, нужно знать, какие обязанности у секретаря наиболее важны для конкретной компании, и перечислить максимально все, что может потребоваться от сотрудника в процессе работы. Чем подробнее окажется список, тем проще потом взаимодействовать работнику и работодателю.
Конечно же, должностные обязанности некоторых категорий секретарей могут дополняться отдельными положениями.
Осуществляет контроль за исполнением работниками техникума изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
Настоящая инструкция составлена в соответствии с Постановлением Минтруда РФ от21.08.1998г. №37 «Общеотраслевые квалификационные характеристики должностей работников, занятых на предприятиях, учреждениях и организациях».
Своевременность выполнения подчинёнными поручений директора также зависит от слаженных действий секретаря.
Секретарь (офис-менеджер, референт, делопроизводитель) — это специалист, занимающийся делопроизводством и помогающий организовать работу руководителя компании. Он является «правой рукой» директора и «лицом фирмы». Это незаменимый сотрудник, который поддерживает порядок в документах, согласовывает и организует встречи, ведет деловую переписку.
Общие положения содержат информацию о том, кто может быть назначен на эту должность, какими знаниями, навыками должен обладать специалист. Также кто принимает решение о назначении или увольнении.
Подготовлен профстандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией».
Перед тем как создать собственный бизнес, необходимо составить бизнес-план. Подробный бизнес-план стоматологического кабинета вы найдёте по ссылке.
Цель деятельности — реализация обеспечивающих функций управления организацией; внедрение лучших технических разработок и новейших технологий в обеспечение управления организацией.
Организационно техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности руководителя организации.
Направлять в адрес руководства рационализаторские предложения для улучшения деятельности организации и собственной работы.
Получать от работников структурных подразделений необходимые материалы и пояснения причин нарушения сроков и качества выполнения заданий, поручений руководства.
Настоящая должностная инструкция устанавливает права, ответственность и должностные обязанности секретаря приемной руководителя_____________________ (далее – «предприятие»).
На должность секретаря назначается лицо, имеющее образование не ниже среднего специального, опыт работы на аналогичной должности не менее одного года.
Он регулирует взаимоотношения нанимателя и работника, определяет условия их взаимодействия, устанавливает профессиональные и квалификационные параметры, необходимые служащему для эффективного выполнения порученных функций.
При разработке данного раздела необходимо сформулировать такие полномочия, как право давать указания по конкретным вопросам, например по предоставлению секретарю данных о ходе выполнения контролируемых заданий.
В большинстве компаний это подразумевает совмещение сразу двух должностей: непосредственно секретаря и офис менеджера. Нередко к этому сотруднику выдвигаются требования по знанию иностранных языков.
Сложно представить работу предприятия без канцелярии или приёмной. Организация, планирование встреч, внутреннее делопроизводство, в том числе обработка входящей и исходящей корреспонденции – всё это ложится на плечи референта. Материал статьи расскажет об основных отличиях этой профессии от профессии секретаря, а также о том, что должен делать тот или другой специалист.
И референт, и секретарь должны обладать стрессоустойчивостью, внимательностью, располагать хорошей памятью, владеть грамотной устной и письменной речью. Чаще всего посетитель одним из первых должностных лиц видит именно секретаря или референта, поэтому большое внимание стоит уделить внешнему виду работника.
В правильно составленной инструкции прослеживается структура, включающая основную часть, блок обязанностей, прав и ответственности.
Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.
Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию руководителю, организует проведение телефонных переговоров руководителя.
Кроме того, в обязанности секретаря-референта входит подготовка обзоров прессы, комплектация справочных материалов, необходимых руководителю, их классификация и ведение тематических досье. Секретарь-референт должен иметь высшее или среднее специальное образование (без предъявления требований к стажу работы).
Но рекомендуется при её составлении руководствоваться актами методического характера, например, Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих.
Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации.
Права сотрудника никак не зависят от того, что входит в обязанности секретаря руководителя. Но это не значит, что их не нужно указывать в должностной инструкции. Права работника — это важный обязательный раздел, который необходимо сформулировать в соответствии с требованиями закона.
Обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе.
Осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.
Сегодня от секретаря все чаще требуется высшее образование. В некоторых организациях в зависимости от специфики работы и иных обстоятельств к секретарям могут предъявляться и повышенные требования, например, знание одного или нескольких иностранных языков.
Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кадров распространяются на юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности, а по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда — на юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности, кроме бюджетных учреждений.
Должностная инструкция секретаря содержит требования к квалификации сотрудника, устанавливает порядок его подчинения, назначения и освобождения от должности. В документе описываются функциональные обязанности, права работника, его ответственность. Полномочия секретаря определяются спецификой организации.
Составлять по поручению руководителя письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем.
Секретарь делопроизводитель выполняет важную функцию на любом предприятии: в школе, в детском саду, в коммерческой организации, в городской администрации, в суде и пр.